Документы и Печать · 9 мин
Где в 1С найти транспортную накладную
Где найти транспортную накладную в 1С: разделы меню в УТ 11, ERP и Бухгалтерии, печать из реализации, поиск по журналу документов и типичные ошибки.
Транспортная накладная в типовых конфигурациях 1С не хранится как отдельный документ учёта — чаще всего это печатная форма, которая формируется из документа отгрузки: «Реализация товаров и услуг», «Перемещение товаров» или «Расходный ордер на товары». Поэтому искать её нужно не в списке документов, а в кнопке «Печать» соответствующего документа.
Точное расположение зависит от конфигурации: в «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» печатная форма называется «Транспортная накладная» и доступна из реализации, в «1С:Бухгалтерии 8» она также печатается из документа реализации, а в некоторых отраслевых решениях существует отдельный журнал транспортных накладных. Ниже разобраны все основные сценарии.
Как устроена транспортная накладная в 1С
Транспортная накладная по форме, утверждённой Постановлением Правительства № 2116 (с изменениями по № 2116 от 30.11.2021 форма применяется с учётом правил перевозок), оформляется при перевозке груза автотранспортом. В 1С она заполняется автоматически на основании данных отгрузочного документа: грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик, пункты погрузки и выгрузки, перечень груза.
Важно понимать разницу между тремя похожими документами: товарная накладная (ТОРГ-12) подтверждает передачу товара, товарно-транспортная накладная (1-Т) — старая унифицированная форма для перевозок, а транспортная накладная — действующая форма для договора перевозки груза. В 1С все три доступны как печатные формы, но находятся в одном месте — в меню «Печать» документа отгрузки.
Поиск в 1С:Управление торговлей 11 и ERP
В УТ 11 и ERP основной путь такой: откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» либо «Оптовые продажи» → «Документы реализации» в зависимости от версии интерфейса. Найдите нужную реализацию по номеру, дате или контрагенту через строку поиска журнала.
Откройте документ двойным щелчком и нажмите кнопку «Печать» на командной панели формы. В выпадающем списке выберите «Транспортная накладная». Программа сформирует табличный документ, который можно распечатать, сохранить в PDF или отправить по электронной почте.
- 1Откройте раздел «Продажи» и журнал «Реализация (акты, накладные)»
- 2Найдите нужный документ по номеру, дате или контрагенту
- 3Откройте документ и нажмите «Печать»
- 4Выберите пункт «Транспортная накладная»
- 5Проверьте заполнение полей перевозчика и адресов, затем распечатайте или сохраните
Если отгрузка оформляется через ордерный склад, транспортную накладную можно сформировать и из «Расходного ордера на товары» в разделе «Склад и доставка». Кроме того, в УТ 11 есть подсистема доставки: раздел «Склад и доставка» → «Доставка», где ведутся задания на перевозку, и из них также доступна печать транспортных документов.
Поиск в 1С:Бухгалтерии 8
В «1С:Бухгалтерии предприятия 8» откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Найдите документ реализации, откройте его и нажмите кнопку «Печать» в верхней части формы. В списке печатных форм выберите «Транспортная накладная».
Печатать можно и без открытия документа: выделите одну или несколько строк в журнале реализаций, нажмите «Печать» на панели журнала и выберите нужную форму — программа сформирует накладные пакетно для всех отмеченных документов. Это удобно при массовой отгрузке, когда за день оформляется несколько перевозок.
Пакетная печать из журнала экономит время, но перед печатью проверьте, что в каждой реализации заполнены данные о перевозчике и транспортном средстве — иначе в части накладных эти поля окажутся пустыми и их придётся допечатывать вручную.
Откуда берутся данные в накладной
Форма заполняется автоматически из нескольких источников. Грузоотправитель и грузополучатель подставляются из карточек организации и контрагента, адреса — из контактной информации этих справочников. Перевозчик, водитель и транспортное средство берутся из полей документа реализации: в УТ 11 и ERP это блок «Доставка» на закладке «Основное» или отдельная закладка «Доставка», в Бухгалтерии — поля «Доставка» / «Перевозчик» в шапке документа.
