Документы и Печать · 11 мин
Где в 1С 8 находятся доверенности на получение и как их оформить
Разбираем, где в 1С 8 находятся доверенности на получение ТМЦ (форма М-2): пути в разных конфигурациях, создание, печать, регистрация и типичные ошибки.
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей (типовая форма М-2 или собственный формат, утверждённый организацией) — один из тех документов, которые в 1С 8 «прячутся» по-разному в зависимости от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8» это самостоятельный документ в разделе покупок, в «Управлении торговлей» — внутри раздела закупок, а в старых конфигурациях доверенность может вообще создаваться только как печатная форма из документа поступления.
Знание точного расположения документа важно не только для скорости работы: доверенность должна быть зарегистрирована в журнале учёта, привязана к контрагенту и сотруднику, а её номер и дата попадают в печатную форму. Если бухгалтер оформляет доверенность «на бумаге» мимо программы, нарушается сквозная нумерация и контроль выданных документов.
Ниже разберём конкретные пути к документу в основных конфигурациях 1С 8.3, порядок создания и печати, регистрацию в журнале, а также типичные проблемы — от отсутствия документа в интерфейсе до ошибок в печатной форме.
Где находится документ «Доверенность» в 1С:Бухгалтерии 8
В типовой «1С:Бухгалтерии 8» (редакция 3.0) доверенность на получение материальных ценностей — это отдельный документ. Стандартный путь: откройте раздел «Покупки» в главном меню слева, затем в группе «Покупки» или «Документы» выберите пункт «Доверенности». Откроется журнал, где видны все выданные доверенности с номерами, датами, контрагентами и сотрудниками.
Если пункта «Доверенности» в разделе нет, проверьте настройку видимости команд: нажмите на «шестерёнку» или кнопку «Ещё» в панели навигации раздела и посмотрите, не скрыта ли команда. В некоторых доработанных интерфейсах администратор убирает редко используемые документы из панели навигации, но сам документ в базе присутствует.
Второй способ — через полнотекстовый поиск или «Все функции». Нажмите кнопку с лупой в правом верхнем углу и введите «доверенность», либо откройте меню «Главное меню» → «Все функции» → «Документы» → «Доверенность». Режим «Все функции» доступен, если его включил администратор в параметрах программы.
Доверенности в 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации
В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации 2» доверенности на получение ТМЦ расположены в разделе «Закупки». Откройте его и найдите в списке документов пункт «Доверенности на получение ТМЦ» (в некоторых релизах — «Выданные доверенности»). Журнал показывает все выданные доверенности с возможностью отбора по организации, контрагенту и периоду.
Здесь доверенность тесно связана с документами закупки: её удобно создавать на основании «Заказа поставщику» или «Приобретения товаров и услуг». Откройте основание, нажмите «Создать на основании» и выберите доверенность — программа подставит поставщика и перечень ценностей автоматически, что исключает расхождения между заказом и доверенностью.
В УТ 11 доверенность может быть недоступна, если отключена соответствующая функциональная опция. Проверьте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки»: опция использования доверенностей должна быть включена. Без прав администратора эту настройку изменить нельзя.
Как создать доверенность на получение
Порядок создания во всех конфигурациях схож. Откройте журнал доверенностей и нажмите «Создать». Заполните ключевые поля: организацию, от имени которой выдаётся доверенность; контрагента-поставщика; сотрудника (физическое лицо), которому доверенность выдана; срок действия. Номер программа присвоит автоматически при записи.
В табличную часть внесите перечень получаемых ценностей: наименование, единицу измерения и количество. Если доверенность создана на основании документа закупки, табличная часть заполнится автоматически — достаточно проверить и при необходимости скорректировать. Перечень в доверенности должен соответствовать тому, что реально отпустит поставщик, иначе на складе поставщика могут отказать в отпуске.
Реквизиты сотрудника — паспортные данные и должность — подтягиваются из справочника физических лиц. Если паспортные данные в карточке сотрудника не заполнены, в печатной форме останутся пустые строки. Заполните их заранее: откройте карточку физического лица и внесите документ, удостоверяющий личность.
- 1Откройте журнал доверенностей: «Покупки» → «Доверенности» (БП) или «Закупки» → «Доверенности на получение ТМЦ» (УТ/КА)
- 2Нажмите «Создать» и укажите организацию, поставщика и сотрудника-получателя
- 3Проверьте паспортные данные и должность сотрудника в карточке физлица
- 4Заполните перечень получаемых ТМЦ в табличной части
- 5Укажите срок действия доверенности
- 6Запишите и проведите документ, затем выведите печатную форму кнопкой «Печать»
- 7Проверьте номер, дату и подписи в сформированной форме
Печать доверенности: форма М-2 и собственные бланки
После записи документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели. В типовых конфигурациях доступна унифицированная форма М-2 (и М-2а — с корешком для журнала учёта). С 2013 года унифицированные формы не обязательны, поэтому многие организации используют собственный бланк, утверждённый в учётной политике — в типовой 1С его можно подключить через механизм внешних печатных форм.
Перед печатью проверьте предварительный просмотр: корректность наименования организации (подтягивается из карточки организации), ИНН/КПП, реквизиты документа-основания, паспортные данные получателя и перечень ценностей. Ошибки в карточке организации — например, незаполненный КПП — напрямую попадут в печатную форму.
Если нужна нестандартная форма, используйте раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки» и подключите внешнюю печатную форму, разработанную под ваш бланк. Самостоятельно править макет в конфигураторе стоит только при понимании механизма макетов — ошибочное изменение типового макета сломает печать для всех пользователей.
