Документы и Печать · 10 мин
Где в 1С посмотреть товарную накладную
Где в 1С посмотреть товарную накладную: журналы документов, поиск по номеру и контрагенту, печать ТОРГ-12, типичные ошибки и ответы на частые вопросы.
Товарная накладная в 1С — это документ реализации или поступления товаров, который оформляется в разделе продаж или закупок в зависимости от того, отгружаете вы товар или принимаете его от поставщика. Чаще всего под «товарной накладной» понимают документ «Реализация (акты, накладные)» в 1С:Бухгалтерии или «Реализация товаров и услуг» в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации.
Быстрее всего накладную находят через журнал документов с отбором по контрагенту, номеру или дате. Если документ создавал другой сотрудник, а вы знаете только покупателя и примерный период, этого достаточно, чтобы найти нужную запись за пару минут. Ниже разобраны все основные способы поиска для разных конфигураций.
Важно различать сам документ в базе и его печатную форму — ТОРГ-12 или товарную накладную по форме организации. Документ хранится в журнале, а печатная форма открывается из него кнопкой «Печать». Если вы ищете именно бумажный вид накладной, сначала нужно найти документ, а затем вывести его на печать или сохранить в PDF.
Где искать накладную в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии исходящая товарная накладная оформляется документом «Реализация (акты, накладные)». Откройте раздел «Продажи» в левой панели и выберите пункт «Реализация (акты, накладные)» — перед вами появится журнал всех документов отгрузки. Здесь же находятся акты и корректировки, поэтому обращайте внимание на колонку «Вид операции» или иконку документа.
Если нужна входящая накладная от поставщика, перейдите в раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)». В этом журнале хранятся документы оприходования товаров, введённые на основании бумажных накладных поставщика. Номер и дата входящего документа обычно указаны в отдельных полях карточки документа.
Для быстрого поиска установите отбор: нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» или воспользуйтесь полем поиска в шапке журнала. Укажите контрагента и период — список сократится до нужных документов. В журнале также видно, проведён документ или помечен на удаление.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)»
- 2Установите период и отбор по контрагенту
- 3Найдите нужный документ по номеру или сумме
- 4Откройте документ двойным щелчком
- 5Нажмите «Печать» → «Товарная накладная (ТОРГ-12)» для просмотра печатной формы
Где искать накладную в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации
В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации документы отгрузки находятся в разделе «Продажи» → «Реализации товаров и услуг». Журнал поддерживает отборы по менеджеру, складу, контрагенту и статусу. Если ведётся учёт по заказам, накладную можно найти и через карточку заказа клиента — на вкладке связанных документов.
Входящие накладные расположены в разделе «Закупки» → «Поступления товаров и услуг». Там же через кнопку «Отчеты» или механизм «Связанные документы» можно увидеть цепочку: заказ поставщику → поступление → счёт-фактура. Это удобно, когда нужно проверить, весь ли товар по накладной оприходован.
Если в базе ведётся ордерный складской учёт, физическая отгрузка дополнительно оформляется «Расходным ордером на товары». Его найдите в разделе «Склад и доставка» → «Расходные ордера на товары». Не путайте ордер с накладной: ордер — внутренний складской документ, а накладная — документ для контрагента.
Как найти накладную по номеру, контрагенту или сумме
Самый надёжный способ — поиск по номеру документа. В журнале нажмите Ctrl+F или используйте поле поиска, введите номер без лишних пробелов. Учтите, что в 1С номера могут содержать префиксы базы и вести нумерацию с нулями в начале — если поиск не дал результата, попробуйте ввести только цифровую часть или найти документ через «Найти по номеру» в меню «Ещё».
Если номер неизвестен, ищите по контрагенту и периоду. Установите отбор по покупателю, сузьте диапазон дат до месяца отгрузки и отсортируйте список по дате. Дополнительно помогает отбор по сумме документа, если она известна из банковской выписки или счёта.
Универсальный вариант — полнотекстовый поиск по базе (если он включён администратором) или стандартная функция «Найти» в списке документов. Также накладную можно отыскать из смежных документов: откройте счёт покупателю или счёт-фактуру и перейдите по ссылке «Документ-основание» — система покажет связанную реализацию.
Как выбрать способ поиска
Как открыть печатную форму ТОРГ-12 и сохранить накладную
Печатная форма открывается из самого документа. Откройте найденную реализацию и нажмите кнопку «Печать» в командной панели. В списке доступных форм выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)» или «Товарная накладная» — набор форм зависит от конфигурации и подключённых внешних печатных форм.
Перед печатью проверьте заполнение документа: если не указаны ответственные лица, Грузоотправитель или основание, в печатной форме останутся пустые поля. Заполните недостающие реквизиты в карточке документа и снова откройте форму — данные подтянутся автоматически.
