Документы и Печать · 9 мин
Где в 1С находится закупочный акт и как его найти
Где в 1С находится закупочный акт: как найти и создать документ поступления в Бухгалтерии, УТ и ERP, поиск по журналу, печать и типичные ошибки.
Под «закупочным актом» в 1С обычно понимают документ, которым оформляется поступление товаров, работ или услуг от поставщика. В зависимости от конфигурации он называется по-разному: «Поступление (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии, «Приобретение товаров и услуг» в Управлении торговлей и ERP, «Поступление товаров» в УНФ. Единого документа с названием «закупочный акт» в типовых конфигурациях нет — это бытовое название, и искать нужно именно документ поступления.
Быстрый путь почти во всех конфигурациях одинаков: откройте раздел меню «Покупки» (в Бухгалтерии — «Покупки», в УТ/ERP — «Закупки») и найдите журнал документов поступления. Если документ уже создан, он будет в этом журнале; если его нет — создайте новый кнопкой «Создать».
Как называется закупочный акт в разных конфигурациях 1С
Главная сложность поиска — терминология. Пользователь ищет «акт закупки», а в программе документ называется иначе. Ниже соответствие для основных конфигураций.
| Конфигурация | Название документа | Где находится |
|---|---|---|
| 1С:Бухгалтерия 8 | Поступление (акты, накладные, УПД) | Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) |
| Управление торговлей 11 | Приобретение товаров и услуг | Закупки → Документы закупки (все) |
| 1С:ERP / КА 2 | Приобретение товаров и услуг | Закупки → Документы закупки |
| Управление нашей фирмой | Приходная накладная | Закупки → Приходные накладные |
Если ваша конфигурация доработана, названия пунктов меню могут отличаться. В этом случае надёжнее использовать поиск по функциям: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу окна (или меню «Все функции») и введите слово «поступление» — программа покажет все подходящие документы и журналы.
Пошаговый поиск в 1С:Бухгалтерии 8
В Бухгалтерии 8.3 документы поступления собраны в одном журнале. Откройте в левой панели раздел «Покупки», затем пункт «Поступление (акты, накладные, УПД)». Перед вами появится список всех документов поступления за выбранный период.
Над списком есть поля отбора: организация, контрагент, период. Если документов много, установите отбор по контрагенту — список сократится до документов конкретного поставщика. Также удобно отсортировать список по дате, кликнув по заголовку колонки.
- 1Откройте раздел «Покупки» в левой панели разделов.
- 2Перейдите в журнал «Поступление (акты, накладные, УПД)».
- 3Установите отбор по периоду и контрагенту, чтобы сузить список.
- 4Откройте найденный документ двойным щелчком и проверьте суммы, номенклатуру и счета учёта.
- 5Если документа нет — нажмите «Создать» и выберите вид операции: товары, услуги или УПД.
Если документ не находится, проверьте период журнала: по умолчанию список может показывать только текущий месяц. Расширьте период или снимите отбор совсем. Также убедитесь, что вы работаете в нужной базе и под нужной организацией — в многофирменных базах документы другой организации без снятия отбора не видны.
Поиск в Управлении торговлей и ERP
В УТ 11 и ERP закупочные документы находятся в разделе «Закупки». Откройте «Документы закупки (все)» — это общий журнал, где отображаются заказы поставщикам, приобретения товаров и услуг, возвраты и корректировки. Чтобы видеть только поступления, используйте отбор по типу документа.
Если закупка оформлялась через заказ поставщику, акт поступления удобно искать не в общем журнале, а из самого заказа: откройте заказ и перейдите по связанным документам (кнопка «Связанные документы» или подсистема «Структура подчинённости»). Так вы сразу увидите цепочку «заказ → поступление → оплата».
Как найти закупочный акт через поиск
Если известен номер входящего документа (номер накладной или УПД поставщика), быстрее всего воспользоваться поиском. В Бухгалтерии в журнале поступлений есть поле поиска по номеру и контрагенту. Во многих конфигурациях работает и глобальный поиск: строка поиска в верхней части окна находит документы по номеру, сумме или наименованию контрагента.
Ещё один способ — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 60.01 в Бухгалтерии. Сформируйте её по контрагенту и раскройте обороты по документам: каждая строка оборота — это документ поступления или оплаты, который можно открыть двойным щелчком. Этот метод хорош, когда документ точно существует, но в журнале его не видно из-за отборов.
