Документы и Печать · 10 мин
Доверенности в 1С:Бухгалтерии: где находятся и как оформить
Где в 1С:Бухгалтерии находится документ «Доверенность», как создать и заполнить доверенность на получение ТМЦ, настроить печатную форму и решить типичные проблемы.
Доверенность в 1С:Бухгалтерии — это отдельный документ, который чаще всего нужен бухгалтеру при получении товарно-материальных ценностей сотрудником от поставщика. Многие пользователи не могут быстро его найти, потому что он не вынесен на главную страницу и прячется в разделе покупок. Разберём, где именно расположен журнал доверенностей в типовой конфигурации, как его создать, заполнить и распечатать.
В типовой «1С:Бухгалтерии 8» (редакция 3.0) доверенность оформляется документом «Доверенность» и находится в разделе Покупки → Доверенности. В некоторых конфигурациях с включённым полным интерфейсом журнал также доступен через меню «Все функции». Если раздела «Покупки» в панели разделов нет, значит, в настройках интерфейса отключён соответствующий функционал или у пользователя ограничены права.
Документ формирует печатную форму по образцам М-2 и М-2а (для организаций, которые применяют эти формы по своему выбору, так как с 2013 года унифицированные формы не обязательны) либо произвольную форму, утверждённую в учётной политике. Важно понимать: программа формирует именно печатный бланк, а юридическую силу документу придают подпись руководителя и печать организации (если она используется).
Где находится журнал доверенностей в 1С:Бухгалтерии 8.3
Основной путь в типовой конфигурации: откройте раздел Покупки в левой панели разделов, затем в группе «Покупки» выберите пункт Доверенности. Откроется журнал со списком ранее созданных документов, где видны номер, дата, сотрудник и контрагент. Кнопка «Создать» открывает форму нового документа.
Если пункта «Доверенности» в разделе «Покупки» нет, проверьте два варианта. Первый — включён ли полный интерфейс: нажмите кнопку с тремя полосками в правом верхнем углу (или используйте меню «Вид») и проверьте настройки панели навигации раздела. Второй — воспользуйтесь меню «Все функции» (доступно при включённом режиме технического специалиста или у пользователя с полными правами): в дереве найдите «Документы → Доверенность» и откройте список.
Как создать и заполнить доверенность
В журнале доверенностей нажмите «Создать». Форма документа содержит несколько ключевых блоков: реквизиты организации, данные сотрудника (доверенного лица), сведения о поставщике и документе-основании, срок действия и табличную часть с перечнем получаемых ценностей.
Заполните поля последовательно. В поле «Сотрудник» выберите физическое лицо из справочника — программа подтянет паспортные данные, если они введены в карточке сотрудника (раздел «Кадры» или «Справочники → Физические лица», закладка с документом, удостоверяющим личность). В поле «Контрагент» укажите поставщика. В поле «На получение от» обычно автоматически формируется текст с наименованием поставщика.
Срок действия доверенности укажите в поле «Срок действия» — по умолчанию программа может подставлять стандартное значение, скорректируйте его под реальную ситуацию. В табличную часть внесите перечень ТМЦ: наименование, единицу измерения и количество. Если доверенность выдаётся на получение ценностей по конкретному счёту или накладной, укажите документ-основание в соответствующем поле.
- 1Откройте Покупки → Доверенности и нажмите «Создать»
- 2Выберите сотрудника и проверьте, что в его карточке заполнены паспортные данные
- 3Укажите контрагента-поставщика и документ-основание (счёт, договор)
- 4Задайте срок действия доверенности
- 5Заполните табличную часть: наименования, единицы, количество
- 6Нажмите «Провести», затем «Печать» и выберите форму (М-2 или произвольную)
- 7Выдайте подписанный руководителем бланк сотруднику
Печать доверенности: формы М-2 и произвольный бланк
После проведения документа становится доступна кнопка «Печать». В типовой поставке предлагается форма по образцу М-2 (с отрывной частью для учёта в бухгалтерии) или М-2а (для журнального учёта при массовой выдаче). Выберите нужный вариант — программа сформирует бланк с подставленными данными организации, сотрудника и перечнем ценностей.
Если ваша организация утвердила собственную форму доверенности, её можно подключить как внешнюю печатную форму через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки», либо отредактировать макет в конфигураторе (это работа для специалиста). Учтите, что форма должна содержать обязательные реквизиты: наименование, дату выдачи, данные доверенного лица, перечень полномочий, подпись руководителя.
Проверьте печатную форму перед выдачей: паспортные данные сотрудника, ИНН и наименование поставщика, перечень ТМЦ. Ошибка в паспортных данных — самая частая причина, по которой поставщик отказывается отгружать товар.
Как проверить готовую доверенность
Серия, номер, кем выдан — совпадают с документом
Поля пустые или устаревшие — заполните карточку физлица
Дата окончания не раньше планируемой даты получения ТМЦ
Доверенность просрочена к моменту отгрузки
Наименования и количества совпадают со счётом поставщика
Расхождения — поставщик может отказать в отпуске
Подпись руководителя и печать (если используется) проставлены
Бланк без подписи — юридически недействителен
Доверенность в других конфигурациях и старых версиях
В «1С:Бухгалтерии 7.7» доверенность оформляется через журнал документов: меню «Документы» или «Журналы», документ «Доверенность» с печатью формы М-2. Логика заполнения аналогична, но интерфейс отличается — паспортные данные сотрудника там часто вводятся вручную прямо в документе.
