Документы и Печать · 11 мин
Где взять акт сверки в 1С: пошаговая инструкция
Где найти и как сформировать акт сверки взаиморасчётов в 1С:Бухгалтерии 8.3, УТ и КА. Пошаговая инструкция, настройки, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов в 1С формируется штатным документом «Акт сверки взаиморасчётов» — искать его нужно в разделе «Покупки» или «Продажи» (в зависимости от конфигурации), а также через журнал расчётов с контрагентами. Документ доступен в 1С:Бухгалтерии 8.3, «Управлении торговлей», «Комплексной автоматизации» и ERP — отличается только расположение в меню.
Акт сверки нужен, чтобы стороны подтвердили состояние взаимных задолженностей на конкретную дату: сколько отгружено, сколько оплачено, есть ли долг. Бухгалтеры формируют его перед закрытием периода, при инвентаризации расчётов, при смене контрагента или перед судебными разбирательствами. Документ строится на данных учёта, поэтому корректность акта напрямую зависит от того, все ли первичные документы проведены в базе.
Ниже разобрано, где именно находится документ в разных конфигурациях, как его заполнить, проверить и распечатать, а также что делать, если суммы в акте не сходятся с ожиданиями контрагента.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С
Расположение документа зависит от конфигурации и её релиза, но логика везде одинаковая: акт сверки относится к расчётам с контрагентами, поэтому ищите его в разделах продаж, закупок или расчётов.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Покупки» → «Акты сверки» или «Продажи» → «Акты сверки». Оба пути ведут в один и тот же журнал документов. Также журнал доступен через «Отчёты» → нет, именно журнал — через разделы покупок/продаж. Если пунктов не видно, проверьте настройку интерфейса: возможно, раздел скрыт в навигации.
В «Управлении торговлей 11», «Комплексной автоматизации 2» и ERP путь другой: раздел «Продажи» → «Документы» → «Сверки взаиморасчётов» либо «Закупки» → «Документы» → «Сверки взаиморасчётов». В этих конфигурациях документ называется «Сверка взаиморасчётов», но выполняет ту же функцию. В части релизов документ доступен также из карточки контрагента по ссылке «Сверки взаиморасчётов».
Быстрый универсальный способ — воспользоваться поиском: в поле поиска по функциям (иконка лупы в шапке программы или сочетание клавиш) наберите «сверк» и выберите нужный пункт. Это работает практически во всех типовых конфигурациях на платформе 8.3.
Как создать и заполнить акт сверки: пошагово
Создание акта занимает пару минут, если учёт ведётся аккуратно. Основная работа — правильно указать параметры и проверить результат заполнения.
- 1Откройте журнал «Акты сверки» (Бухгалтерия) или «Сверки взаиморасчётов» (УТ/КА/ERP) и нажмите «Создать».
- 2Укажите организацию, контрагента и, при необходимости, договор — если сверка нужна по конкретному договору.
- 3Задайте период сверки: дату начала и дату окончания. Обычно это квартал, год или период с последней сверки.
- 4Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учёта» (или «По данным учёта»). Табличная часть заполнится документами отгрузок, поступлений и оплат.
- 5Проверьте сальдо на конец периода: в шапке или под таблицей выводится итоговая задолженность и чья она — контрагента или вашей организации.
- 6Проведите документ и распечатайте акт по кнопке «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов».
В 1С:Бухгалтерии табличная часть делится на две колонки: «По данным организации» и «По данным контрагента». Вторая колонка заполняется вручную, когда контрагент присылает свои цифры и нужно зафиксировать расхождения. Если контрагент подтвердил ваши данные — колонку можно оставить пустой или продублировать.
В УТ 11 и ERP структура похожая: детализация по расчётным документам, итоговое сальдо и возможность указать расхождения. Дополнительно там есть настройка «Выводить только расхождения» и группировка по договорам.
Настройки, которые влияют на содержимое акта
Перед заполнением проверьте несколько параметров — они определяют, какие данные попадут в акт и в каком виде.
- Договор. Если поле пустое — сверка строится по всем договорам контрагента. Если указан конкретный договор — только по нему. Для сверки «в целом по контрагенту» поле оставляют пустым.
- Валюта. В Бухгалтерии акт по умолчанию формируется в рублях. Если расчёты валютные, проверьте, как программа показывает суммы, чтобы контрагент мог их сопоставить.
- Разбивка по счетам. В Бухгалтерии можно ограничить счета расчётов (60, 62, 76 и др.) — это полезно, если с контрагентом есть и займы, и расчёты за товары, а сверить нужно только торговые операции.
- Представление документов. Настройка «Выводить полные номера документов» и детализация по счетам-фактурам влияют на читаемость акта для второй стороны.
В УТ/КА/ERP дополнительно есть флажок «Сверка согласована» — он блокирует редактирование документа после того, как стороны подтвердили данные. Используйте его, чтобы случайно не изменить уже подписанную сверку.
Формируйте акт сверки сразу после закрытия месяца, пока данные «горячие». Если делать сверку за полугодие задним числом, расхождения из-за непроведённых или исправленных документов найти заметно сложнее.
Как проверить акт перед отправкой контрагенту
Акт, заполненный программой, — это не гарантия правильности. Программа показывает данные учёта «как есть», включая ошибки. Перед отправкой сверьте итоги с контрольными отчётами.
Самый надёжный способ — сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 62 (или «Анализ расчётов с контрагентами» в УТ) за тот же период и по тому же контрагенту. Сальдо на конец периода в ОСВ должно совпасть с итогом акта сверки. Если не совпадает — в акте ограничены счета расчётов, выбран конкретный договор или период задан иначе.