Для отправки накладной контрагенту электронно используйте кнопку «Сохранить» в окне предварительного просмотра и выберите формат PDF. Во многих конфигурациях доступна отправка по электронной почте прямо из документа через кнопку «Отправить» — вложение формируется автоматически.
Как проверить результат
Проведён, есть зелёная отметка, видны контрагент и сумма
Помечен на удаление или не проведён — печатная форма может быть недоступна
Заполнены шапка, табличная часть, итоги и подписи
Пустые поля Грузоотправителя или отсутствуют позиции товаров
Совпадают с данными счёта и счёта-фактуры
Расхождения в номерах — возможно, открыт другой документ
Почему накладная не находится: типичные причины
Наиболее частая причина — документ помечен на удаление. В журнале такие документы отображаются с перечёркнутой иконкой, но если включён отбор «только проведённые», они скрыты. Снимите отбор или откройте «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов», чтобы проверить, не удалён ли документ окончательно.
Вторая причина — ограничение прав доступа. Если пользователю доступны только документы своей организации или своего подразделения, чужие накладные в журнале не отображаются. Проверьте, под какой организацией вы работаете, и при необходимости попросите администратора расширить права.
Третья ситуация — документ создан в другой базе. В распределённых системах (центральная база и филиалы) данные синхронизируются с задержкой, и свежая накладная может ещё не попасть в вашу базу. Также проверьте, не ищете ли вы документ в неверном периоде: журнал по умолчанию часто показывает только текущий месяц.
Отчёты и альтернативные способы просмотра накладных
Если нужно посмотреть сразу несколько накладных или сверить отгрузки за период, удобнее использовать отчёты. В 1С:Бухгалтерии откройте «Продажи» → «Анализ продаж» или оборотно-сальдовую ведомость по счету 62 с детализацией по документам — из отчёта можно перейти в каждую накладную двойным щелчком.
В Управлении торговлей есть отчёт «Ведомость по товарам на складах» и «Продажи» с группировкой по документам. Для поиска накладной по конкретному товару используйте карточку номенклатуры: откройте товар и перейдите по ссылке «Движения» или сформируйте отчёт по движениям — вы увидите все накладные, где фигурирует эта позиция.
Ещё один путь — журнал «Документы по контрагенту». Откройте карточку покупателя, перейдите на вкладку связанных документов или сформируйте отчёт «Документы по контрагенту» — получите полный список накладных, актов и счетов по этому клиенту за выбранный период.
Если накладные ищете регулярно, настройте в журнале реализаций постоянный отбор по своей организации и сохраните его как вариант списка. Это избавит от случайных «пропаж» документов из-за забытых отборов и ускорит ежедневную работу.
Что важно запомнить
Исходящая товарная накладная хранится в журнале реализаций раздела «Продажи», входящая — в журнале поступлений раздела «Покупки». Ищите по номеру, контрагенту и периоду, а печатную форму ТОРГ-12 открывайте кнопкой «Печать» из проведённого документа. Если документ не находится — проверьте отборы, пометки удаления и права доступа.
Частые вопросы
Где в 1С посмотреть накладную от поставщика?
Входящие накладные хранятся в разделе «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии или «Закупки» → «Поступления товаров и услуг» в УТ и КА. Номер и дата бумажной накладной поставщика указываются в полях входящего документа — по ним тоже можно выполнить поиск.
Как распечатать накладную ТОРГ-12 из 1С?
Откройте проведённый документ реализации, нажмите «Печать» и выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)». В окне предварительного просмотра нажмите «Печать» для вывода на принтер или «Сохранить» для экспорта в PDF или Excel.
Почему в журнале нет нужной накладной, хотя её точно создавали?
Проверьте три вещи: установленный период журнала, активные отборы (кнопка «Ещё» → «Настроить список») и пометки удаления. Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на просмотр документов нужной организации.
Чем расходный ордер отличается от товарной накладной?
Расходный ордер — внутренний складской документ, подтверждающий фактическую отгрузку товара со склада. Товарная накладная — документ для контрагента, на основании которого оформляется продажа и печатается ТОРГ-12. В базе они связаны, но находятся в разных журналах.
Можно ли найти накладную по названию товара?
Да. Откройте карточку номенклатуры и посмотрите движения товара, либо сформируйте отчёт по продажам или оборотам с детализацией до документа. Из отчёта двойным щелчком открывается конкретная накладная.
Как восстановить удалённую накладную?
Если документ только помечен на удаление, откройте его и снимите пометку кнопкой «Снять пометку удаления», затем проведите заново. Если объект удалён физически через «Удаление помеченных объектов», восстановить его можно только из резервной копии базы — поэтому перед очисткой базы всегда делайте архив.