Документы и Печать · 11 мин
Где в 1С УНФ находится акт сверки и как его сформировать
Где в 1С УНФ находится акт сверки взаиморасчетов, как сформировать документ, заполнить и распечатать. Пошаговая инструкция, ошибки и ответы на вопросы.
Акт сверки взаиморасчетов в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — это документ, который фиксирует состояние расчетов с контрагентом на выбранную дату: отгрузки, оплаты, возвраты и итоговую задолженность. Он нужен при подготовке к инвентаризации расчетов, перед закрытием периода, при передаче дел новому бухгалтеру и в спорах с контрагентами.
Искать акт сверки следует в разделе «Продажи» или «Покупки» — в зависимости от того, с кем сверяетесь: с покупателем или поставщиком. В типовой конфигурации УНФ документ называется «Сверка взаиморасчетов» (в некоторых релизах — «Акт сверки взаиморасчетов») и доступен из журналов документов по контрагентам.
Ниже — точные пути к документу в разных разделах, порядок заполнения, печать и проверка результата, а также типичные ошибки, из-за которых акт сверки «не сходится» с данными контрагента.
Где именно находится акт сверки в УНФ
Основной путь к документу зависит от роли контрагента. Если сверяетесь с покупателем, откройте раздел «Продажи» и найдите в списке документов пункт «Сверки взаиморасчетов» или «Акты сверки». Если сверяетесь с поставщиком — аналогичный пункт есть в разделе «Покупки».
Второй удобный путь — через карточку контрагента. Откройте раздел «Компания» → «Контрагенты», выберите нужного контрагента и в панели навигации карточки найдите связанные документы, среди которых будет сверка взаиморасчетов. Этот способ удобен, когда нужно быстро посмотреть историю сверок по конкретному партнеру.
Третий вариант — поиск по программе. В поле поиска (обычно доступно через значок лупы или сочетание клавиш) начните вводить «сверка» — система покажет и журнал документов, и создание нового акта. Это самый быстрый способ, если вы не помните, в каком разделе находится документ.
Как создать акт сверки: пошаговый порядок
Откройте журнал «Сверки взаиморасчетов» в нужном разделе и нажмите «Создать». Форма документа в УНФ компактная: требуется указать организацию, контрагента и период сверки. Договор указывайте, если расчеты ведутся в разрезе договоров и нужно сверить только один из них.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберет все документы расчетов за период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Табличная часть заполнится двумя блоками: данные вашей организации и колонки для данных контрагента, которые заполняются при получении ответной сверки.
- 1Откройте «Продажи» или «Покупки» → «Сверки взаиморасчетов» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента, период сверки и при необходимости договор
- 3Нажмите «Заполнить» — программа подберет документы расчетов автоматически
- 4Проверьте сальдо на начало и конец периода, при необходимости отредактируйте таблицу вручную
- 5Проведите документ и распечатайте акт через кнопку «Печать»
- 6Отправьте акт контрагенту и после получения ответа внесите его данные и зафиксируйте расхождения
Если автоматическое заполнение выдало пустую таблицу, проверьте три вещи: правильность периода, наличие проведенных документов по этому контрагенту и соответствие организации — если в базе несколько юрлиц, легко выбрать не ту.
Печать и подписание акта
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов» (или «Сверка взаиморасчетов») из формы документа. Форма содержит таблицу оборотов, сальдо на начало и конец периода, место для подписей и печатей обеих сторон.
Перед печатью убедитесь, что в карточке организации заполнены реквизиты, а в документе указаны ответственные лица — они подставляются в подписи. Если подписант отличается от руководителя по умолчанию, замените его вручную в форме документа или в настройках печати.
Отправить акт контрагенту можно прямо из программы: сохраните печатную форму в PDF через кнопку сохранения в табличном документе или воспользуйтесь встроенной отправкой по электронной почте, если она настроена. Для юридической значимости обычно требуется бумажный подписанный экземпляр или обмен через операторов ЭДО, если с контрагентом настроен электронный документооборот.
Перед массовой рассылкой актов в конце квартала сформируйте один акт по крупному контрагенту и сверьте его сальдо с отчетом «Взаиморасчеты» или «Задолженность покупателей». Если суммы совпали — механизм заполнения работает корректно и можно формировать остальные.
Как проверить результат и что делать с расхождениями
Ключевой контроль — сравнение итогового сальдо акта с данными отчетов. Откройте отчет «Взаиморасчеты» или «Задолженность покупателей» / «Задолженность поставщикам» в соответствующем разделе, установите ту же дату и контрагента. Сумма задолженности в отчете должна совпасть с сальдо на конец периода в акте.
Если контрагент вернул акт с расхождениями, не спешите менять свои документы. Сначала заполните в акте колонки «По данным контрагента» и посмотрите, какие строки разошлись. Типичные причины расхождений: документ оплаты проведен у вас другой датой, контрагент не получил или не провел накладную, возврат оформлен только с одной стороны, есть неотфактурованные поставки или авансы, зачтенные по-разному.