В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» доверенности также находятся в разделе закупок (обычно «Закупки → Доверенности на получение ТМЦ» или через журнал документов закупки). В «1С:Зарплата и управление персоналом» типового документа «Доверенность» на получение ТМЦ нет — там доверенности оформляются, если предусмотрены, в рамках кадровых механизмов или дополнительных печатных форм.
Где искать доверенность в разных конфигурациях
Покупки → Доверенности. Полноценный документ с печатью М-2/М-2а.
Журналы документов, документ «Доверенность». Паспортные данные часто вводятся вручную.
Закупки → доверенности на получение ТМЦ, либо через список документов закупки.
Типовой доверенности на ТМЦ нет — используйте Бухгалтерию или внешнюю печатную форму.
Типичные проблемы и их решение
Самая распространённая ситуация — в печатной форме пустые паспортные данные. Причина: в карточке физического лица не заполнен документ, удостоверяющий личность. Откройте справочник «Физические лица» (или «Сотрудники»), перейдите по ссылке «Личные данные» / «Документы» и внесите паспорт. После этого перезаполните документ или выберите сотрудника заново.
Вторая проблема — пользователь не видит раздел «Покупки» или журнал доверенностей. Это признак ограниченных прав или отключённой функциональности. Проверьте: Главное → Функциональность, закладка «Покупки». Если функциональность включена, а раздела нет — обратитесь к администратору для проверки ролей пользователя (профиль «Бухгалтер» обычно включает доступ к доверенностям).
Третья проблема — нужна доверенность не на получение ТМЦ, а, например, на представление интересов в налоговой или на подписание документов. Типовой документ «Доверенность» в Бухгалтерии предназначен именно для получения материальных ценностей. Для иных доверенностей используйте внешнюю печатную форму или оформляйте документ в текстовом редакторе по утверждённому шаблону.
Когда типовой доверенности недостаточно
Если организация массово выдаёт доверенности и ведёт их учёт в журнале регистрации, типовой формы М-2а может быть достаточно, но часто требуется свой номерной ряд или дополнительные поля (например, подразделение, руководитель проекта). В этом случае подключается внешняя печатная форма — её разрабатывает специалист по 1С или берётся готовая из проверенного источника с адаптацией под вашу версию конфигурации.
Для доверенностей на представителя в госорганах, на курьера, на получение почты формируйте отдельные шаблоны. Хранить их удобно в присоединённых файлах к соглашению или в справочнике шаблонов, если в вашей конфигурации подключён соответствующий механизм. Не пытайтесь «приспособить» документ на получение ТМЦ под эти задачи — реквизиты и назначение не совпадают.
FAQ
Нет пункта «Доверенности» в разделе «Покупки» — что делать?
Сначала проверьте функциональность: Главное → Функциональность → закладка «Покупки». Если всё включено, откройте «Все функции» (при необходимости включите режим технического специалиста в параметрах) и найдите «Документы → Доверенность». Если и там документа нет — у пользователя недостаточно прав, обратитесь к администратору.
Почему в печатной форме пустые паспортные данные сотрудника?
Программа берёт данные из карточки физического лица. Откройте справочник «Физические лица» (или «Сотрудники» → личные данные), заполните документ, удостоверяющий личность: вид, серию, номер, кем и когда выдан. Затем перевыберите сотрудника в доверенности и сформируйте печать заново.
Можно ли оформить доверенность на несколько сотрудников одним документом?
Нет, типовой документ «Доверенность» оформляется на одно доверенное лицо. Для каждого сотрудника создавайте отдельный документ — это соответствует практике оформления доверенностей и упрощает учёт выданных бланков.
Обязательно ли использовать форму М-2?
Нет. Унифицированные формы первичных документов не обязательны к применению. Организация вправе использовать форму М-2/М-2а, встроенную в 1С, либо утвердить собственный бланк в учётной политике — тогда его подключают как внешнюю печатную форму.
Как оформить доверенность на представление интересов в налоговой?
Документ «Доверенность» из раздела «Покупки» для этого не подходит — он предназначен для получения ТМЦ. Такие доверенности оформляются по отдельному шаблону в текстовом редакторе, а для электронного взаимодействия с ФНС используются машиночитаемые доверенности, которые формируются специализированными средствами.
Нужно ли нумеровать доверенности вручную?
Программа присваивает номера автоматически в пределах периода нумерации. Если в журнале регистрации доверенностей у вас принята своя нумерация, номер можно изменить вручную при записи документа, но следите за уникальностью — дубли номеров затрудняют учёт.
Что важно запомнить
Доверенности в 1С:Бухгалтерии 8.3 находятся в разделе «Покупки → Доверенности». Заполните сотрудника (с паспортными данными в карточке), поставщика, срок и перечень ТМЦ, проведите документ и распечатайте форму М-2. Для иных видов доверенностей используйте внешние печатные формы, а типовые макеты без специалиста не изменяйте.