Документы и Печать · 9 мин
Где в 1С 8.3 находятся счета-фактуры на аванс
Где найти счета-фактуры на аванс в 1С 8.3: журналы, обработка регистрации, формирование из документов оплаты и отгрузки, проверка книги покупок и продаж.
Счета-фактуры на аванс в 1С 8.3 хранятся не в отдельном журнале, а в общем списке документов «Счета-фактуры», сгруппированном по видам. Найти их можно через раздел «Продажи» или «Покупки» в зависимости от того, выданный это аванс или полученный. Дополнительно авансовые счета-фактуры массово создаются специальной обработкой «Регистрация счетов-фактур на аванс».
Различают две ситуации: организация получила предоплату от покупателя (счёт-фактура на аванс выданный, начисление НДС) и организация сама перечислила аванс поставщику (счёт-фактура полученный, вычет НДС). В обоих случаях программа использует один вид документа «Счёт-фактура», но с разными видами операции: «На аванс» и «На аванс комитента», а у полученных — «На аванс» от поставщика.
Ниже разобрано, где именно в интерфейсе типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3» искать эти документы, как их создать вручную и массово, как проверить корректность отражения в книге покупок и книге продаж и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где находится журнал счетов-фактур в 1С 8.3
Основная точка входа — раздел «Продажи», подраздел «Счета-фактуры». Здесь отображаются все выданные счета-фактуры: на отгрузку, на аванс, налогового агента и корректировочные. Чтобы увидеть только авансовые, отсортируйте список по колонке «Вид счёта-фактуры» или настройте отбор по значению «На аванс».
Полученные счета-фактуры на аванс, которые поставщик выставил вашей организации, находятся в разделе «Покупки → Счета-фактуры». Там действует тот же принцип: единый журнал, фильтрация по виду документа.
Если нужного раздела не видно в панели навигации, откройте полный список через главное меню: «Все функции → Документы → Счёт-фактура выданный» или «Счёт-фактура полученный». Режим «Все функции» включается через кнопку с тремя точками или шестерёнку в правом верхнем углу окна.
Отбор по виду «На аванс»
Проверить привязку к поступлению оплаты
Запустить обработку регистрации на аванс
Как создать счёт-фактуру на аванс из документа оплаты
Самый простой способ — создать документ на основании поступления оплаты. Откройте документ «Поступление на расчётный счёт» или «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата от покупателя», по которому получена предоплата. Нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Счёт-фактура выданный».
Программа автоматически подставит контрагента, договор, сумму аванса и ставку НДС из договора. Проверьте, что вид счёта-фактуры установлен «На аванс», и запишите документ. Номер присваивается автоматически в общей нумерации счетов-фактур.
Если кнопка «Создать на основании» не предлагает счёт-фактуру, проверьте вид операции платёжного документа: для возврата средств или операций без договора авансовый счёт-фактура не формируется.
- 1Откройте документ поступления оплаты от покупателя
- 2Нажмите «Создать на основании → Счёт-фактура выданный»
- 3Проверьте вид «На аванс», сумму и ставку НДС
- 4Проведите документ и проверьте номер в журнале
Массовая регистрация через обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс»
Когда авансов много, создавать документы по одному нерационально. В типовой конфигурации предусмотрена обработка: «Операции → Регистрация счетов-фактур на аванс» (в некоторых релизах она также доступна из раздела «Продажи» или «Банк и касса»).
Укажите период и организацию, затем нажмите «Заполнить». Программа проанализирует остатки по счетам расчётов авансов полученных (62.02) и покажет все незарегистрированные авансы с суммами и ставками НДС. Кнопка «Выполнить» создаст счета-фактуры по всем строкам списка.
Обработка учитывает зачтённые авансы: если в том же периоде аванс был закрыт отгрузкой, программа исключит его или покажет только незачтённый остаток — в зависимости от настроек учётной политики. Перед запуском убедитесь, что все банковские выписки за период загружены, иначе часть авансов не попадёт в список.
Где отражаются авансовые счета-фактуры в отчётах
Выданные счета-фактуры на аванс попадают в книгу продаж: «Операции → Книга продаж» или через отчёт в разделе «Отчёты». Там они формируют начисление НДС с полученной предоплаты. При последующей отгрузке и зачёте аванса тот же НДС восстанавливается через книгу покупок.