Расхождения по датам в пределах нескольких дней — нормальная ситуация при расчетах через банк. Расхождения по суммам и составу документов требуют разбирательства: запросите у контрагента копии недостающих документов и сверьте их с первичкой в базе.
Как проверить результат
Совпадает с отчетом «Взаиморасчеты» на ту же дату
Суммы различаются — ищите непроведенные или лишние документы
Все накладные и оплаты за период присутствуют
Часть документов отсутствует — проверьте организацию, договор и проведение
Совпадает с конечным сальдо предыдущего акта сверки
Разрыв между актами — значит, документы задним числом изменили историю расчетов
Типичные ошибки при работе с актом сверки
Самая частая ошибка — формирование акта при наличии непроведенных документов. Черновики реализаций и оплат не попадают в сверку, и сальдо оказывается неверным. Перед сверкой проверьте журналы документов по контрагенту на наличие непроведенных строк.
Вторая ошибка — неверный отбор по договору. Если в акте указан конкретный договор, а часть документов оформлена без договора или по другому договору, эти суммы не попадут в сверку. Для полной картины формируйте акт по контрагенту в целом, если настройки учета это позволяют.
Третья группа ошибок — изменение документов задним числом после подписания акта. Если после сверки кто-то перепровел или удалил документы прошлого периода, сальдо «поплывет», и следующий акт не сойдется с предыдущим. Закрывайте периоды от редактирования и храните подписанные акты.
Когда акт сверки формировать не нужно и что использовать вместо него
Акт сверки — это двусторонний документ для подтверждения задолженности с контрагентом. Для внутренних задач он избыточен: если нужно просто увидеть долг покупателя, используйте отчеты «Задолженность покупателей», «Взаиморасчеты» или «Дебиторская задолженность по срокам долга» — они формируются быстрее и дают ту же картину по данным вашей базы.
Для сверки расчетов с банком или кассой акт сверки по контрагенту не подходит — там используются банковские выписки и кассовая книга. Для сверки с бюджетом по налогам формируется справка о принадлежности сумм через запрос в налоговую, а не документ УНФ.
Как выбрать действие
Ограничения и безопасные границы самостоятельной работы
Документ сверки в УНФ не делает движений по регистрам расчетов — он только отражает уже имеющиеся данные. Поэтому само создание и перезаполнение акта безопасно: ничего в учете не испортить. Опасны не акты, а действия, которые делают «чтобы сверка сошлась»: ручное редактирование проведенных накладных и оплат задним числом, удаление документов, корректировки без понимания их влияния на НДС и отчетность.
Если расхождения с контрагентом вызваны ошибками в прошлых периодах, по которым уже сдана отчетность, не исправляйте их самостоятельно без главного бухгалтера: такие правки могут потребовать уточненных деклараций. Перед массовыми изменениями документов сделайте резервную копию информационной базы.
Частые вопросы
Почему акт сверки в УНФ формируется пустым?
Чаще всего выбрана не та организация (если в базе их несколько), неверный период или все документы по контрагенту не проведены. Реже — расчеты оформлены по другому договору, а в акте стоит отбор по конкретному. Проверьте контрагента в отчете «Взаиморасчеты»: если там данные есть, а в акте нет — проблема в отборах формы.
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
Типовой документ формируется по одному контрагенту. Для массовой подготовки актов обычно создают документы последовательно по списку дебиторов из отчета «Задолженность покупателей» либо используют внешние обработки группового создания — их подключение лучше доверить специалисту по 1С.
Чем акт сверки отличается от отчета «Взаиморасчеты»?
Отчет показывает данные только вашей базы и предназначен для внутреннего анализа. Акт сверки — двусторонний документ с колонками для данных контрагента, подписями и печатями; он служит официальным подтверждением задолженности и может использоваться как доказательство в спорах.
Как зафиксировать расхождения, которые прислал контрагент?
Откройте акт и заполните колонки «По данным контрагента» в табличной части — программа покажет разницу по строкам. Затем разберите каждую расходящуюся строку: сверьте номера и даты накладных и платежей, запросите копии недостающих документов. Исправления вносите в первичные документы, а не только в акт.
Нужно ли проводить документ сверки?
Да, документ следует провести, чтобы он сохранился в журнале и печатная форма формировалась корректно. Проведение не влияет на регистры взаиморасчетов — документ носит информационный характер, поэтому его перепроведение и перезаполнение безопасны для учета.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С УНФ — это документ «Сверка взаиморасчетов» в разделах «Продажи» или «Покупки», доступный также из карточки контрагента. Заполняется автоматически по кнопке «Заполнить», перед печатью сверяйте сальдо с отчетом «Взаиморасчеты». Сам документ учет не меняет; опасны лишь правки первичных документов ради «красивой» сверки.