Доверенность на получение ТМЦ в 1С 8.3: где найти и как оформить

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в 1С 8.3 не является самостоятельным документом учёта — это печатная форма, которая формируется на основании других документов. Чаще всего она печатается из документа «Счёт на оплату поставщика» или «Поступление (акты, накладные)», а в ряде конфигураций доступна и из заказа поставщику. Типовая форма — М-2 (или М-2а), утверждённая для учёта доверенностей на получение материальных ценностей.

Точное расположение команды печати зависит от конфигурации: «Бухгалтерия предприятия 3.0», «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация» и «ERP» выводят доверенность в разных местах меню «Печать». Ниже разобраны основные сценарии для наиболее распространённых конфигураций, а также способ найти форму, если её нет в стандартном списке.

Перед печатью важно проверить заполненность данных: доверенность подтягивает сведения об организации, доверенном лице и поставщике из справочников и документа-основания. Если какие-то поля пустые, форма выйдет незаполненной, и её придётся дорабатывать вручную.

Где находится печатная форма доверенности в 1С:Бухгалтерии 3.0

В «1С:Бухгалтерии 8.3» доверенность формируется из документов раздела «Покупки». Основной путь: откройте журнал «Покупки → Счета на оплату поставщиков», найдите нужный счёт, откройте его и нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа. В выпадающем списке будет пункт «Доверенность на получение ТМЦ (М-2)».

Аналогичная команда доступна из документа «Поступление (акты, накладные, УПД)» — раздел «Покупки → Поступление». Это удобно, когда доверенность выписывается уже при фактическом получении ценностей по накладной поставщика, а не на этапе оплаты.

Если доверенность нужна сотруднику для получения ценностей, уже оплаченных по безналичному расчёту, логичнее печатать её из счёта на оплату: в этом случае в форму подтягивается реквизит «По документу» — номер и дата счёта, что соответствует практике оформления М-2.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки → Счета на оплату поставщиков» или «Поступление (акты, накладные)»
2. 2
   Найдите и откройте нужный документ
3. 3
   Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа
4. 4
   Выберите «Доверенность на получение ТМЦ (М-2)»
5. 5
   Проверьте заполнение полей: доверенное лицо, паспортные данные, поставщик, срок действия
6. 6
   Нажмите «Печать» в окне предварительного просмотра

Как заполнить данные доверенного лица

Форма М-2 требует указания ФИО доверенного лица, его должности и паспортных данных. В 1С эти сведения берутся из справочника «Физические лица» и кадровых данных сотрудника. Если паспортные данные не заполнены, в печатной форме соответствующие поля останутся пустыми.

Чтобы заполнить паспорт, откройте «Справочники → Физические лица», выберите сотрудника и перейдите по ссылке «Личные данные» (или «Паспортные данные» — зависит от релиза). Укажите серию, номер, кем и когда выдан документ. Сохранённые данные будут автоматически подставляться во все доверенности, где выбрано это лицо.

Должность доверенного лица подтягивается из кадрового документа «Приём на работу». Если сотрудник принят без оформления кадровых документов (что встречается в маленьких организациях), должность в доверенности не появится — её придётся дописать вручную в табличном документе до печати, либо оформить приём на работу.

Доверенность в УТ 11, КА 2 и ERP

В «1С:Управление торговлей 11», «Комплексной автоматизации» и «ERP Управление предприятием» доверенность также печатается из документов закупки. Откройте «Заказ поставщику» или «Приобретение товаров и услуг», нажмите «Печать» и найдите «Доверенность на получение товаров (М-2)» или аналогичный пункт — название может немного отличаться между релизами.

В этих конфигурациях состав печатных форм документа может быть изменён через настройку «Изменить состав команд» в меню «Печать». Если доверенности нет в списке, проверьте, не скрыта ли она: нажмите «Печать → Настройка списка команд» (или «Все действия → Изменить состав команд печати») и включите нужную форму.

В некоторых отраслевых решениях и старых конфигурациях (например, «Управление производственным предприятием 1.3») доверенность может находиться в разделе «Покупки» как отдельная печатная форма обработки или вызываться только из конкретного вида документа. Ориентируйтесь на кнопку «Печать» внутри документа-основания — это универсальный способ.

Что делать, если доверенности нет в меню «Печать»

Отсутствие формы в списке печати обычно объясняется одной из трёх причин: форма скрыта настройкой состава команд, конфигурация доработана и типовая форма отключена, либо у пользователя ограничены права. Начните проверку с настройки состава команд печати — это самая частая причина.

