Документы и Печать · 10 мин
Где в 1С найти акт приема-передачи основных средств
Где в 1С находится акт приема-передачи основных средств: документ «Принятие к учету ОС», печать формы ОС-1, ОС-1а, ОС-1б в разных конфигурациях.
Акт приема-передачи основного средства (форма ОС-1 и её варианты) в программах 1С не существует как отдельный документ, который нужно искать в журналах. Это печатная форма, которая формируется на основании учетного документа — чаще всего «Принятие к учету ОС» или «Поступление оборудования». Поэтому правильный ответ на вопрос «где акт» — в кнопке «Печать» соответствующего документа.
Конкретный путь зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8.3, 1С:ERP, 1С:Управление холдингом и отраслевых решениях разделы и названия кнопок немного различаются. Ниже разобраны основные сценарии для самых распространенных конфигураций, а также способы вывести акт задним числом, распечатать формы ОС-1а и ОС-1б и решить типичные проблемы с печатью.
Важно понимать логику: сначала в базе создается учетный документ, который отражает поступление или принятие к учету объекта, и только потом из него печатается акт. Если документа нет или он заполнен не полностью, печатная форма либо будет недоступна, либо выйдет с пустыми полями.
Акт ОС-1 в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии 8.3 основной путь выглядит так: откройте раздел «ОС и НМА» → «Принятие к учету ОС». Найдите нужный документ в журнале или создайте новый. Внутри документа нажмите кнопку «Печать» — в выпадающем списке будет пункт «Акт о приеме-передаче объекта ОС (ОС-1)» или «Акт приема-передачи ОС». После выбора откроется предварительный просмотр унифицированной формы.
Если объект только куплен и еще не принят к учету, последовательность длиннее. Сначала оформляется «Поступление оборудования» (раздел «ОС и НМА» → «Поступление оборудования») — этот документ фиксирует факт покупки и формирует проводку на счет 08. Затем на его основании создается «Принятие к учету ОС», где объект переводится на счет 01, назначается срок полезного использования и способ амортизации. Акт ОС-1 печатается именно из второго документа.
Для передачи объекта между подразделениями или при продаже используются другие документы: «Передача ОС» (при реализации) и «Перемещение ОС» (внутри организации). Из документа «Передача ОС» также доступна печать акта приема-передачи — это тот случай, когда акт нужен при выбытии, а не при постановке на учет.
- 1Откройте раздел «ОС и НМА» → «Принятие к учету ОС»
- 2Найдите документ по объекту или создайте новый на основании поступления
- 3Заполните счета учета, срок полезного использования, способ отражения расходов
- 4Проведите документ
- 5Нажмите «Печать» → «Акт о приеме-передаче объекта ОС (ОС-1)»
- 6Проверьте предварительный просмотр и распечатайте или сохраните в PDF
Как распечатать ОС-1а и ОС-1б
Форма ОС-1а применяется для зданий и сооружений, а ОС-1б — для групп однотипных объектов, принимаемых одним актом. В типовой 1С:Бухгалтерии эти формы доступны там же, в меню «Печать» документа «Принятие к учету ОС». Если в списке их нет, проверьте, не свернут ли список печатных форм — иногда часть пунктов скрывается под кнопкой «Еще» или в подменю.
Для ОС-1б логика особая: один акт на несколько объектов. В документе «Принятие к учету ОС» должна быть заполнена табличная часть с несколькими основными средствами. Если в документе один объект, форма ОС-1б технически может сформироваться, но по смыслу она предназначена именно для групп — например, партии одинаковых компьютеров или мебели.
В некоторых конфигурациях и старых релизах формы ОС-1а и ОС-1б могут отсутствовать в стандартном комплекте. Тогда их подключают как внешние печатные формы через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Внешнюю форму должен подготовить специалист по 1С — самостоятельно подключать файлы из непроверенных источников небезопасно.
Где искать акт в 1С:ERP и 1С:КА
В 1С:ERP Управление предприятием и 1С:Комплексная автоматизация учет ОС ведется в разделе «Внеоборотные активы». Документ называется «Принятие к учету ОС» (в некоторых релизах — «Принятие к учету ОС 2.4» для регламентированного учета). Откройте документ, и в командной панели найдите кнопку печати — форма ОС-1 доступна из списка печатных форм.
Особенность ERP в том, что учет ОС может вестись параллельно в управленческом и регламентированном контурах. Акт ОС-1 — это форма регламентированного учета, поэтому печатайте её из документа, который формирует бухгалтерские проводки. Если документ создан только в управленческом учете, печатная форма ОС-1 может отсутствовать или формироваться с пустыми данными о стоимости.
Для внутренних перемещений в ERP используется «Перемещение ОС», из которого также печатается акт (форма ОС-2 — накладная на внутреннее перемещение). Не путайте: ОС-1 — приема-передача между организациями или при постановке на учет, ОС-2 — перемещение внутри одной организации.
Сравнение форм актов по ОС
Приема-передача одного объекта ОС: покупка, безвозмездное получение, вклад в капитал. Печатается из «Принятие к учету ОС» или «Передача ОС».
То же для зданий и сооружений. Отличается составом характеристик: площадь, материал, год постройки.
Групповой акт для нескольких однородных объектов, принимаемых одновременно. Требует нескольких строк в табличной части документа.