Создание закупочного акта, если его нет в базе
Если поиск подтвердил, что документ не заведён, создайте его вручную. В Бухгалтерии: «Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → Создать», выберите вид операции — «Товары (накладная)», «Услуги (акт)» или «Товары, услуги, комиссия» (УПД). Заполните контрагента, договор, номер и дату входящего документа, табличную часть с номенклатурой и суммами.
Перед проведением проверьте счета учёта (в Бухгалтерии они подставляются автоматически, но зависят от настроек счетов учёта номенклатуры и договора) и ставку НДС. После проведения обязательно откройте кнопку «Дт/Кт» или «Показать проводки» и убедитесь, что движения сформировались корректно.
Частые ошибки при поиске и оформлении
Большинство проблем с «пропавшим» закупочным актом связано не с отсутствием документа, а с настройками отображения. Проверьте типовые ситуации, прежде чем делать вывод, что документ нужно создавать заново.
Отдельная ошибка — путать закупочный акт с актом сверки. Акт сверки взаиморасчётов находится в разделе «Покупки → Акты сверки» (в Бухгалтерии) и не является документом поступления: он только фиксирует состояние расчётов с контрагентом и не делает проводок.
Как проверить результат
Документ отображается с отметкой проведения, сумма совпадает с накладной поставщика
Документа нет в списке или он помечен на удаление
Сформированы проводки по Дт 10/41/26 и Кт 60.01, выделен НДС на 19 счёте
Проводок нет или счета учёта не соответствуют типу поступления
В ОСВ по 60.01 по контрагенту появился кредитовый оборот на сумму документа
Оборот не появился — документ не проведён или проведён другой датой
Как распечатать закупочный акт
После того как документ найден или создан, печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в шапке документа. Доступные формы зависят от вида операции: для товаров — ТОРГ-12 или товарная накладная, для услуг — акт оказания услуг, для УПД — универсальный передаточный документ. Если нужна нестандартная форма, её подключают через механизм внешних печатных форм («Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки»).
Что важно запомнить
Закупочный акт в 1С — это документ поступления. В Бухгалтерии он в разделе «Покупки», в УТ и ERP — в «Закупках». Если документ не виден, проверьте период, отборы и организацию, а при отсутствии создайте его вручную и проверьте проводки после проведения.
Частые вопросы
Почему я не вижу документ поступления в журнале, хотя он точно был введён?
Чаще всего мешают отборы в журнале: по периоду, организации или контрагенту. Снимите все отборы через меню «Ещё → Установить стандартные настройки» и расширьте период. Также проверьте, не помечен ли документ на удаление — помеченные документы могут скрываться настройкой списка.
Чем отличается поступление услуг (акт) от поступления товаров (накладная)?
Видом операции и движениями в учёте. Накладная оприходует товары на складские счета (10, 41) и делает движения по складу, акт оказания услуг списывает затраты на счета расходов (20, 25, 26, 44) без складских движений. Выбирать вид операции нужно по реальному содержанию сделки, иначе исказятся складской учёт и себестоимость.
Где в 1С найти счёт-фактуру поставщика к закупочному акту?
Счёт-фактура обычно регистрируется на основании документа поступления: откройте поступление и перейдите по ссылке «Счёт-фактура» внизу документа. Общий список входящих счетов-фактур в Бухгалтерии находится в разделе «Покупки → Счета-фактуры».
Можно ли найти поступление по номеру накладной поставщика?
Да. В журнале поступлений используйте поле поиска — в большинстве конфигураций поиск работает в том числе по номеру входящего документа. Если поиск в журнале не настроен, откройте отчёт по счёту 60.01 с детализацией по документам и найдите нужную строку по сумме или дате.
Что делать, если закупочный акт завели дважды?
Один из дублей нужно отменить. Сначала убедитесь, что по дублю нет связанных документов (оплат, счетов-фактур, корректировок). Затем пометьте лишний документ на удаление и проверьте взаиморасчёты с поставщиком актом сверки или ОСВ по 60.01 — задолженность должна соответствовать реальным накладным.
Почему документ поступления есть в списке, но не влияет на остатки склада?
Документ либо не проведён (нет отметки проведения), либо в нём выбран вид операции «Услуги», который не делает складских движений. Откройте документ, проверьте вид операции и проведите его. Если складской учёт ведётся ордерной схемой (УТ/ERP), дополнительно может потребоваться приходный ордер на товары.