Если поля в накладной пустые, сначала проверьте сам документ: заполнен ли перевозчик, указан ли адрес доставки. Затем проверьте карточки справочников — у контрагента должен быть заведён фактический адрес в контактной информации. После исправления данных пересформируйте печатную форму, она подтянет актуальные значения.
Как проверить результат
Заполнены наименование перевозчика, марка и госномер ТС
Поля пустые — не заполнен блок доставки в документе
Указаны полные адреса с индексом
Пусто или только город — не заполнена контактная информация справочников
Позиции и количество совпадают с табличной частью реализации
Несовпадение строк — документ изменён после формирования, нужно пересформировать
Если транспортной накладной нет в списке печатных форм
Самая частая причина — форма скрыта настройкой. Зайдите в «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» («Настройка печатных форм» в некоторых версиях) и проверьте список доступных макетов для документа реализации. Также проверьте раздел «Дополнительные отчеты и обработки»: если транспортная накладная подключена как внешняя печатная форма, она может быть отключена или не назначена на нужный вид документа.
Вторая причина — права пользователя. Если кнопка «Печать» видна, но часть форм недоступна, попросите администратора проверить роли и профили групп доступа. Самостоятельно менять права без согласования не стоит: это может нарушить разграничение доступа в базе.
Третья ситуация — сильно доработанная или отраслевая конфигурация. В решениях для транспортной логистики (например, на базе 1С для автотранспортных предприятий) транспортная накладная может быть самостоятельным документом с собственным журналом. В этом случае ищите её через полнотекстовый поиск: поле поиска в правом верхнем углу главного окна, введите «транспортная накладная» и перейдите по результатам.
Как выбрать действие
Типичные ошибки при поиске и печати
Наиболее распространённая ошибка — искать транспортную накладную в журнале документов как отдельный объект. В типовых конфигурациях такого документа нет, и время тратится впустую. Вторая ошибка — путать транспортную накладную с ТОРГ-12 или 1-Т: это разные формы с разным назначением, и для договора перевозки нужна именно транспортная.
Третья ошибка — печатать накладную до проверки данных доставки. Если документ реализации проведён без указания перевозчика, накладная выйдет с пустыми разделами, и подписывать такую форму у перевозчика нельзя — она не подтвердит факт перевозки при споре.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли найти все транспортные накладные за период одним списком?
В типовых конфигурациях отдельного журнала нет, поэтому ориентируйтесь на журнал реализаций за нужный период. В УТ 11 дополнительно используйте раздел «Склад и доставка» → «Доставка», где задания на перевозку сгруппированы по датам и маршрутам.
Чем транспортная накладная отличается от ТТН (1-Т)?
ТТН по форме 1-Т — старая унифицированная форма, а транспортная накладная — действующая форма по правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. В 1С доступны обе, но для новых договоров перевозки применяется транспортная накладная.
Почему в накладной пустые адреса погрузки и выгрузки?
Адреса подставляются из контактной информации карточек организации и контрагента. Откройте соответствующий справочник, добавьте фактический адрес доставки, сохраните и пересформируйте печатную форму.
Можно ли отправить транспортную накладную по email прямо из 1С?
Да, если в программе настроена учётная запись электронной почты. В сформированной печатной форме нажмите кнопку отправки (конверт) и выберите формат вложения, обычно PDF. Настройка почты выполняется в разделе «Администрирование» → «Органайзер» или «Обмен электронными письмами».
Как напечатать накладные сразу для нескольких реализаций?
В журнале реализаций выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl или Shift, нажмите «Печать» на панели журнала и выберите «Транспортная накладная» — программа сформирует отдельную форму для каждого документа.
Что делать, если конфигурация не типовая и инструкция не подходит?
Используйте полнотекстовый поиск по базе (поле поиска в правом верхнем углу) по словам «транспортная» или уточните расположение формы у специалиста, который внедрял или дорабатывал конфигурацию. В отраслевых решениях накладная может быть отдельным документом со своим журналом.
Что важно запомнить
Транспортная накладная в 1С — это печатная форма документа отгрузки, а не отдельный документ. Откройте реализацию, нажмите «Печать» → «Транспортная накладная», предварительно проверив заполнение данных о перевозчике и адресах доставки.