Где в 1С находятся акты выполненных работ и как их быстро найти

Акт выполненных работ — это документ, которым в 1С оформляется оказание услуг или выполнение работ. В зависимости от конфигурации (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, УНФ) он может называться по-разному и находиться в разных разделах интерфейса. Чаще всего искомый документ — это «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии или «Реализация товаров и услуг» в торговых конфигурациях.

Главная сложность поиска заключается в том, что акт редко существует как отдельный вид документа. В большинстве типовых решений акт — это печатная форма документа реализации, а не самостоятельный объект. Поэтому искать нужно не «Акт», а документ-основание, из которого этот акт печатается.

Ниже разобраны основные места хранения актов в популярных конфигурациях, способы быстрого поиска и типичные ситуации, когда документ «не находится».

Где находятся акты в 1С:Бухгалтерия 8.3

В 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 акты оказанных услуг и выполненных работ создаются и хранятся в разделе Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Это единый журнал, в котором отображаются все документы отгрузки: и реализации товаров, и акты услуг, и корректировки.

Чтобы отфильтровать только акты, используйте вид операции документа. При создании реализации выбирается операция «Услуги (акт)» или «Товары, услуги, комиссия». В журнале можно настроить отбор по виду операции через кнопку «Ещё» или стандартный механизм отбора списка.

Если акт нужно распечатать, откройте документ реализации и нажмите кнопку Печать → Акт об оказании услуг (или «Акт выполненных работ» — название формы зависит от настроек и операции). Печатная форма формируется автоматически на основании табличной части документа.

Для услуг, оказанных собственной организации сторонними исполнителями, используется входящий акт: раздел Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Здесь хранятся акты, которые ваша организация получила от поставщиков услуг.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)».
2. 2
   Установите период журнала, в котором создавался документ.
3. 3
   При необходимости настройте отбор по контрагенту или виду операции «Услуги».
4. 4
   Откройте нужный документ и нажмите «Печать» → «Акт об оказании услуг».

Где искать акты в Управлении торговлей и Комплексной автоматизации

В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации документ называется «Реализация товаров и услуг». Найти его можно в разделе «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» либо через рабочее место «Документы продажи». Если работы выполняются по заказу клиента, акт может создаваться на основании документа «Заказ клиента» с операцией «Заказ на услуги».

В этих конфигурациях печатная форма акта также вызывается из документа реализации: кнопка «Печать» → «Акт выполненных работ» или «Акт об оказании услуг». Перечень доступных форм зависит от того, какие внешние печатные формы подключены в программе.

В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) акты оформляются документом «Акт выполненных работ» — это отдельный вид документа, который находится в разделе «Продажи» или «Работы и услуги» в зависимости от настроек интерфейса. Это одна из немногих конфигураций, где акт существует как самостоятельный документ, а не как печатная форма реализации.

Как найти акт по номеру, контрагенту или дате

Если журнал документов большой, искать акт прокруткой списка неэффективно. Используйте встроенные механизмы поиска:

• Поиск по номеру. В журнале документов нажмите «Найти» (или Ctrl+F) и введите номер документа. Поиск по номеру работает и через команду «Функции для технического специалиста», но обычному пользователю достаточно стандартного поиска в списке.
• Отбор по контрагенту. В шапке журнала реализаций есть поле отбора по контрагенту — укажите покупателя, и список сократится до документов по нему.
• Отбор по периоду. Установите дату начала и окончания в панели периода журнала — документы за пределами периода скроются.
• Полнотекстовый поиск. Если в программе включён полнотекстовый поиск (значок лупы в панели инструментов), можно искать по любому фрагменту: наименованию услуги, комментарию, названию контрагента.

Если известен договор, по которому оказаны услуги, удобно открыть карточку договора и перейти по ссылке на связанные документы — там будут все реализации и акты по этому договору.

