Документы и Печать · 10 мин
Где в 1С распечатать справку для больничных при увольнении
Где в 1С найти и распечатать справку о заработке для больничных при увольнении (182н или ЭЛН-данные). Пошаговые инструкции для ЗУП и БП.
При увольнении сотрудника работодатель обязан предоставить сведения о заработке, которые понадобятся на новом месте работы для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам. До 2023 года для этого использовалась справка по форме 182н; с переходом на прямые выплаты и электронные больничные порядок изменился: данные о заработке передаются через СФР, но на практике сотрудники по-прежнему просят «справку для больничных», и кадровику нужно знать, где в 1С её сформировать.
В программах 1С такая справка формируется из документа увольнения либо как отдельный исходящий документ в разделе отчётности и справок. Точный путь зависит от конфигурации: чаще всего это «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), реже — «1С:Бухгалтерия» с модулем зарплаты. Ниже разобраны оба сценария с конкретными шагами.
Какая справка нужна и когда она выдаётся
Форма 182н «Справка о сумме заработной платы» официально отменена в связи с переходом на электронные больничные: теперь Фонд пенсионного и социального страхования (СФР) сам получает данные о заработке у бывшего работодателя по запросу нового. Однако на практике ситуации, когда бумажная или электронная справка всё ещё требуется, встречаются регулярно: сотрудник устраивается к работодателю, который хочет проверить данные до получения ответа из СФР; нужно подтвердить заработок за периоды, когда человек работал у других страхователей; справку просят для личных целей или для оспаривания размера пособия.
По общему правилу документы, связанные с работой, выдаются сотруднику в день увольнения вместе с трудовой книжкой (или сведениями о трудовой деятельности) и окончательным расчётом. Если справка не выдана сразу, бывший работник вправе запросить её позже письменным заявлением, и работодатель обязан подготовить документ в течение трёх рабочих дней.
Печать справки из документа «Увольнение» в 1С:ЗУП
Самый быстрый способ — распечатать справку прямо при проведении увольнения, не создавая отдельных документов. Этот вариант подходит, когда справка выдаётся в день увольнения вместе с остальными документами.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и найдите нужный документ увольнения
- 2Откройте документ двойным щелчком и нажмите кнопку «Печать» в командной панели
- 3В выпадающем списке выберите «Справка о заработке для расчёта пособий» (в ряде версий — «Справка 182н» или «Справка о сумме заработка»)
- 4Проверьте предварительный просмотр: периоды заработка, суммы и исключаемые дни
- 5Нажмите «Печать» и выдайте сотруднику под подпись либо отправьте электронно
Если в списке печатных форм нужной справки нет, проверьте релиз конфигурации: в старых версиях ЗУП 2.5 справка печаталась из формы сотрудника, а не из увольнения. Также убедитесь, что документ увольнения проведён — для непроведённых документов часть печатных форм недоступна.
Отдельный документ «Справка о заработке» в ЗУП
Когда справку запрашивают после увольнения или нужно переоформить её с исправлениями, удобнее создать отдельный исходящий документ. Он хранится в базе, имеет номер и дату, и его можно перепечатать в любой момент.
Путь в типовой конфигурации ЗУП 3.1: раздел «Отчётность, справки» → группа «Справки сотрудникам» → «Справка о заработке для расчёта пособий». Нажмите «Создать», выберите сотрудника — программа автоматически подтянет начисления и исключаемые периоды из учётных данных. Останется проверить корректность сумм и распечатать форму по кнопке «Печать».
В документе есть табличная часть с разбивкой по годам. Если сотрудник в расчётном периоде болел или находился в отпуске по уходу за ребёнком, соответствующие дни должны попасть в графу исключаемых периодов — они заполняются автоматически из документов «Больничный лист» и «Отпуск по уходу за ребёнком», но при ручном вводе таких документов в прошлом данные могут не подтянуться.
Где найти справку в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) с ведением учёта зарплаты справка также доступна. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» либо сразу перейдите в «Отчётность по сотрудникам». В зависимости от релиза справка создаётся через пункт «Справки о заработке» или печатается из документа «Увольнение» по кнопке «Печать».
Функциональность БП в части кадровых справок уже, чем у ЗУП: если в базе ведётся упрощённый учёт зарплаты, часть печатных форм может отсутствовать. В этом случае справку формируют на основании отчёта «Расчётный листок» или «Анализ ФОТ», а форму заполняют вручную — либо рассматривают переход на ЗУП, если такие запросы регулярны.
Сравнение вариантов
Быстро, подходит для выдачи в день увольнения. Минус: документ не сохраняется как отдельная справка с номером, сложнее отследить повторную выдачу.