Полученные авансовые счета-фактуры при наличии права на вычет отражаются в книге покупок, а после поступления товаров или услуг НДС восстанавливается в книге продаж. Проверить движения можно через отчёт «Анализ НДС» или стандартные отчёты «Книга покупок» и «Книга продаж» за квартал.
Также полезен отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 76.АВ (НДС по авансам полученным) и 76.ВА (НДС по авансам выданным): остатки на этих счетах должны соответствовать незакрытым авансам на 62.02 и 60.02.
Как проверить результат
НДС соответствует сумме незачтённых авансов
Есть авансы без начисленного НДС или наоборот
Авансовые СФ присутствуют с верными суммами
СФ есть в журнале, но не попали в книгу
Нет дублей на один документ оплаты
Два СФ на один аванс — двойное начисление НДС
Типичные ошибки при работе с авансовыми счетами-фактурами
Чаще всего проблемы возникают не с поиском документов, а с их отсутствием или дублированием. Ниже — ситуации, которые стоит проверить в первую очередь.
Ещё одна частая ситуация — аванс в валюте или по договору с особыми условиями. В таких случаях перед массовой регистрацией проверьте пару документов вручную и убедитесь, что программа корректно пересчитывает суммы и ставки.
Если счёта-фактуры на аванс не формируются: что проверить
Начните с учётной политики организации: раздел «Главное → Учётная политика». Там задаётся порядок регистрации счетов-фактур на аванс и порядок зачёта авансов. Если порядок не задан или выбран вариант, исключающий регистрацию, обработка будет возвращать пустой список.
Далее проверьте сами платёжные документы: проведены ли они, указан ли договор с покупателем, корректен ли вид операции. Оплата без договора попадает на расчёты «по счетам», и аванс по ней может не определиться.
Наконец, сверьте остатки по 62.02 в разрезе контрагентов и договоров. Если аванс числится на счёте, а обработка его не видит, чаще всего причина в разрыве аналитики: оплата и договор в платёжке не совпадают с тем, что ожидает обработка.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Авансовые счета-фактуры ищите в журналах «Продажи → Счета-фактуры» и «Покупки → Счета-фактуры» с отбором по виду «На аванс». Создавайте их на основании оплаты или массово через обработку регистрации, а результат контролируйте по книге продаж и счетам 76.АВ / 76.ВА.
Частые вопросы
Почему счёт-фактура на аванс не попадает в книгу продаж?
Обычная причина — документ создан вручную без привязки к документу оплаты или не проведён. Также проверьте, что период книги продаж совпадает с датой счёта-фактуры и что в учётной политике задан порядок регистрации авансов.
Как найти все авансовые счета-фактуры за квартал?
Откройте «Продажи → Счета-фактуры», установите период и настройте отбор по полю «Вид счёта-фактуры» = «На аванс». Альтернатива — отчёт «Книга продаж» с расшифровкой по документам.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру на аванс, если отгрузка в том же месяце?
Это зависит от порядка, закреплённого в учётной политике. Если аванс зачитывается отгрузкой в том же налоговом периоде, многие организации не регистрируют авансовый счёт-фактуру — настройте соответствующий порядок в учётной политике.
Что делать, если обработка регистрации создала дубли?
Пометьте лишние документы на удаление, затем перепроверьте книгу продаж и декларацию по НДС за период. При повторном запуске обработки убедитесь, что ранее созданные счета-фактуры проведены — тогда обработка их не продублирует.
Где посмотреть счета-фактуры на аванс, выданные поставщику?
В разделе «Покупки → Счета-фактуры» с отбором по виду «На аванс». Право на вычет по ним возникает при наличии счёта-фактуры поставщика, договора с условием предоплаты и платёжного документа.
Можно ли изменить номер авансового счёта-фактуры вручную?
Технически номер редактируется, но делать это стоит только для исправления разрывов нумерации. Произвольная смена номеров нарушит сквозную хронологию счетов-фактур и вызовет вопросы при сверке с покупателями.