Маршрут решения

Как выбрать способ поиска

Известен номер или дата актаИспользуйте поиск по номеру или отбор по периоду в журнале реализаций

Известен только контрагентОткройте карточку контрагента или договора и перейдите к связанным документам

Помните только содержание услугиИспользуйте полнотекстовый поиск по наименованию услуги

Документ вообще не находитсяПроверьте, не помечен ли он на удаление и не создан ли в другой базе или другом разделе (Покупки вместо Продаж)

Как найти акты через отчёты

Когда документ не находится в журнале (например, неизвестен период или есть сомнения, был ли акт вообще проведён), помогают отчёты. В 1С:Бухгалтерии полезны:

• Анализ счёта 62 (Продажи → Анализ продаж или Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — показывает обороты по контрагентам, из оборота можно перейти к документам.
• Карточка счёта 62 — детальный список проводок по контрагенту с возможностью открыть каждый документ-регистратор.
• Универсальный отчёт — позволяет построить список документов вида «Реализация» за произвольный период с отборами.

Из любой строки отчёта по документу-регистратору можно открыть сам документ двойным щелчком и далее распечатать акт. Это часто самый быстрый путь, когда документ «потерялся» среди сотен реализаций.

Если акт нужен для сверки с контрагентом, используйте «Акт сверки взаиморасчётов» (раздел «Продажи» или «Покупки» → «Акты сверки»). В расшифровке акта сверки будут перечислены все документы реализации за период — оттуда удобно открывать и печатать акты пакетно.

Почему акт не отображается в журнале

Ситуация «акта нет в списке» встречается часто и почти всегда имеет одну из следующих причин:

• Неверный период журнала. Список показывает только документы внутри установленного интервала дат — расширьте период.
• Документ помечен на удаление. Помеченные документы могут скрываться настройками списка. Включите отображение помеченных или снимите пометку через «Ещё» → «Снять пометку удаления».
• Документ создан в другом разделе. Входящие акты от поставщиков хранятся в «Покупках», а не в «Продажах» — перепутать разделы легко.
• Недостаточно прав. Если у пользователя нет прав на документы реализации, журнал будет пустым. Проверить это может администратор.
• Акт существует только на бумаге. Если документ подписан вне программы и в базу не внесён, найти его в 1С невозможно — его нужно создать.

Печать и выгрузка найденного акта

После того как документ найден, акт можно вывести на печать или сохранить в файл. В форме документа нажмите «Печать» и выберите нужную форму. Перед печатью доступен предварительный просмотр, где можно проверить корректность сумм, реквизитов и подписантов.

Для отправки контрагенту акт удобно сохранить в PDF: в окне предварительного просмотра есть кнопка сохранения, либо используйте «Файл → Сохранить копию». Если в организации настроен обмен электронными документами (ЭДО), акт можно отправить контрагенту напрямую из документа через кнопку «ЭДО» — тогда подписанный экземпляр вернётся в базу автоматически.

Если типовая печатная форма не подходит (например, нужен другой шаблон акта), проверьте подключённые внешние печатные формы в разделе «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки». Доработку формы лучше поручить специалисту, чтобы не нарушить обновляемость конфигурации.

FAQ

Акт — это отдельный документ или печатная форма?

Зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей акт — печатная форма документа «Реализация». В 1С:УНФ «Акт выполненных работ» — самостоятельный вид документа с собственным журналом.

Как распечатать сразу несколько актов?

Выделите нужные документы в журнале реализаций (с зажатой Ctrl или Shift), затем нажмите «Печать» и выберите форму акта — программа сформирует печатные формы для всех выделенных документов одним пакетом.

Можно ли найти акт, если помню только сумму?

Да. Постройте «Универсальный отчёт» по документам реализации с отбором по сумме или используйте карточку счёта 62 по контрагенту — проводка с нужной суммой приведёт к документу-регистратору.

Где хранятся подписанные сканы актов?

Если в базе ведётся хранение файлов, скан прикрепляется к документу через скрепку «Присоединённые файлы» в форме документа. Если скрепки нет, файлы могут храниться вне 1С — в общей сетевой папке, и тогда программа их не покажет.

Почему в журнале реализаций нет кнопки печати акта?

Форма акта доступна только для документов с операцией, предполагающей услуги. Если в реализации только товары, печатается накладная (ТОРГ-12) или УПД. Проверьте вид операции документа либо подключённую внешнюю печатную форму.