Документы и Печать · 9 мин
Где в 1С находится электронная транспортная накладная и как с ней работать
Где в 1С находится электронная транспортная накладная: вход в раздел ЭДО, создание ЭТН из реализации, подписание, отправка перевозчику и типичные ошибки при работе с документом.
Электронная транспортная накладная (ЭТН) в типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия с подключенным обменом) не является отдельным документом, который вводится «с нуля». Она формируется на основании уже созданного документа отгрузки — «Реализация товаров и услуг» или «Перемещение товаров» — и живёт внутри подсистемы электронного документооборота (ЭДО).
Ключевая особенность: ЭТН относится к титулам электронных документов, которыми обмениваются грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Подписание идёт через оператора ЭДО с использованием усиленной квалифицированной подписи, а сама накладная обязательна при перевозках грузов автомобильным транспортом по правилам, введённым постановлением Правительства РФ № 2116.
Ниже разберём, где именно в интерфейсе 1С искать ЭТН, как её создать, подписать, отправить и что проверить, если документ не формируется или зависает в статусе.
Где в 1С находится подсистема ЭДО с транспортными накладными
В типовых конфигурациях работа с электронными документами сосредоточена в разделе «ЭДО» (в некоторых версиях — «Обмен электронными документами»). В УТ 11 и КА 2 путь выглядит так: раздел «Продажи» или «НСИ и администрирование» → «ЭДО» → «Электронные документы». В Бухгалтерии 3.0: раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами», а текущие документы — в «ЭДО → Документы».
ЭТН попадает в общий журнал электронных документов вместе с УПД, актами и счетами-фактурами. Чтобы отфильтровать именно транспортные накладные, используйте поле «Вид документа» в списке и выберите «Транспортная накладная» или «Электронная транспортная накладная» — название зависит от версии библиотеки электронных документов (БЭД).
Если раздела ЭДО в интерфейсе нет вообще, проверьте, включена ли функциональность: «НСИ и администрирование → Настройка ЭДО» либо «Администрирование → Обмен электронными документами → Обмен с контрагентами». Без включённой опции и настроенного учётного записи ЭДО создать ЭТН не получится.
Как создать ЭТН из документа отгрузки
Стандартный сценарий начинается с проведённого документа «Реализация товаров и услуг». Откройте документ, нажмите кнопку «ЭДО» на командной панели (или «Ещё → ЭДО → Создать электронный документ») и выберите вид «Транспортная накладная». Программа сформирует черновик ЭТН, подтянув из реализации данные о грузоотправителе, грузополучателе, составе груза и адресах.
Дальше нужно вручную заполнить сведения, которых нет в реализации: данные перевозчика (ИНН, наименование), автомобиль и прицеп, водителя (ФИО, номер ВУ), массу груза, количество мест, дату и время подачи транспорта. Часть этих полей обязательна по формату ФНС — без них документ не пройдёт контроль при отправке.
- 1Проведите документ «Реализация товаров и услуг» с корректными адресами доставки
- 2Откройте документ и нажмите «ЭДО → Создать электронный документ»
- 3Выберите вид «Транспортная накладная» и проверьте автозаполненные поля
- 4Заполните данные перевозчика, транспортного средства и водителя
- 5Укажите параметры груза: масса, объём, количество мест, стоимость перевозки
- 6Нажмите «Подписать и отправить» — документ уйдёт перевозчику через оператора ЭДО
Какие данные обязательны и где их взять
Формат ЭТН предполагает несколько блоков сведений. Грузоотправитель и грузополучатель подставляются из карточек организации и контрагента — важно, чтобы в карточках были заполнены ИНН, КПП и адреса. Состав груза берётся из табличной части реализации, но характеристики мест и массы часто приходится дозаполнять.
Данные о перевозчике удобно хранить в карточке контрагента-перевозчика, а сведения о транспорте и водителях — в договоре или соглашении с перевозчиком, если конфигурация это поддерживает. В противном случае эти поля заполняются в каждой ЭТН вручную, что при большом количестве отгрузок заметно замедляет работу.
Отдельное внимание — адресам погрузки и выгрузки. Они должны быть указаны структурированно (индекс, регион, город, улица, дом), а не одной произвольной строкой. Если адрес в заказе клиента заполнен свободным текстом, ЭТН может не пройти форматный контроль оператора.
Подписание и маршрут документа между участниками
ЭТН — многосторонний документ. После того как грузоотправитель подписал свой титул, документ уходит перевозчику, который подписывает титул приёмки груза. После доставки грузополучатель подписывает титул сдачи груза, и отметки возвращаются по цепочке всем участникам. В 1С этот процесс отображается в карточке электронного документа в виде статусов и списка подписантов.
