Где в 1С:Торговля найти акт сверки и как его сформировать

Акт сверки взаиморасчётов — документ, которым контрагенты подтверждают состояние взаимных задолженностей на определённую дату. В 1С:Торговля он формируется автоматически на основании проведённых документов отгрузки, оплаты и возвратов, поэтому задача пользователя сводится к тому, чтобы найти нужный пункт меню, правильно задать параметры и проверить результат перед печатью.

Расположение документа зависит от версии конфигурации: в «Управлении торговлей» редакции 10.3 интерфейс построен на классическом меню, а в редакции 11 — на разделах и панелях функций. Ниже разобраны оба варианта, а также настройки отбора, типовые расхождения и способы их устранения до подписания акта.

Перед формированием акта убедитесь, что все документы по контрагенту за период сверки проведены, а не сохранены в черновиках: непроведённые документы в акт не попадают, и это самая частая причина расхождений с данными контрагента.

Где находится акт сверки в УТ 10.3

В «1С:Управление торговлей» редакции 10.3 документ называется «Акт сверки взаиморасчётов». Откройте главное меню «Продажи» и найдите пункт «Акт сверки взаиморасчётов» — обычно он расположен в группе документов по расчётам с контрагентами. Тот же документ доступен из меню «Покупки», если сверка ведётся с поставщиком: содержимое одинаковое, меняется только удобная точка входа.

Если пункта в меню нет, используйте полный список документов: меню «Операции» → «Документы» → найдите в списке «Акт сверки взаиморасчётов». Этот способ работает всегда, независимо от настроек интерфейса конкретного пользователя.

Отсутствие документа в меню может быть связано и с правами доступа. Если у пользователя нет права на чтение документа, пункт скрывается. В этом случае обратитесь к администратору 1С для проверки роли пользователя.

Где находится акт сверки в УТ 11

В редакции 11 навигация построена по разделам. Акт сверки расположен в разделе «Продажи» в группе «Документы» — пункт «Акты сверки расчётов». Для расчётов с поставщиками аналогичный пункт есть в разделе «Закупки». Если панель разделов не видна, нажмите кнопку с изображением меню в левом верхнем углу окна программы.

Быстрый способ — воспользоваться строкой поиска: в УТ 11 нажмите на значок лупы в правом верхнем углу, введите «акт сверки» и выберите нужный пункт из результатов. Поиск находит как документы, так и отчёты, поэтому выбирайте именно документ, а не отчёт «Сверка взаиморасчётов», который служит для анализа, но не является печатным актом.

Как создать и заполнить акт сверки

Откройте список актов и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, контрагента и период сверки — даты «с» и «по». В УТ 11 дополнительно выберите договор, если сверку нужно провести по конкретному договору, или оставьте поле пустым для сверки по всем договорам контрагента.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» (в УТ 11 — «Заполнить по данным учёта»). Программа подберёт все проведённые документы за период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Табличная часть разбивается на две стороны — дебет и кредит, отражая операции с точки зрения вашей организации.

Проверьте начальное и конечное сальдо: они выводятся автоматически. Начальное сальдо должно совпадать с конечным сальдо предыдущей сверки с этим контрагентом — это простой способ убедиться, что в учёте за прошлые периоды ничего не менялось.

1. 1
   Откройте список актов сверки и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента и период сверки
3. 3
   Нажмите «Заполнить по данным учёта»
4. 4
   Сверьте начальное сальдо с предыдущим актом
5. 5
   Проверьте табличную часть на полноту документов
6. 6
   Проведите документ и выведите печатную форму

Печать и отправка акта контрагенту

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в форме документа. В УТ 10.3 доступна форма «Акт сверки взаиморасчётов», в УТ 11 — «Акт сверки расчётов», в том числе вариант с детализацией по документам. Перед печатью откройте предварительный просмотр и проверьте, что реквизиты организации и контрагента подтянулись корректно, а период указан верно.

Акт можно сохранить в PDF или отправить по электронной почте прямо из программы, если настроена учётная запись почты в 1С. Для этого в меню печати выберите «Сохранить» или «Отправить». Подписывается акт обычно руководителем или уполномоченным лицом — в УТ 11 ответственное лицо можно указать в настройках печатной формы.

Что делать, если данные не сходятся

Расхождение с данными контрагента — рабочая ситуация, а не сбой программы. Чаще всего причины такие: документ проведён у вас, но не отражён у контрагента (или наоборот); оплата прошла в другом периоде; документ проведён на другой договор или другую организацию; есть непроведённые или помеченные на удаление документы.