Накладная на внутреннее перемещение между подразделениями одной организации. Печатается из «Перемещение ОС».
Как вывести акт задним числом и для старых документов
Частая задача — распечатать акт для объекта, принятого к учету давно, когда бумажный оригинал утерян или не формировался. Для этого достаточно найти документ «Принятие к учету ОС» за нужный период через журнал (раздел «ОС и НМА», установите отбор по дате или организации) и нажать «Печать». Дата в акте подставится из документа, перепроводить ничего не нужно.
Если документ находится в закрытом периоде, открывать и перепроводить его не требуется — печать доступна и без изменения документа. Это важно: перепроведение документов закрытых периодов может изменить регламентированную отчетность, поэтому просто открывайте документ на просмотр и печатайте форму.
Когда объект принят к учету вручную через операцию (без типового документа), печатной формы ОС-1 не будет. В этом случае либо создают корректный документ «Принятие к учету ОС» текущей датой с комментарием о техническом характере записи, либо формируют акт во внешней обработке или вручную в текстовом редакторе, беря данные из карточки основного средства.
Почему кнопка печати ОС-1 недоступна или форма пустая
Самая частая причина пустой или недоступной формы — непроведенный или незаполненный документ. Проверьте, что документ проведен (значок в журнале без красной пометки), заполнены основное средство, первоначальная стоимость, срок полезного использования и материально ответственное лицо. Пустые поля МОЛ и подразделения — типовой источник пропусков в печатной форме.
Вторая причина — не заполнены сведения об ответственных лицах организации. Подписи руководителя и главного бухгалтера в акт подставляются из регистра «Ответственные лица организаций» (в 1С:Бухгалтерии: карточка организации → «Подписи» или аналогичный раздел). Если на дату документа ответственные не указаны, строки подписей останутся пустыми.
Третья ситуация — недостаток прав. Если кнопка «Печать» есть, но нужной формы в списке нет, возможно, у пользователя ограниченный профиль. Уточните у администратора, включены ли права на печатные формы документов ОС. Реже форма отсутствует из-за доработанной конфигурации, где типовые печатные формы заменены собственными.
Проверка заполнения акта перед подписанием
Перед тем как отправлять акт на подпись, сверьте ключевые поля с первичными документами: наименование и инвентарный номер объекта, дата принятия к учету, первоначальная стоимость, срок полезного использования, заводской номер (для оборудования). Инвентарный номер в акте должен совпадать с номером в карточке основного средства — расхождение создаст проблемы при инвентаризации.
Откройте карточку ОС (раздел «ОС и НМА» → «Основные средства») и сравните данные с актом. Если в акте пустые поля, которых нет в карточке (например, изготовитель или паспортные данные), заполните их в карточке объекта и сформируйте печатную форму заново — перепроводить документ для этого не нужно.
Как проверить результат
Совпадает с карточкой ОС и инвентарной книгой
Пустой или отличается от карточки объекта
Совпадает с проводкой по счету 01 и документом поступления
Пустая, нулевая или отличается от проводок
Подставлены ФИО руководителя и главбуха на дату документа
Строки подписей пустые — не заполнен регистр ответственных лиц
Равна дате документа «Принятие к учету ОС»
Текущая дата или дата поступления вместо даты принятия к учету
FAQ
Можно ли распечатать ОС-1 без проведения документа?
Технически печатная форма часто формируется и из непроведенного документа, но делать так не стоит: данные могут быть неполными, а акт не будет соответствовать учетным записям. Сначала проведите документ, затем печатайте.
Чем отличается акт из «Передача ОС» от акта из «Принятие к учету ОС»?
Обе печатные формы — это ОС-1, но первая оформляет выбытие объекта при продаже или безвозмездной передаче другой стороне, вторая — постановку на учет в вашей организации. Продавец и покупатель печатают акт каждый из своего документа.
В списке печатных форм нет ОС-1а и ОС-1б. Что делать?
Проверьте подменю «Еще» в кнопке «Печать». Если форм нет и там, их подключают как внешние печатные формы через «Администрирование» → «Дополнительные отчеты и обработки» — эту работу должен выполнить специалист по 1С или администратор.
Как распечатать акт для нескольких объектов сразу?
Создайте один документ «Принятие к учету ОС» с несколькими строками в табличной части и выберите форму ОС-1б — она предназначена для групп однородных объектов. Для разнородных объектов акты печатаются по каждому документу отдельно.
Обязательно ли использовать именно форму ОС-1?
Нет, с 2013 года унифицированные формы необязательны. Организация может утвердить собственный бланк акта, содержащий обязательные реквизиты первичного документа. В 1С такой шаблон подключается как внешняя печатная форма.
Данные в акте устарели (сменился руководитель). Как обновить?
Обновите сведения в регистре ответственных лиц с правильной датой начала действия и сформируйте печатную форму заново из того же документа. Перепроводить документ не требуется — форма берет актуальные данные на дату документа.
Что важно запомнить
Акт приема-передачи ОС в 1С — это печатная форма документа «Принятие к учету ОС» (или «Передача ОС» при выбытии), доступная через кнопку «Печать». Перед печатью проверьте проведение документа, заполнение МОЛ и ответственных лиц. Для старых документов перепроведение не нужно — форма печатается из закрытых периодов без изменения данных.