Как сделать инвойс в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Под инвойсом в 1С 8.3 чаще всего понимают счет на оплату покупателю — документ, который фиксирует сумму и условия оплаты по сделке. В типовых конфигурациях (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация) для этого есть отдельный документ «Счет на оплату покупателю». Если же речь идет об экспортной поставке, инвойсом называют международный коммерческий документ (commercial invoice), который также можно сформировать на базе тех же данных.

Процедура во всех типовых конфигурациях схожа: создается документ, заполняются контрагент, договор, табличная часть с товарами или услугами, после чего документ проводится и распечатывается. Счет на оплату не формирует бухгалтерских проводок — это информационный документ, поэтому ошибка в нем не исказит учет, но может привести к оплате не на те реквизиты или не по той сумме.

Ниже разобран полный цикл работы: от создания счета вручную и на основании других документов до печати, выставления в валюте и проверки типовых ошибок.

Что такое инвойс в терминах 1С и где он находится

В 1С нет документа с названием «Инвойс» — этим словом пользователи называют счет на оплату. В Бухгалтерии 8.3 он находится в разделе «Продажи» → «Счета на оплату покупателям». В Управлении торговлей 11 путь аналогичен: «Продажи» → «Счета на оплату» или через рабочее место «Мои продажи».

Документ выполняет три функции: фиксирует договоренность о сумме и составе поставки, содержит банковские реквизиты для оплаты и служит основанием для последующих документов — реализации, поступления оплаты, счета-фактуры. Проводок по бухгалтерскому и налоговому учету счет не делает, поэтому его можно перезаполнять и перепроводить без последствий для учета.

Создание счета на оплату вручную

Откройте раздел «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» и нажмите «Создать». Форма документа содержит шапку и табличную часть. В шапке укажите организацию (если в базе их несколько), контрагента-покупателя и договор. Если договор один, программа подставит его автоматически; если договоров несколько — выберите нужный, от него зависят валюта и условия расчетов.

В табличной части добавьте номенклатуру: нажмите «Добавить» и выберите товар или услугу из справочника, либо используйте кнопку «Подбор» для массового выбора с остатками и ценами. Укажите количество и цену — сумма и НДС рассчитаются автоматически по ставке из карточки номенклатуры. Проверьте итоговую сумму внизу формы.

После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Номер счета присваивается автоматически по нумератору организации. Если нужен конкретный номер (например, по договоренности с клиентом), его можно изменить вручную до записи документа.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» → «Создать»
2. 2
   Выберите организацию, контрагента и договор
3. 3
   Добавьте товары или услуги через «Добавить» или «Подбор»
4. 4
   Проверьте количество, цены, ставки НДС и итоговую сумму
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Счет на оплату»
6. 6
   Проверьте в печатной форме реквизиты банка и сумму прописью

Выставление счета на основании других документов

Ручное заполнение удобно для разовых счетов, но в потоковой работе счет создают на основании — так исключаются расхождения между согласованной и отгруженной суммой. В Управлении торговлей типовая цепочка: «Заказ клиента» → «Счет на оплату» → «Реализация». Откройте заказ, нажмите «Создать на основании» и выберите «Счет на оплату» — табличная часть и контрагент перенесутся автоматически.

В Бухгалтерии 8.3 счет можно создать на основании документа «Реализация (акты, накладные)», если счет выставляется после отгрузки. Обратная ситуация тоже поддерживается: из проведенного счета по кнопке «Создать на основании» формируется реализация или поступление на расчетный счет, что ускоряет оформление оплаты.

Печать и отправка инвойса покупателю

После проведения нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа. В Бухгалтерии доступны формы «Счет на оплату» (с логотипом и печатью, если они загружены в карточку организации) и «Счет на оплату с факсимиле». Печатная форма включает реквизиты продавца и банка, таблицу позиций, итоговую сумму и сумму прописью.

Логотип, подпись и печать настраиваются в карточке организации: раздел «Главное» → «Организации» → вкладка «Логотип и печать». Загрузите изображения заранее — тогда они автоматически попадут во все счета. Подписи руководителя и бухгалтера подтягиваются из ответственных лиц организации.

Для отправки клиенту не обязательно печатать на бумаге: в печатной форме нажмите «Отправить» → «По электронной почте» (если настроена учетная запись почты в 1С) или сохраните форму в PDF через «Файл» → «Сохранить» и отправьте любым способом. Также счет можно передать по ЭДО, если с контрагентом настроен электронный документооборот.

Инвойс в валюте для экспортных поставок

Для экспорта инвойс (commercial invoice) выставляется в валюте договора. Сначала создайте или проверьте договор с контрагентом: в поле «Валюта» укажите нужную валюту (USD, EUR и др.), вид договора — «С покупателем». Убедитесь, что курс валюты загружен на дату счета: «Справочники» → «Валюты» → «Загрузить курсы».