Если конфигурация доработана сторонними разработчиками, доверенность может быть вынесена во внешнюю печатную форму. Внешние формы подключаются через «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки». Посмотрите список подключённых обработок — возможно, доверенность там под другим названием.

Когда типовой формы нет вовсе (редкие или самописные конфигурации), доверенность оформляют внешней печатной формой, разработанной программистом, либо заполняют вручную вне 1С. Самостоятельно подключать внешние обработки из непроверенных источников не стоит — это риск для безопасности базы.

Проверка заполнения и типичные ошибки

После формирования печатной формы проверьте ключевые реквизиты: наименование организации-плательщика, ИНН, данные поставщика, документ-основание (счёт или накладная), ФИО и паспорт доверенного лица, срок действия доверенности и перечень получаемых ценностей. Перечень ТМЦ в М-2 заполняется из табличной части документа-основания.

Частая ошибка — печать доверенности из документа с незаполненным поставщиком или с пустой табличной частью: форма выйдет без перечня ценностей. Другая типичная ситуация — устаревшие паспортные данные сотрудника после замены паспорта: доверенность будет содержать недействительные сведения, и поставщик может отказать в отпуске товара.

Также проверьте срок действия доверенности. В форме он обычно заполняется автоматически или вводится вручную в параметрах печати. Законодательно срок действия доверенности от юридического лица не ограничен, но на практике поставщики и внутренние регламенты часто требуют ограниченный срок — уточните требования вашей учётной политики.

Хранение и учёт выданных доверенностей

Форма М-2 предполагает отрывной корешок, который остаётся в бухгалтерии для учёта выданных доверенностей. В типовой 1С 8.3 автоматический регистр учёта выданных доверенностей, как правило, не ведётся — программа формирует только печатный бланк. Журнал учёта организация ведёт в бумажном виде или отдельным внутренним документом.

Для внутреннего контроля удобно сохранять сформированную доверенность в PDF и прикреплять к документу-основанию через механизм присоединённых файлов (кнопка со скрепкой в форме документа). Это позволит быстро найти, кому и когда выдавалась доверенность по конкретной поставке.

Если учёт доверенностей критичен (большие обороты, строгий внутренний контроль), задачу решают доработкой: добавлением регистра сведений или отдельного документа «Доверенность». Такую доработку выполняет программист 1С — самостоятельно изменять конфигурацию без опыта не следует.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма М-2

Норма

Заполнены организация, поставщик, доверенное лицо, паспорт, перечень ТМЦ, срок действия

Тревожный признак

Пустые поля паспорта, должности или перечня ценностей

Команда печати

Норма

«Доверенность (М-2)» есть в меню «Печать» документа-основания

Тревожный признак

Пункт отсутствует и не находится в настройке состава команд

Данные физлица

Норма

В карточке физлица актуальные паспорт и есть кадровый документ с должностью

Тревожный признак

Паспорт не заполнен или устарел после замены документа

FAQ

Есть ли в 1С 8.3 отдельный документ «Доверенность»?

В типовых конфигурациях (Бухгалтерия 3.0, УТ 11, КА 2, ERP) отдельного документа «Доверенность на получение ТМЦ» нет — это печатная форма М-2, формируемая из счёта на оплату, заказа поставщику или поступления. Отдельный документ добавляется только доработкой.

Почему в доверенности пустые паспортные данные сотрудника?

Форма берёт паспорт из справочника «Физические лица». Откройте карточку сотрудника, перейдите в личные данные и заполните паспортные сведения — после этого форма заполнится автоматически.

Можно ли напечатать доверенность без документа-основания?

Штатно — нет, форма строится по данным документа. Если основания ещё нет, создайте счёт на оплату поставщику с нужным перечнем ценностей и напечатайте доверенность из него, либо оформите бланк вне программы.

Что делать, если пункта «Доверенность» нет в меню «Печать»?

Сначала откройте настройку состава команд печати в меню «Печать» документа и включите скрытую форму. Если её там нет — проверьте подключённые внешние печатные формы в разделе «Администрирование» и уточните у администратора, не доработана ли конфигурация.

Как указать срок действия доверенности?

В зависимости от конфигурации срок либо задаётся в параметрах перед печатью, либо подставляется автоматически. Если поле не редактируется в параметрах, его можно дописать вручную в сформированном табличном документе до вывода на принтер.

Нужно ли регистрировать выданные доверенности в 1С?

Типовая программа не ведёт автоматический журнал выданных доверенностей. Для контроля сохраняйте PDF в присоединённых файлах документа-основания и ведите бумажный журнал по корешкам формы М-2, либо закажите доработку регистра учёта у специалиста 1С.