Документы и Печать · 11 мин
Где в 1С находится акт сверки расчетов и как его сформировать
Где находится акт сверки расчетов в 1С:Бухгалтерии 8.3 и УТ: путь в меню, настройка отбора, печать и подписание документа. Пошаговая инструкция и ответы на вопросы.
Акт сверки взаимных расчетов — один из самых востребованных документов при работе с контрагентами: он нужен перед закрытием периода, при инвентаризации расчетов, при передаче дел новому бухгалтеру и при разборе претензий. В типовых конфигурациях 1С документ присутствует «из коробки», но находится в разных разделах в зависимости от конфигурации, из-за чего пользователи часто не могут его найти.
Ниже разобраны точные пути к акту сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3, в «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации», а также порядок заполнения документа, типичные ошибки при формировании и способы проверить корректность данных до отправки контрагенту.
Где искать акт сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3
В конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3» акт сверки расчетов расположен в разделах, связанных с расчетами с контрагентами. Основной путь: откройте раздел «Покупки» или «Продажи» в верхней панели разделов, затем в группе «Расчеты с контрагентами» найдите пункт «Акты сверок расчетов». Откроется журнал документов, где кнопкой «Создать» формируется новый акт.
Если интерфейс программы изменен под пользователя (например, включена «простая» настройка или ограничены права), пункт меню может отсутствовать. В этом случае воспользуйтесь универсальным способом: нажмите кнопку «Все функции» (значок шестеренки или служебной панели, в новых релизах доступен через меню «≡»), в списке найдите группу «Документы» → «Акт сверки расчетов». Этот способ работает всегда, если у вас есть права на документ.
Третий вариант — создание из карточки. Откройте справочник «Контрагенты», найдите нужного партнера, перейдите на вкладку с документами или нажмите «Создать на основании» и выберите акт сверки. Программа автоматически подставит контрагента и организацию, что снижает риск ошибки в реквизитах.
- 1Откройте раздел «Продажи» или «Покупки» в верхней панели
- 2Найдите ссылку «Акты сверок расчетов» в группе расчетов
- 3Нажмите «Создать», укажите организацию, контрагента и период сверки
- 4Проверьте автоматически заполненные данные по кнопке «Заполнить»
- 5Распечатайте или отправьте контрагенту по ЭДО
Где акт сверки в УТ 11, КА 2 и ERP
В конфигурациях на базе «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация 2» и «ERP Управление предприятием» структура меню иная. Акт сверки здесь называется «Сверка взаиморасчетов». Путь: раздел «Продажи» → группа «Документы продаж» → «Сверки взаиморасчетов». В некоторых настройках интерфейса документ также доступен из раздела «Закупки» и из карточки партнера.
Важное отличие: в этих конфигурациях сверка строится по партнеру и соглашениям, а не только по договору. Если у партнера несколько договоров, документ может объединить расчеты по всем или отобрать конкретные — это задается в шапке. Учтите, что для корректного заполнения в программе должны быть введены документы расчетов (реализации, поступления, оплаты) и желательно выполнен регламент «Расчеты с партнерами» в конце месяца.
Расположение акта сверки по конфигурациям
Продажи/Покупки → Акты сверок расчетов. Документ «Акт сверки расчетов», заполняется по счетам бухгалтерского учета.
Продажи → Сверки взаиморасчетов. Документ «Сверка взаиморасчетов», строится по партнеру, соглашениям и договорам.
Раздел «Компания» или «Продажи» → «Акты сверки». Функционал проще, сверка по контрагенту и договору.
Как создать и заполнить акт сверки
Независимо от конфигурации логика заполнения схожа. В шапке документа укажите организацию, контрагента (или партнера), договор — если сверка ведется в разрезе договоров, и период сверки. Период лучше согласовать с контрагентом заранее: расхождение границ периода — самая частая причина несовпадения итогов.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» (в БП — «Заполнить по данным учета»). Программа соберет обороты по счетам расчетов: 60, 62, 66, 67, 76 и другим, задействованным с этим контрагентом. В 1С:Бухгалтерии состав счетов можно скорректировать вручную на вкладке настроек документа — это полезно, если с контрагентом есть расчеты по займам или претензиям на нестандартных счетах.
Документ формирует две колонки: «По данным организации» и «По данным контрагента». Вторая колонка заполняется вручную после получения ответной части акта от партнера. Пока ответа нет, акт можно распечатать в одностороннем виде и отправить на подтверждение.
Печать, подписание и отправка контрагенту
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе: в 1С:Бухгалтерии доступны варианты «Акт сверки расчетов» и «Акт сверки расчетов (с данными контрагента)». Второй вариант используется, когда вторая сторона уже вернула свои данные и нужно показать расхождения построчно.
Если с контрагентом настроен обмен электронными документами (ЭДО), акт сверки можно отправить напрямую из документа через кнопку «ЭДО». Это ускоряет процесс: контрагент получает документ в своей программе, сверяет и возвращает подтверждение или замечания. Учтите, что юридическая значимость электронного акта зависит от формата обмена и условий договора — для спорных ситуаций многие организации дополнительно обмениваются бумажными подписанными экземплярами.
