Документы и Печать · 9 мин
Как делать акт выполненных работ в 1С
Как создать акт выполненных работ в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей: пошаговое заполнение, проводки, печать, ЭДО, исправление ошибок и проверка результата.
Акт выполненных работ — основной документ, которым оформляют реализацию услуг и работ в 1С. От корректности его заполнения зависят признание выручки, начисление НДС, формирование счёта-фактуры и взаиморасчёты с заказчиком. Ошибка в дате, договоре или ставке НДС приведёт к расхождениям в отчётности и претензиям при сверке.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) документ создаётся по одной логике: шапка с контрагентом и договором, табличная часть с номенклатурой услуг, счета учёта и печатная форма. Ниже разобран порядок действий на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 с уточнениями для других конфигураций.
Где находится документ и какой вид операции выбрать
В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт выполненных работ оформляется через раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите «Создать» и выберите операцию «Услуги (акт)» — именно она формирует печатный акт без складского движения. Если выбрать «Товары (накладная)», программа спишет номенклатуру со склада, что для услуг некорректно.
В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» документ называется «Реализация товаров и услуг» и находится в разделе «Продажи». Вид номенклатуры в строке определяет поведение: позиция с типом «Услуга» не создаёт складских движений, позиция с типом «Товар» — создаёт. В одном документе можно совмещать и то, и другое.
Если работы выполняются регулярно по одному договору (абонентское обслуживание, аренда), удобнее создавать акты копированием предыдущего документа: кнопка «Ещё» → «Скопировать» или F9. Скопируются контрагент, договор и табличная часть — останется поменять дату, номер и суммы.
Заполнение шапки: контрагент, договор, организация
Поле «Контрагент» заполняется из справочника контрагентов. Если заказчика ещё нет в базе, создайте его прямо из документа и заполните ИНН, КПП и юридический адрес — эти данные попадут в печатную форму акта и в счёт-фактуру. Незаполненный адрес — частая причина вопросов со стороны бухгалтерии заказчика.
Поле «Договор» важнее, чем кажется: по нему программа определяет валюту расчётов, порядок взаиморасчётов и условия оплаты. Если у контрагента несколько договоров, выберите тот, по которому фактически выполняются работы. Акт по неверному договору исказит задолженность в отчёте «Взаиморасчёты с контрагентами» и затруднит сверку.
Проверьте организацию в шапке, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам. Номер документа программа присваивает автоматически, но при необходимости его можно изменить вручную — например, чтобы совпадал с нумерацией в договоре.
Табличная часть: услуги, количество, цены и НДС
Добавьте строку кнопкой «Добавить» и выберите номенклатуру с типом «Услуга». Если услуга новая, создайте её в справочнике «Номенклатура»: укажите наименование так, как оно должно отображаться в акте, — например, «Услуги технической поддержки за март» вместо общего «Услуги». Заказчики часто возвращают акты с размытыми формулировками.
Заполните количество, цену и ставку НДС. Ставка подставляется из карточки номенклатуры или настройки организации, но её можно изменить в строке. Если организация применяет УСН без НДС или работает по освобождению, выберите «Без НДС» — тогда счёт-фактура не потребуется, а в акте появится соответствующая отметка.
Поле «Содержание» (или «Комментарий» в строке) дублирует наименование услуги в печатной форме. Проверьте итоговую сумму документа внизу табличной части: она должна совпадать с суммой по договору или счёту, выставленному заказчику.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с операцией «Услуги (акт)»
- 2Укажите организацию, контрагента и договор; проверьте дату документа
- 3Добавьте в табличную часть услуги: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 4Проверьте счета учёта (90.01, 90.03, 62.01) на вкладке или по кнопке настройки
- 5Проведите документ, сформируйте счёт-фактуру при необходимости
- 6Распечатайте акт или отправьте по ЭДО, сверьте итоговую сумму с договором
Счета учёта и проводки: что проверить до проведения
При проведении документ формирует проводки: Дт 62.01 — Кт 90.01 (выручка), Дт 90.03 — Кт 68.02 (НДС, если применяется). Счета подставляются автоматически из настроек счетов учёта номенклатуры и контрагентов, но в нестандартных ситуациях их нужно скорректировать вручную — например, при реализации по договору комиссии или в валюте.
После проведения откройте результат кнопкой «Дт/Кт» и убедитесь, что суммы в проводках совпадают с суммой документа, а счета соответствуют вашей учётной политике. Если видите счёт 76 или 91 вместо ожидаемого 62/90 — проверьте вид операции и настройки договора.