Справка регистрируется в базе с номером и датой, легко перепечатать. Минус: требуется пара лишних действий при создании.
Запасной вариант для БП с упрощённым учётом. Минус: высокий риск арифметических ошибок, всё нужно перепроверять вручную.
Проверка данных перед печатью
Ошибка в справке приведёт к неправильному расчёту пособия у нового работодателя, и исправления потребуют повторной выдачи документа. Поэтому перед печатью стоит сверить ключевые показатели с данными учёта.
Как проверить результат
Совпадают с данными отчёта «Расчётный листок» или регистра учёта доходов за соответствующие годы
Суммы меньше фактических — возможно, не проведены премии или документы ввода остатков
Количество дней совпадает с периодами больничных и отпусков по уходу за ребёнком в базе
Дни отсутствуют или завышены — проверьте, проведены ли документы «Больничный лист»
ИНН, регистрационный номер в СФР, ФИО и СНИЛС сотрудника указаны без ошибок
Устаревший регистрационный номер фонда или ошибка в СНИЛС — справку могут не принять
Дополнительно сверьте суммы с отчётом по страховым взносам: база для пособий не должна превышать предельную величину базы по взносам за соответствующий год. Программа обычно ограничивает суммы автоматически, но при ручных корректировках лимит можно случайно превысить.
Типичные ошибки и ограничения
Отдельное ограничение касается внешних совместителей и сотрудников, работавших у нескольких страхователей: справка формируется только по данным вашей организации. Заработок у других работодателей сотрудник подтверждает справками с тех мест работы — программа эти данные подтянуть не может.
Если справку запросили спустя время после увольнения
Бывший сотрудник вправе обратиться за справкой и через несколько месяцев или лет после увольнения. В этом случае создайте новый документ «Справка о заработке для расчёта пособий» текущей датой — программа поднимет архивные данные из регистров учёта. Убедитесь только, что архивные периоды не были удалены при свёртке базы или переходе на новую конфигурацию.
Если данные за нужные годы в базе отсутствуют (например, учёт вёлся в другой программе), справку придётся формировать на основании восстановленных документов или архивных отчётов. Это трудоёмкая работа, и её лучше планировать с запасом времени, не ограничиваясь формальным трёхдневным сроком без подготовки.
Удобно завести журнал выданных справок или фиксировать выдачу в комментарии к документу — при повторных обращениях бывших сотрудников это избавляет от вопроса, выдавалась ли справка ранее и с какими данными.
FAQ
Обязан ли работодатель выдавать справку 182н после перехода на электронные больничные?
Форма 182н официально отменена, поскольку СФР получает данные о заработке напрямую. Однако по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать документы, связанные с работой, поэтому справку о заработке в свободной или программной форме выдать стоит — отказ может быть оспорен.
За какие годы включаются данные в справку?
В справку включаются суммы за два календарных года, предшествующих году увольнения, а также за текущий год по дату увольнения. Именно эти периоды используются для расчёта среднего заработка при назначении пособий.
Что делать, если в 1С нет нужной печатной формы?
Сначала обновите конфигурацию до актуального релиза — печатные формы периодически добавляются и переименовываются. Если формы всё равно нет, проверьте права пользователя и настройки учёта зарплаты; в крайнем случае справку можно сформировать на основании отчёта «Расчётный листок» и заполнить вручную.
Можно ли отправить справку сотруднику в электронном виде?
Да, если сотрудник согласен на электронный документооборот. В 1С справку можно сохранить в PDF и подписать электронной подписью либо отправить через сервис кадрового ЭДО, если он подключён. Бумажный оригинал при этом по запросу сотрудника всё равно стоит подготовить.
Как исправить ошибку в уже выданной справке?
Сформируйте в 1С новый документ справки с правильными данными, присвойте ему новый номер и дату, а старую справку у сотрудника по возможности изымите или письменно аннулируйте. Исправлять ошибки прямо на выданном бумажном документе нельзя.
Нужно ли отражать выдачу справки в отчётности в СФР?
Нет, выдача справки сотруднику — внутренний кадровый документ, в фонд она не направляется. Данные о заработке уволенных в СФР передаются через другие формы отчётности, и эти процессы между собой не связаны.
Что важно запомнить
Справка о заработке для больничных печатается из документа «Увольнение» или создаётся отдельно в разделе «Отчётность, справки» в ЗУП и «Зарплата и кадры» в БП. Перед выдачей сверьте суммы, исключаемые периоды и реквизиты с данными учёта — исправить выданную справку заметно сложнее, чем проверить заранее.