Регистрация и контроль выданных доверенностей
Журнал документов «Доверенности» в 1С фактически выполняет роль журнала учёта выданных доверенностей: по нему видно, кому, когда и на получение чего выдан документ. Для контроля используйте отборы по периоду, сотруднику и контрагенту — это позволяет быстро найти доверенность при сверке с поставщиком или при возврате неиспользованного бланка.
Нумерация доверенностей ведётся автоматически и сквозная в пределах периода (обычно года). Не редактируйте номера вручную без необходимости: ручное вмешательство может привести к дублированию номеров, что критично для документа, удостоверяющего полномочия. Если нумерация сбилась, корректируйте её осознанно, проверив последний выданный номер.
Для аннулирования ошибочно выданной доверенности типовой механизм — пометка документа на удаление либо установка пометки «не использована» (в зависимости от конфигурации). Удалённый документ остаётся в журнале с пометкой, что сохраняет историю выдачи для внутреннего контроля.
Как проверить результат
Заполнены организация, поставщик, паспортные данные получателя, перечень ТМЦ, срок действия
Пустые поля паспорта, отсутствует перечень ценностей или реквизиты организации
Номер идёт последовательно после предыдущей доверенности
Дубли номеров или разрывы без помеченных на удаление документов
Доверенность создана на основании заказа/поступления, перечень совпадает
Перечень в доверенности расходится с документом закупки
Типичные проблемы и их решение
Самая частая жалоба — «документа нет в меню». Причины: команда скрыта настройкой панели навигации, отключена функциональная опция (в УТ/КА), либо у пользователя нет прав на документ. Проверяйте в указанном порядке: сначала «Все функции», затем функциональные опции, затем права доступа через профиль группы доступа.
Вторая типичная ситуация — пустые паспортные данные или должность в печатной форме. Данные берутся из справочника «Физические лица» (или «Сотрудники»), а не из самого документа. Заполните документ, удостоверяющий личность, в карточке физлица и перепроведите печать.
Третья проблема — доверенность создаётся «вручную», без основания, и перечень ТМЦ расходится с накладной поставщика. Решение простое: заведите правило создавать доверенность на основании документа закупки. Это занимает на одно действие больше, но исключает споры при отпуске товара.
Когда доверенность в 1С оформляется иначе
В ряде случаев доверенность на получение в 1С не создаётся отдельным документом вовсе. Если организация получает ценности по электронному документообороту и без бумажной доверенности (полномочия подтверждаются иначе, например договором и паспортом получателя), документ в базе может отсутствовать как таковой — и это нормально.
В конфигурациях для малого бизнеса (например, «1С:Управление нашей фирмой») доверенность часто реализована как печатная форма документа «Приходная накладная» или «Заказ поставщику», а не отдельный документ. Ищите кнопку «Печать» в документе закупки и проверяйте список доступных форм — там может быть «Доверенность (М-2)».
Если в вашей конфигурации доверенности нет ни как документа, ни как печатной формы, варианты такие: подключить внешнюю печатную форму, использовать произвольный документ через механизм дополнительных печатных форм, либо заказать доработку у специалиста по 1С. Выбор зависит от того, насколько часто документ используется и нужен ли учёт выданных доверенностей в базе.
Сравнение вариантов
Подходит при регулярной выдаче: журнал учёта, сквозная нумерация, печать М-2 из коробки
Подходит при редком использовании в конфигурациях без отдельного документа; нет отдельного журнала учёта
Подходит, когда нужен свой бланк; требует разработки, но не трогает конфигурацию
Допустимо при разовых случаях, но ломает нумерацию и контроль выданных доверенностей
Частые вопросы
Где искать доверенность, если в разделе «Покупки» её нет?
Откройте «Главное меню» → «Все функции» → «Документы» и найдите «Доверенность» в списке. Если режим «Все функции» недоступен, попросите администратора включить его в параметрах или добавить команду в панель навигации раздела через настройку вида.
Почему в печатной форме пустые паспортные данные сотрудника?
Доверенность берёт паспортные данные из карточки физического лица, а не из самого документа. Откройте справочник «Физические лица» (или «Сотрудники» → переход в карточку физлица), заполните документ, удостоверяющий личность, и сформируйте печатную форму заново.
Можно ли изменить номер доверенности вручную?
Технически поле номера редактируется, но делать это стоит только при восстановлении сбитой нумерации. Произвольная смена номера приводит к дублям, что недопустимо для документа, удостоверяющего полномочия. Перед правкой проверьте последний выданный номер в журнале.
Обязательно ли использовать форму М-2?
Нет, унифицированные формы первичных документов не обязательны. Организация вправе использовать собственный бланк, утверждённый в учётной политике, при условии наличия обязательных реквизитов. В 1С свой бланк подключается через механизм внешних печатных форм.
Как аннулировать ошибочно выданную доверенность?
Пометьте документ на удаление — он останется виден в журнале с пометкой, что сохраняет историю и непрерывность нумерации. Полное удаление через «Удаление помеченных объектов» применяйте только если доверенность не выдавалась и не печаталась.
Доверенность формирует проводки в бухгалтерском учёте?
Нет. Документ «Доверенность» в 1С:Бухгалтерии 8 не создаёт движений по регистрам и проводок — он служит только для учёта выданных доверенностей и печати бланка. Оприходование ценностей отражается отдельным документом поступления.
Что важно запомнить
Доверенность на получение в 1С 8 — это документ в разделе «Покупки» (БП) или «Закупки» (УТ/КА), либо печатная форма документа закупки в упрощённых конфигурациях. Создавайте её на основании документа закупки, следите за заполнением паспортных данных физлица и не нарушайте сквозную нумерацию.