Документы и Печать · 9 мин
Где в 1С распечатать расчетные листки сотрудникам
Где в 1С найти и распечатать расчетные листки сотрудникам: печать из ЗУП и Бухгалтерии, массовая печать, настройка формы, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Расчетный листок — документ, который работодатель обязан выдавать каждому сотруднику при выплате заработной платы. В программах 1С печать расчетных листков встроена в типовой функционал: не нужно создавать форму с нуля или выгружать данные в Excel. Достаточно знать, в каком разделе находится нужный отчет, и какие настройки влияют на состав печатаемых данных.
Место расположения функции зависит от конфигурации. В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) расчетные листки формируются из раздела зарплатной отчетности, в «1С:Бухгалтерии» — из раздела зарплаты и кадров. В обоих случаях доступна как массовая печать по всем сотрудникам за месяц, так и печать по отдельному работнику за произвольный период.
Ниже разобраны конкретные пути в меню, варианты печати, настройка состава листка, типичные ошибки и способы проверить, что напечатанный документ сформирован корректно.
Где находится печать расчетных листков в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» расчетный листок — это отчет, а не печатная форма документа. Откройте раздел «Зарплата» в главном меню, затем перейдите в группу «Отчеты, справки по зарплате» и выберите пункт «Расчетные листки». В некоторых релизах тот же отчет доступен из раздела «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или через общий список отчетов.
После открытия формы задайте месяц начисления, при необходимости ограничьте список сотрудников или подразделение через кнопку «Настройки». Нажмите «Сформировать» — программа построит листки по каждому сотруднику на отдельном листе. Далее используйте стандартную кнопку печати на панели отчета.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки по зарплате» → «Расчетные листки»
- 2Укажите месяц начисления и организацию
- 3При необходимости задайте отбор по сотрудникам или подразделению в настройках отчета
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте содержимое на экране
- 5Нажмите кнопку с изображением принтера и отправьте на печать
Где распечатать расчетные листки в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» путь немного другой. Откройте раздел «Зарплата и кадры», найдите подраздел «Отчеты по зарплате» и выберите «Расчетные листки». Если пункта нет в видимом списке, откройте полный перечень через ссылку «Все отчеты» и найдите отчет поиском по слову «расчетный».
В бухгалтерской конфигурации состав данных листка скромнее, чем в ЗУП: выводятся начисления, удержания, НДФЛ и сумма к выплате. Детальная расшифровка видов расчета и отработанного времени доступна не всегда — это ограничение конфигурации, а не ошибка настройки. Если требуется полноформатный листок с отработанными днями и часами, корректнее вести расчет зарплаты в ЗУП.
Массовая печать и печать по одному сотруднику
Для выдачи листков всему коллективу сформируйте отчет без отбора по сотрудникам — программа построит листки по всем, у кого были начисления в выбранном месяце. Каждый листок начинается с новой страницы, поэтому при печати на принтере документы не «сольются».
Если нужен листок одного работника, откройте настройки отчета (кнопка «Настройки» или «Показать настройки»), добавьте отбор по полю «Сотрудник» и укажите фамилию. Альтернатива — сформировать листок из карточки сотрудника: в ЗУП в форме сотрудника есть команда печати расчетного листка за выбранный период.
Для печати за несколько месяцев сразу задайте произвольный период вместо одного месяца. Учтите: часть конфигураций группирует данные внутри периода помесячно, часть — сводно. Проверьте на экране, как сформировался отчет, прежде чем отправлять на принтер.
Варианты печати
Подходит для ежемесячной выдачи всему коллективу; требует большого объема бумаги при штате от нескольких десятков человек
Подходит для разовых запросов, увольнений и споров; требует настройки отбора
Листок сохраняется в PDF и направляется сотруднику; экономит бумагу, но требует защиты персональных данных
Настройка состава расчетного листка
Типовая форма листка включает начисления, удержания, НДФЛ, взносы (справочно), выплаченные суммы и долг на конец месяца. В настройках отчета можно изменить детализацию: например, свернуть виды расчета в группы или, наоборот, вывести расшифровку по дням и часам.