Для организаций на ОСНО сразу создайте счёт-фактуру: ссылка «Выписать счёт-фактуру» внизу документа. Он сформируется автоматически с теми же датой и суммой. Отсутствие счёта-фактуры при наличии НДС в акте — типичная причина расхождений в книге продаж.
Печать акта и отправка заказчику
Кнопка «Печать» в документе предлагает форму «Акт об оказании услуг». В типовой форме выводятся реквизиты сторон, перечень услуг, суммы и место для подписей. Если требуется УПД вместо акта, выберите соответствующую форму — она заменяет и акт, и счёт-фактуру одновременно.
Перед печатью откройте предварительный просмотр и проверьте: наименование заказчика, номер и дату договора, формулировки услуг, итоговую сумму прописью. Если в вашей организации утверждён собственный шаблон акта, его подключают через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки».
При обмене документами через ЭДО (подключён в разделе «Настройки ЭДО») акт отправляется прямо из документа кнопкой «Отправить по ЭДО». Электронный документ с подписью имеет юридическую силу и избавляет от бумажной пересылки, но требует, чтобы у контрагента тоже был настроен обмен с вашим оператором.
Как проверить результат
Дт 62.01 Кт 90.01 на сумму акта, НДС на 90.03/68.02 при его наличии
Нет проводок, неверные счета или сумма не совпадает с документом
Появилась дебиторская задолженность контрагента на сумму акта
Задолженности нет или она висит на другом договоре
Счёт-фактура по акту попал в нужный квартал
Счёт-фактура отсутствует или датирован другим периодом
Исправление и отмена акта
Если ошибку нашли до конца месяца и отчётность не сдана, просто откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Проводки перезапишутся автоматически. Если акт уже отправлен заказчику, согласуйте с ним замену документа — в бумажном виде или через ЭДО.
Когда период закрыт или сумма меняется по согласованию сторон, используйте документ «Корректировка реализации» (создаётся на основании акта). Он формирует корректировочный счёт-фактуру и корректные записи в учёте без ручных правок прошлых периодов. Полностью аннулировать акт можно документом «Сторнирование» или корректировкой с обнулением суммы.
Не удаляйте проведённые документы пометкой на удаление в закрытом периоде: это нарушит последовательность нумерации и оставит «дыры» в регистрах. Если документ создан ошибочно и никуда не отправлялся, пометка на удаление допустима, но лучше сначала убедиться, что по нему нет связанных счетов-фактур и платёжных документов.
Частые вопросы по оформлению актов в 1С
Что важно запомнить
Акт создаётся документом реализации с операцией «Услуги»: заполните контрагента, договор, табличную часть и проверьте счета учёта до проведения. После проведения контролируйте три точки: проводки, задолженность по 62 счёту и счёт-фактуру в книге продаж. Ошибки в закрытом периоде исправляйте корректировкой реализации, а не удалением документа.
Можно ли сделать акт на частично выполненные работы?
Да. В табличной части укажите фактически выполненный объём и сумму — документ не обязан совпадать с полной суммой договора. Если акт создаётся на основании счёта или заказа, скорректируйте количество и сумму в строках вручную.
Как выставить акт в валюте?
Выберите договор с валютой расчётов — документ пересчитает суммы по курсу на дату акта. Рублёвые проводки формируются по курсу ЦБ на дату документа, а взаиморасчёты ведутся в валюте договора.
Чем акт отличается от УПД?
УПД (универсальный передаточный документ) объединяет акт и счёт-фактуру в одном документе. Если заказчик согласен работать с УПД, в печатной форме реализации выберите «Универсальный передаточный документ» — отдельный счёт-фактура тогда не нужен.
Почему при проведении ошибка «не заполнен счёт учёта»?
У номенклатуры или контрагента не настроены счета учёта. Откройте «Справочники» → «Номенклатура» → ссылку «Счета учёта номенклатуры» и задайте счета для нужной группы, либо укажите счета вручную прямо в документе.
Как сделать акт за прошлый месяц, если период закрыт?
Технически документ можно ввести прошлой датой, но это изменит данные закрытого периода: потребуется повторное закрытие месяца и, возможно, уточнённые декларации. Правильнее оформить акт текущей датой с указанием периода выполнения работ в содержании услуги, если это допускают условия договора.
Можно ли создать акт на основании счёта на оплату?
Да. Откройте счёт покупателю и нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акт, накладная, УПД)». Контрагент, договор и табличная часть перенесутся автоматически — останется проверить дату и провести документ.