Начните с отчёта «Сверка взаиморасчётов» (в УТ 11 — «Задолженность клиентов» / «Задолженность поставщикам» с детализацией по документам): он покажет состав задолженности и поможет найти документ, который вызывает разницу. Сравните его с актом контрагента построчно.

Если расхождение небольшое и причина ясна (например, платёж прошёл первого числа следующего месяца), стороны могут подписать акт с оговоркой о расхождении. Если разница вызвана ошибкой в учёте — исправьте первичный документ или введите корректировку, затем перезаполните акт.

Особенности и ограничения

Акт сверки в 1С формируется только по данным вашей базы — программа не имеет доступа к учёту контрагента. Поэтому поле «по данным контрагента» в печатной форме либо остаётся пустым для заполнения второй стороной, либо дублирует ваши данные в зависимости от настройки формы.

Если с контрагентом ведутся расчёты в валюте, проверьте валюту в шапке акта: сверка должна идти в валюте договора, иначе суммы исказятся из-за переоценки. Также учтите, что в УТ 11 акт можно сформировать по соглашению или конкретному заказу — используйте это для детальной сверки крупных сделок.

В разделённых по зонам ответственности базах (где менеджер видит только своих клиентов) акт может сформироваться неполным из-за ограничения прав. Если часть документов точно существует, но не попадает в акт, проверьте права доступа к документам контрагента.

Контрольные точки

Как проверить результат

Начальное сальдо акта

Норма

Совпадает с конечным сальдо предыдущей сверки

Тревожный признак

Отличается — за прошлый период провели или изменили документы

Состав табличной части

Норма

Все реализации и оплаты за период присутствуют

Тревожный признак

Документов нет — проверьте, проведены ли они и не помечены ли на удаление

Конечное сальдо

Норма

Совпадает с отчётом по задолженности на ту же дату

Тревожный признак

Расходится — есть документы вне периода или по другому договору

Альтернативные способы сверки

Если требуется быстрый внутренний контроль без оформления документа, используйте отчёты: «Взаиморасчёты с контрагентами» в УТ 10.3 или «Сверка взаиморасчётов с клиентом» в УТ 11. Они формируются быстрее и позволяют гибко настраивать группировки, но не заменяют подписываемый акт для официальных целей.

Для массовой рассылки актов в конце месяца удобно формировать акты пакетно через обработки (в некоторых конфигурациях и отраслевых решениях они есть из коробки) либо выгружать данные и формировать акты внешними средствами. Стандартный документ ориентирован на создание по одному акту за раз.

Частые вопросы

Почему в акт сверки не попадает документ оплаты?

Чаще всего документ не проведён, проведён датой вне периода сверки или оформлен на другую организацию либо другой договор. Откройте документ, проверьте статус проведения, дату и реквизиты, затем перезаполните акт.

Можно ли сформировать акт сверки за несколько лет сразу?

Технически да — укажите нужный период в шапке. Но длинный период затрудняет поиск расхождений. Практичнее сверяться поквартально или помесячно, а при большом долге — сначала сверить сальдо на раннюю дату и двигаться вперёд.

Чем акт сверки отличается от отчёта по задолженности?

Акт — двусторонний документ для подписания с контрагентом и юридического подтверждения долга. Отчёт по задолженности — внутренний аналитический инструмент, он не предназначен для передачи контрагенту и не имеет печатной формы для подписания.

Как сверить расчёты по конкретному договору?

В УТ 11 укажите договор в шапке акта перед заполнением — программа отберёт операции только по нему. В УТ 10.3 отбор по договору зависит от настройки документа; если его нет, формируйте акт по контрагенту и анализируйте расхождения через отчёт по взаиморасчётам с группировкой по договорам.

Что делать, если контрагент прислал акт с расхождением?

Сформируйте свой акт за тот же период и сравните построчно. Обычно причина — документ, отражённый только у одной стороны, или разница в датах оплаты. Подтверждённые операции зафиксируйте, спорные разберите по первичным документам, после чего подпишите акт с указанием расхождений либо согласуйте исправленный вариант.

Можно ли изменить печатную форму акта под требования контрагента?

Да. В УТ 11 есть выбор вариантов печатной формы, а для нестандартных требований подключается внешняя печатная форма через механизм «Дополнительные отчёты и обработки». Разработку внешней формы лучше поручить специалисту по 1С, чтобы не нарушить типовую конфигурацию.