В ЗУП дополнительно проверьте настройку учетной политики: отдельные элементы листка (например, разбивка по местам работы для совместителей) зависят от того, как ведется кадровый учет. Если сотрудник работает по внутреннему совместительству, листок может формироваться отдельно по каждому месту работы либо сводно — это регулируется настройками отчета.
Перед массовой печатью сформируйте отчет и пролистайте 3–5 листков случайных сотрудников: сверьте итоговую сумму к выплате с ведомостью. Это занимает пару минут и исключает ситуацию, когда всему отделу раздали листки с ошибочными данными.
Проверка результата перед печатью
Главный контрольный ориентир — сумма «К выплате» в листке должна совпадать с суммой по ведомости на выплату за тот же месяц. Расхождение обычно означает, что часть начислений проведена после формирования ведомости, либо в отчет попал другой период.
Также проверьте, что в листок не попали сотрудники без начислений (отпуск без сохранения, длительное отсутствие) — для них листок может быть пустым или нулевым, и печатать его не обязательно. В настройках отчета есть возможность исключить такие строки.
Как проверить результат
Совпадает с ведомостью на выплату за тот же месяц
Расходится с ведомостью — проверьте период и непроведенные документы
Все виды оплаты сотрудника присутствуют
Отсутствует премия или доплата — документ начисления не проведен
В шапке листка указан нужный месяц
Сформирован другой месяц или произвольный период
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — пустой отчет. Причины: не проведены документы начисления зарплаты за выбранный месяц, неверно указана организация (актуально при нескольких юрлицах в одной базе) или задан слишком жесткий отбор. Проверяйте эти три пункта в первую очередь.
Вторая типичная ситуация — листок сформирован, но печатается с обрезанными колонками. Это настройка печати, а не данные: откройте предварительный просмотр, переключите ориентацию на альбомную или включите масштаб «по ширине страницы».
Альтернативы бумажной печати
Закон допускает выдачу расчетного листка в электронном виде, если порядок закреплен в трудовом или коллективном договоре. В 1С для этого отчет сохраняется в PDF через команду «Сохранить» и направляется сотруднику. В ЗУП также существуют механизмы личных кабинетов и интеграции с сервисами электронного документооборота, где сотрудник сам видит свои листки.
Переход на электронную выдачу сокращает расход бумаги и время расчетчика, но требует документального оформления: зафиксируйте способ выдачи в локальном нормативном акте и получите подтверждение, что сотрудники имеют доступ к выбранному каналу.
Что важно запомнить
Расчетные листки печатаются из отчетов: в ЗУП — «Зарплата» → «Отчеты, справки по зарплате», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате». Перед печатью проверьте проведение начислений, период и совпадение суммы к выплате с ведомостью. Соблюдайте конфиденциальность при печати и отправке листков.
Частые вопросы о печати расчетных листков в 1С
Почему отчет «Расчетные листки» формируется пустым?
Чаще всего не проведен документ «Начисление зарплаты и взносов» за выбранный месяц или в базе несколько организаций и выбрана не та. Проверьте журнал начислений и поле «Организация» в шапке отчета.
Можно ли распечатать расчетный листок уволенному сотруднику?
Да. В настройках отчета добавьте отбор по сотруднику и укажите период, когда он еще работал. Если уволенный не попадает в отчет, снимите отбор «работающие сотрудники», если такой установлен.
Как напечатать листки за несколько месяцев сразу?
В поле периода отчета выберите произвольный интервал вместо месяца и сформируйте отчет. Проверьте на экране, как сгруппированы данные: помесячно или сводно, — и только потом печатайте.
Обязательно ли печатать листки на бумаге?
Нет. Допускается электронная форма, если порядок выдачи закреплен в трудовом или коллективном договоре. Отчет сохраняется в PDF стандартной командой сохранения и передается сотруднику по согласованному каналу.
В листке не хватает расшифровки отработанного времени. Это ошибка?
В 1С:Бухгалтерии состав листка ограничен конфигурацией — детализация по дням и часам там может отсутствовать. Полноформатный листок с расшифровкой формируется в 1С:ЗУП.
Как убрать из печати сотрудников без начислений?
Откройте настройки отчета и добавьте отбор по сумме начислений (больше нуля) либо исключите конкретных сотрудников вручную. Точное название поля зависит от релиза конфигурации.