Создайте счет на оплату по этому договору — цены и суммы будут указаны в валюте. Для печати формы на английском языке в Управлении торговлей и Комплексной автоматизации есть механизм многоязычных печатных форм: в документе или в карточке контрагента выбирается язык печатной формы, и счет формируется как Invoice. В Бухгалтерии 3.0 англоязычной формы счета в базовой поставке может не быть — тогда используют внешнюю печатную форму или формируют инвойс вручную на основе данных счета.

В коммерческом инвойсе для таможни обычно требуются дополнительные данные: номер и дата контракта, условия поставки по Инкотермс, страна происхождения товара, вес. Эти поля в типовом счете отсутствуют — их добавляют через дополнительные реквизиты документа или внешнюю печатную форму, разработанную под требования вашего брокера.

Проверка результата и статусы оплаты

После выставления счета контролируйте его оплату. В Бухгалтерии 8.3 у счета есть статус оплаты, который обновляется автоматически при загрузке банковской выписки: «Не оплачен», «Оплачен частично», «Оплачен». Список счетов можно отфильтровать по статусу, чтобы видеть должников.

В Управлении торговлей есть отчет «Состояние расчетов с клиентами» и рабочее место с контролем задолженности. Если оплата прошла, а статус счета не изменился — проверьте, что поступление на расчетный счет связано с этим счетом (поле «Счет на оплату» в документе оплаты) и что контрагент и договор в обоих документах совпадают.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма счета

Норма

Верные реквизиты банка, ИНН/КПП, сумма прописью совпадает с цифрой

Тревожный признак

Пустой банковский счет, устаревшие реквизиты, расхождение суммы

Статус оплаты после выписки

Норма

Статус изменился на «Оплачен» или «Оплачен частично»

Тревожный признак

Оплата есть в банке, а счет «Не оплачен» — документы не связаны

Валютный счет

Норма

Валюта счета совпадает с валютой договора, курс актуален

Тревожный признак

Счет в рублях при валютном договоре или наоборот

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — неверные банковские реквизиты в печатной форме из-за того, что в документе выбран не тот банковский счет организации или в карточке счета устарели данные после смены банка. Вторая типичная проблема — расхождение суммы счета и реализации, когда счет редактировали вручную после согласования, а реализацию создали не на основании счета, а отдельно.

Еще одна ошибка — неправильная ставка НДС. Она подставляется из карточки номенклатуры, и если там ставка не обновлена, счет уйдет клиенту с неверным налогом. Проверяйте колонку «НДС» в табличной части перед проведением, особенно при продаже новых позиций.

Учитывайте ограничение: счет на оплату не резервирует товар на складе и не является основанием для отгрузки в учетном смысле. Резервирование выполняет заказ клиента, а отгрузку оформляет реализация. Не используйте счет как замену этих документов — это приведет к расхождениям в остатках и расчетах.

Частые вопросы

Счет на оплату влияет на бухгалтерский учет и налоги?

Нет. Счет — информационный документ, он не формирует проводок и не влияет на НДС и налог на прибыль. Учетные последствия возникают только при поступлении оплаты и оформлении реализации. Поэтому счет можно спокойно перезаполнять и перепроводить.

Как изменить номер счета на нужный?

Откройте документ и до записи измените поле «Номер» вручную. Если поле недоступно, проверьте права пользователя или настройки нумерации. Учтите, что ручная нумерация может нарушить последовательность автонумерации.

Можно ли выставить счет частичной оплаты по заказу?

Да. В Управлении торговлей при создании счета на основании заказа можно указать этап или процент оплаты — программа рассчитает сумму. В Бухгалтерии сумму корректируют вручную в табличной части: уменьшите количество или добавьте строку аванса.

Почему в печатной форме нет логотипа и печати?

Изображения не загружены в карточку организации. Откройте «Главное» → «Организации», вкладку «Логотип и печать», загрузите файлы изображений. После этого они появятся во всех новых печатных формах счетов.

Как выставить инвойс на английском языке?

В Управлении торговлей и Комплексной автоматизации включите многоязычность печатных форм и выберите язык в документе или карточке контрагента — счет сформируется как Invoice. В Бухгалтерии 3.0 типовой англоязычной формы может не быть, тогда подключают внешнюю печатную форму.

Что делать, если клиент оплатил, а статус счета не изменился?

Проверьте документ поступления на расчетный счет: в поле «Счет на оплату» должен быть указан именно этот счет, а контрагент и договор должны совпадать. Откройте оплату, выберите счет вручную и перепроведите документ — статус обновится.