Где в 1С поменять главного бухгалтера в документах

ФИО главного бухгалтера попадает в печатные формы счетов, актов, счетов-фактур и приказов не из документов, а из настроек организации. Поэтому заменить подписанта в каждом документе вручную не нужно — достаточно один раз изменить данные об ответственном лице в карточке организации, и новые документы начнут формироваться уже с актуальной подписью.

Точный путь к настройке зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8» это раздел «Главное — Реквизиты организации» или карточка организации в справочнике «Организации», в «1С:Управление торговлей» и ERP — справочник «Организации» с таблицей ответственных лиц. Логика везде одинаковая: есть список ответственных лиц организации, где для каждой должности указан сотрудник и дата, с которой он действует.

Критически важный нюанс — дата начала действия. Если просто перезаписать ФИО без указания даты, программа подставит нового бухгалтера и в старые документы при их перепечатке, что создаст расхождения с уже выданными контрагентам бумагами. Правильный способ — добавить новую запись с датой, а не исправлять существующую.

Где хранится ФИО главного бухгалтера

Подпись главного бухгалтера в типовых конфигурациях 1С — это не реквизит документа, а данные регистра «Ответственные лица организаций». Когда вы формируете печатную форму счета, акта или счета-фактуры, программа берет дату документа и ищет, кто числился главным бухгалтером на эту дату. Именно поэтому один и тот же документ может печататься с разными подписями до и после изменения настроек.

Сами ответственные лица выбираются из справочника «Физические лица» (или «Сотрудники» в зарплатных конфигурациях). Если нового бухгалтера еще нет в базе, его сначала нужно создать как физическое лицо, а в кадровых конфигурациях — принять на работу приказом, иначе программа может не дать выбрать его в ответственные.

Изменение в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «1С:Бухгалтерии» откройте раздел «Главное» и перейдите по ссылке «Реквизиты организации» (в старых релизах — «Главное — Организации», затем откройте нужную организацию). В форме реквизитов найдите ссылку «Ответственные лица» — обычно она расположена в верхней части формы рядом с адресами и банковскими счетами.

Откроется список ответственных лиц. Нажмите «Создать» или «Добавить», в поле «Ответственное лицо» выберите должность «Главный бухгалтер», в поле сотрудника укажите новое физическое лицо, а в поле «Дата» — день, с которого он вступил в должность. Сохраните запись кнопкой «Записать и закрыть».

Старую запись не удаляйте и не редактируйте. Если в списке уже есть строка «Главный бухгалтер» без даты или с датой «с начала ведения учета», оставьте ее — она обеспечит правильную подпись в документах прошлых периодов.

1. 1
   Откройте Главное — Реквизиты организации
2. 2
   Перейдите по ссылке «Ответственные лица»
3. 3
   Нажмите «Создать», выберите должность «Главный бухгалтер»
4. 4
   Укажите новое физическое лицо и дату начала действия
5. 5
   Сохраните запись, старую не удаляйте
6. 6
   Создайте тестовый счет текущей датой и проверьте подпись в печатной форме

Изменение в 1С:Управление торговлей и ERP

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» откройте раздел «НСИ и администрирование» (или «Справочники») — «Организации». В карточке организации перейдите на вкладку или по ссылке «Ответственные лица». Дальнейшие действия аналогичны: создайте новую строку с датой, должностью «Главный бухгалтер» и новым сотрудником.

В этих конфигурациях сотрудник должен быть оформлен в справочнике «Сотрудники» с привязкой к организации. Если при выборе новый бухгалтер не отображается в списке, проверьте, что он принят именно в ту организацию, для которой вы меняете подписанта, и что в его карточке заполнено физическое лицо.

Как работает дата начала действия

Механизм периодических записей устроен так: при печати документа программа ищет запись об ответственном лице с максимальной датой, не превышающей дату документа. Документ от 10 числа с новой записью от 1 числа напечатается с новым бухгалтером, а документ прошлого месяца — со старым.

Если вы ошиблись с датой, последствия бывают двух видов. Дата позже реальной — документы переходного периода печатаются со старой подписью, хотя фактически подписывает их уже новый бухгалтер. Дата раньше реальной — старые документы при переформировании получают подпись человека, который тогда еще не работал, что при проверке выглядит как подделка.

Проверка результата и типичные проблемы

После изменения создайте тестовый документ текущей датой — например, счет на оплату — и откройте его печатную форму. Внизу должна стоять фамилия нового главного бухгалтера. Затем откройте документ прошлого периода и проверьте, что там осталась прежняя подпись. Оба условия должны выполняться одновременно.

Если в печатной форме по-прежнему старая фамилия, проверьте три вещи: дату в новой записи (она не должна быть позже даты документа), ту ли организацию вы редактировали (в базах с несколькими юрлицами это частая ошибка) и не переопределен ли подписант в самом документе — в некоторых документах есть поле «Ответственный» или «Подписант», которое имеет приоритет над общей настройкой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма нового документа

Норма

ФИО нового главного бухгалтера

Тревожный признак

Старая фамилия или пустая строка подписи

Печатная форма документа прошлого периода

Норма

Прежний бухгалтер, совпадает с выданным оригиналом

Тревожный признак

Новая фамилия на старом документе

Список ответственных лиц

Норма

Две записи: старая с ранней датой, новая с актуальной

Тревожный признак

Одна перезаписанная строка без истории

Особые случаи и ограничения

Если главный бухгалтер отсутствует и его функции исполняет руководитель (что допустимо для ряда организаций), в ответственных лицах на должность «Главный бухгалтер» указывают самого руководителя — тогда в печатных формах обе подписи будут принадлежать одному человеку. Некоторые печатные формы в этом случае вообще не выводят строку главного бухгалтера.

В конфигурациях с кадровым учетом (ЗУП, комплексная автоматизация) смену подписанта правильно оформлять кадровым переводом или приемом на работу, а уже потом назначать ответственным лицом. Без кадрового документа сотрудник может быть недоступен для выбора или вызвать ошибки в отчетности.

Учтите, что изменение касается только подписи в формах. Полномочия в электронном документообороте (подписание УПД, счетов-фактур через операторов ЭДО) настраиваются отдельно — там потребуется выпуск новой электронной подписи и обновление настроек обмена.

Частые вопросы

Нужно ли менять бухгалтера в каждом старом документе?

Нет. Подпись подтягивается из настроек ответственных лиц на дату документа автоматически. Старые документы сохранят прежнюю подпись, если вы добавили новую запись с датой, а не перезаписали старую.

Почему после изменения в печатной форме пустая строка подписи?

Обычно это значит, что на дату документа нет ни одной действующей записи: например, документ датирован раньше, чем самая ранняя запись об ответственных лицах. Добавьте запись с более ранней датой или проверьте дату документа.

Новый бухгалтер не отображается в списке выбора. Что делать?

Сначала создайте его в справочнике «Физические лица». В конфигурациях с кадровым учетом дополнительно оформите прием на работу в нужную организацию — без этого сотрудник может быть недоступен для назначения ответственным.

Можно ли указать исполняющего обязанности вместо бухгалтера?

Да. Создайте физическое лицо исполняющего обязанности и назначьте его ответственным лицом на должность «Главный бухгалтер» на нужный период. При возвращении основного сотрудника добавьте новую запись с датой его выхода.

Меняется ли подпись в уже отправленных электронных документах?

Нет. Отправленные через ЭДО документы зафиксированы подписью и не изменятся. Но для новых документов нужно отдельно настроить сертификат и полномочия нового бухгалтера в настройках обмена с оператором ЭДО.