Как проверить результат
Совпадает с сальдо по счетам 60/62/76 в ОСВ по этому контрагенту
Суммы различаются — проверьте отбор по договору и счетам
Равно конечному сальдо предыдущего акта сверки с этим контрагентом
Разрыв между сверками — были исправления задним числом
Все отгрузки и оплаты периода присутствуют, дубликатов нет
Документы отсутствуют (не проведены) или задвоены
Обратите внимание на знак задолженности: «долг контрагента» и «наш долг» в акте выводятся с точки зрения вашей организации. Контрагент, получив акт, должен увидеть зеркальную картину. Ошибки в интерпретации знака — частая причина лишних вопросов от второй стороны.
Печать и отправка акта контрагенту
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе. В 1С:Бухгалтерии доступны варианты «Акт сверки взаиморасчётов» (стандартный) и «Акт сверки (с расхождениями)» — второй удобен, когда заполнены данные контрагента и нужно показать разницу.
Для отправки в электронном виде сохраните акт в PDF через «Файл» → «Сохранить как» из окна предварительного просмотра. Если с контрагентом настроен обмен электронными документами (ЭДО), акт сверки можно отправить прямо из 1С как неформализованный документ — в Бухгалтерии это делается через кнопку «ЭДО» в форме документа.
Юридически значимым акт становится после подписания обеими сторонами. Электронный вариант без подписи подходит для оперативной сверки, но для подтверждения задолженности (например, для прерывания срока исковой давности) нужен подписанный документ — бумажный с печатями или электронный с квалифицированной подписью.
Что делать, если данные в акте не сходятся
Расхождения — нормальная ситуация, чаще всего они объясняются документами в пути: вы отгрузили в конце периода, а контрагент оприходовал уже в следующем. Такие разницы фиксируются в акте как неподтверждённые суммы и закрываются в следующем периоде.
Если расхождение не объясняется временным лагом, проверяйте по шагам: есть ли непроведённые документы по контрагенту (помечены на удаление, сохранены без проведения), не заведён ли дубль контрагента в справочнике (документы разошлись по двум карточкам), не отнесена ли оплата на другой договор. В УТ/ERP дополнительно проверьте «Расчёты с партнёрами» — там расхождения видны по каждому расчётному документу.
Если после всех проверок ваша учётная сумма подтверждается первичными документами, а контрагент настаивает на своей — запросите у него реестр документов за спорный период и сопоставьте построчно. Чаще всего находится потерявшаяся накладная или платёж, зачтённый не на тот договор.
Альтернативные способы получить данные для сверки
Документ «Акт сверки» — не единственный источник. Для внутренних целей (быстро посмотреть долг, подготовить данные к сверке) удобнее отчёты.
Сравнение вариантов
Официальный документ для подписания с контрагентом, с печатной формой и фиксацией расхождений. Требует заполнения и проведения.
Быстрый контроль сальдо по контрагенту без создания документа. Не имеет печатной формы акта для второй стороны.
Детализация по документам и договорам, удобен для поиска расхождений. Для официальной сверки не предназначен.
Показывает все проводки по контрагенту за период — подходит для разбора конкретных сумм, но громоздка для передачи контрагенту.
Практическая схема работы: внутренний контроль и поиск расхождений — через отчёты, официальная сверка с подписанием — через документ «Акт сверки». Так вы не плодите лишние документы и всегда имеете под рукой проверочные цифры.
Что важно запомнить
Акт сверки создаётся документом «Акт сверки взаиморасчётов» из раздела «Покупки»/«Продажи» (Бухгалтерия) или «Сверки взаиморасчётов» (УТ/КА/ERP). Укажите контрагента, период и организацию, заполните по данным учёта, сверьте итог с ОСВ по счетам 60/62 — и только после этого отправляйте контрагенту.
Частые вопросы
Можно ли сформировать акт сверки за произвольный период, например за полтора месяца?
Да, период сверки произвольный — вы сами задаёте дату начала и окончания. Важно только, чтобы обе стороны сверялись на одинаковые даты, иначе пограничные документы дадут ложное расхождение.
Почему акт сверки заполняется пустым, хотя документы по контрагенту есть?
Чаще всего причины три: документы не проведены, в акте указан конкретный договор, а документы заведены на другой, либо выбрана не та организация. Также проверьте, нет ли в справочнике дубля контрагента, на которого заведены операции.
Как вывести в акте сверки сальдо на начало периода?
Начальное сальдо формируется автоматически при заполнении — программа выводит строку «Сальдо на начало» с суммой задолженности на дату начала периода. Если её нет, проверьте, что заполнение выполнялось «по данным учёта», а не вручную.
Можно ли сделать сверку сразу по всем контрагентам?
Штатный документ создаётся по одному контрагенту. Для массовой подготовки используйте отчёты по расчётам с контрагентами, а акты создавайте только по тем партнёрам, с которыми сверка реально требуется. В некоторых конфигурациях и на маркетплейсе решений есть обработки группового создания актов — их корректность нужно проверять на копии базы.
Чем акт сверки отличается от справки о задолженности?
Акт сверки — двусторонний документ: он показывает все операции за период и требует подтверждения обеими сторонами. Справка о задолженности — одностороннее сообщение о состоянии долга на дату. Для подтверждения долга в спорах значимость имеет именно подписанный обеими сторонами акт сверки.