Подписание выполняется сертификатом квалифицированной электронной подписи. Убедитесь, что сертификат установлен на рабочем месте, не просрочен и привязан к учётной записи ЭДО в настройках. Если используется облачная подпись или подписание через сервис 1С, проверьте, что у пользователя есть права на подписание транспортных документов.
Отследить, на каком этапе находится ЭТН, можно в журнале «ЭДО → Исходящие»: там видны статусы «Ожидает подписания перевозчиком», «Ожидает подписания грузополучателем», «Завершён». Если перевозчик работает в другой программе или в личном кабинете оператора, его подпись всё равно вернётся в вашу 1С через роуминг.
Как проверить результат
«Завершён» — все титулы подписаны участниками
Долго висит «Ожидает подписания» — уточните у перевозчика, видит ли он документ
Присутствуют подписи грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя
Нет подписи грузополучателя — перевозка не закрыта документально
Ошибок нет, документ принят оператором
Ошибка форматного контроля — откройте текст ошибки и исправьте указанное поле
Почему ЭТН не создаётся или не отправляется
Если в меню «ЭДО» нет пункта создания транспортной накладной, наиболее вероятные причины — устаревшая версия конфигурации или библиотеки БЭД, либо вид документа не включён в настройках обмена с конкретным контрагентом. Проверьте «Настройки ЭДО → Настройки с контрагентами»: для перевозчика и грузополучателя в перечне форматов должен быть отмечен обмен транспортными накладными.
Ошибка при отправке чаще всего связана с незаполненными обязательными полями или с отсутствием роуминга между вашим оператором ЭДО и оператором контрагента. Текст ошибки доступен в карточке документа на закладке «Ошибки» или в протоколе обмена — начинайте разбор именно с него, а не с пересоздания документа.
Где найти уже созданные ЭТН и как выгрузить их
Все созданные транспортные накладные доступны в журнале «ЭДО → Исходящие электронные документы» (входящие титулы — в «Входящих»). Для быстрого поиска установите отбор по виду документа «Транспортная накладная», по контрагенту или по номеру реализации-основания.
Из карточки ЭТН можно сформировать печатную форму для водителя (на случай проверки на дороге), сохранить файл XML с подписями для архива или выгрузить документ в PDF. Печатная форма доступна через кнопку «Печать» в карточке электронного документа.
Если ЭТН нужно найти по конкретной отгрузке, проще идти с другой стороны: открыть реализацию и нажать «ЭДО» — в подменю отобразятся все электронные документы, связанные с этим документом, включая транспортную накладную и её текущий статус.
Что важно запомнить
ЭТН в 1С создаётся из документа отгрузки через кнопку «ЭДО», хранится в журнале электронных документов и требует подписания всеми участниками перевозки. Перед работой проверьте настройки ЭДО, заполненность карточек контрагентов и действующий сертификат подписи.
Частые вопросы об ЭТН в 1С
Можно ли создать ЭТН без документа реализации?
В типовых конфигурациях ЭТН строится на основании документа отгрузки, потому что состав груза и стороны подтягиваются из него. Ввод «с нуля» возможен только в специализированных решениях для транспортных компаний. Если отгрузки в 1С нет, сначала создайте реализацию или перемещение.
Чем ЭТН отличается от печатной ТН в 1С?
Печатная транспортная накладная — это бумажная форма, которую можно вывести из реализации. ЭТН — юридически значимый электронный документ, подписываемый всеми участниками перевозки через оператора ЭДО. При оформлении ЭТН бумажная ТН не требуется.
Что делать, если перевозчик не работает с ЭДО?
Если у перевозчика нет подключения к оператору ЭДО, он не сможет подписать титул. Варианты: перевозчик подключается к любому оператору (роуминг обеспечит обмен), либо перевозка оформляется по старым правилам — но тогда нужно проверить, подпадает ли она под обязательное применение ЭТН.
Где в 1С посмотреть, кто уже подписал ЭТН?
Откройте карточку электронного документа из журнала «ЭДО → Исходящие». В ней отображается маршрут подписания и список подписантов с отметками о подписанных титулах. Там же виден текущий статус документа и ошибки, если они возникли.
Нужно ли хранить ЭТН отдельно от базы 1С?
Электронный документ с подписями хранится в базе автоматически, но для долгосрочного архива рекомендуется выгружать файлы XML вместе с подписями и квитанциями оператора. Это защитит при смене программы или оператора ЭДО.
Почему в списке видов документов ЭДО нет транспортной накладной?
Проверьте версию конфигурации и библиотеки БЭД — поддержка ЭТН появилась в актуальных релизах. Также убедитесь, что в настройках обмена с контрагентом включён соответствующий формат, а функциональная опция обмена транспортными накладными активирована в настройках ЭДО.