Подписанты в печатной форме подставляются из ответственных лиц организации. Если в акте должна стоять подпись другого сотрудника (например, финансового директора), проверьте настройку ответственных лиц в карточке организации до печати, чтобы не переделывать документ.
Проверка результата и расхождения
После заполнения сравните итоговое сальдо в акте с данными отчетов. Самый надежный способ — сформировать «Анализ субконто» или «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» (62, 60, 76) по этому контрагенту за тот же период и сверить конечное сальдо. Итоги должны совпасть до копейки.
Если сальдо не сходится, типичные причины: непроведенные документы, документы, введенные другой датой (попали в другой период), ручные операции по счетам расчетов, которые акт не подхватил, либо отбор по договору, когда часть расчетов идет по другому договору или без договора.
Как проверить корректность акта
Совпадает с сальдо по ОСВ/анализу счета на дату окончания периода
Разница с учетными данными — ищите непроведенные или ручные операции
Все реализации, поступления и оплаты периода присутствуют
Документ отсутствует — проверьте его проведение, дату и договор
Расхождений нет либо они объяснены (оплата в пути, документы не получены)
Необъяснимая разница — запросите у контрагента расшифровку по документам
Типичные ошибки и ограничения
Распространенная ошибка — сверка «по организации в целом», когда у контрагента расчеты идут с несколькими вашими организациями в одной базе. Акт формируется строго по одной организации, поэтому контрагент, сверяющий суммарный долг, увидит расхождение. Перед отправкой уточните, в каком разрезе сверяет вторая сторона.
Вторая ошибка — игнорирование авансов. Если покупатель переплатил или оплатил вперед, сальдо будет кредиторским (или дебиторским с минусом в зависимости от формы), и неподготовленный контрагент может воспринять это как задолженность. В примечаниях к акту полезно указать, что отрицательная сумма означает аванс.
Ограничение типовых форм: акт сверки — не первичный учетный документ и сам по себе не создает обязательств. Для подтверждения долга в спорных ситуациях значение имеют подписанные обеими стороны акты и первичные документы. Также акт не исправляет учет: если обнаружена ошибка, она исправляется корректирующими документами, а не правкой акта.
Если акта сверки нет в меню
Если пункт «Акты сверок расчетов» не отображается, причины обычно три. Первая — права: пользователю не назначена роль, дающая доступ к документу, это настраивает администратор в профилях групп доступа. Вторая — настройка интерфейса: пункт скрыт из командного интерфейса раздела, восстановить его можно через «Настройки навигации» раздела. Третья — нетиповая или сильно доработанная конфигурация, где документ переименован или заменен собственным объектом.
Обходной путь в любой ситуации — «Все функции»: там документ виден по своему стандартному имени. Если и там его нет, значит, объект либо удален из конфигурации, либо у вас нет прав даже на просмотр — вопрос решается с администратором базы.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
Типовой документ создается по одному контрагенту. Для массовой сверки используют внешние обработки или сначала формируют «Оборотно-сальдовую ведомость» по счетам расчетов, чтобы определить, с кем вообще есть ненулевое сальдо, а затем создают акты по выбранным контрагентам.
Чем акт сверки отличается от справки о задолженности?
Акт сверки — двусторонний документ, который становится подтверждением долга только после подписания обеими сторонами. Справка или выписка формируется односторонне и носит информационный характер. В 1С односторонние данные обычно получают отчетами по счетам, а не документом сверки.
Почему в акт не попал документ оплаты?
Чаще всего платеж не проведен, введен датой вне периода сверки, указан другой договор или оплата отражена ручной операцией по счету, который не включен в настройку отбора акта. Проверьте документ и состав счетов в настройках акта.
Можно ли отправить акт сверки по ЭДО из 1С?
Да, если в базе настроен обмен электронными документами с этим контрагентом. В документе появится кнопка «ЭДО», через которую акт отправляется, а статус подписания отслеживается в самой программе.
Как сверить расчеты, если контрагент работает по нескольким договорам?
В 1С:Бухгалтерии оставьте поле договора пустым — тогда акт соберет обороты по всем договорам контрагента. В УТ 11 и КА 2 выберите партнера без ограничения соглашением. Если нужна сверка по каждому договору отдельно, создайте несколько актов.
Что делать, если контрагент не возвращает подписанный акт?
Зафиксируйте факт отправки (почтовое уведомление, отметка в ЭДО) и повторите запрос письменно. Для целей учета данные о задолженности подтверждаются первичными документами и инвентаризацией расчетов, а не только подписанным актом.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С:Бухгалтерии находится в разделах «Покупки»/«Продажи» → «Акты сверок расчетов», в УТ 11 и КА 2 — «Продажи» → «Сверки взаиморасчетов». Перед формированием проведите все документы периода, заполняйте акт по данным учета и сверяйте итог с ОСВ. Расхождения исправляйте в учете, а не в самом акте.