Где в 1С 8.3 находятся доверенности и как их оформить

Доверенность в 1С 8.3 — это документ, который оформляется, когда сотрудник получает товарно-материальные ценности от поставщика по доверенности от организации. В типовых конфигурациях (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) доверенности находятся в разделе, связанном с покупками или складом, и точный путь зависит от конфигурации.

Чаще всего пользователь ищет доверенности в момент, когда нужно быстро выписать форму М-2 (или М-2а) для сотрудника, который едет забирать товар. Ниже разобраны конкретные пути в меню популярных конфигураций, порядок создания документа, заполнение реквизитов и печать унифицированной формы.

Важный нюанс: в некоторых конфигурациях доверенность справочно называется «Доверенность на получение ТМЦ», а в других включена в общий журнал документов по закупкам. Если документ не находится привычным путём, его почти всегда можно найти через функциональный поиск или список «Все документы».

Где находятся доверенности в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 журнал доверенностей расположен в разделе Покупки. Откройте панель разделов, перейдите в «Покупки» и в группе документов найдите пункт «Доверенности». Откроется журнал, где видны все ранее выписанные доверенности с номерами, датами, сотрудниками и контрагентами.

Если пункта «Доверенности» в разделе «Покупки» нет, проверьте настройки навигации раздела: в правом верхнем углу панели функций нажмите значок настройки (шестерёнка или «Настройка навигации») и перенесите команду «Доверенности» из списка доступных в видимые. В типовой поставке команда присутствует, но в некоторых интерфейсах её могли скрыть при настройке.

Альтернативный путь — через общий список документов: раздел Покупки → Поступления (акты, накладные, УПД) не содержит доверенностей напрямую, но доверенность можно создать на основании документа поступления. Для этого откройте поступление товаров и услуг и используйте кнопку «Создать на основании», если она доступна в вашей версии.

Где доверенности в Управлении торговлей 11 и КА 2

В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 журнал доверенностей находится в разделе Закупки. Перейдите: Закупки → Документы закупки (или группа «Оформление накладных и счетов») → «Доверенности на получение товаров». В некоторых релизах команда называется просто «Доверенности».

В УТ 11 доверенность тесно связана с документом «Приобретение товаров и услуг»: её можно создать на основании заказа поставщику или приобретения, тогда часть реквизитов (контрагент, перечень товаров) заполнится автоматически. Это удобно, когда перечень получаемых ценностей большой и вбивать его вручную долго.

Как создать и заполнить доверенность

Откройте журнал доверенностей и нажмите кнопку «Создать». Заполните основные реквизиты шапки: организацию, от имени которой выписывается доверенность, сотрудника (физическое лицо, которому доверяют получение), контрагента-поставщика и срок действия доверенности. Номер документа программа присвоит автоматически при записи.

Особое внимание уделите полям с паспортными данными сотрудника: в форме М-2 они печатаются в обязательном порядке. Если в карточке физического лица паспортные данные не заполнены, доверенность распечатается с пустыми полями — это самая частая причина переделок. Проверьте карточку сотрудника заранее: раздел с личными данными, документ удостоверяющий личность.

Перечень получаемых ценностей заполняется в табличной части: номенклатура, количество, единицы измерения. Если доверенность создаётся на основании поступления или заказа, табличная часть заполнится из документа-основания. После заполнения нажмите «Провести» или «Записать».

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» (БП) или «Закупки» (УТ/КА) и журнал «Доверенности»
2. 2
   Нажмите «Создать» и заполните организацию, сотрудника и контрагента
3. 3
   Проверьте паспортные данные сотрудника в его карточке
4. 4
   Заполните перечень ТМЦ в табличной части или создайте на основании поступления
5. 5
   Запишите документ и распечатайте форму М-2 через кнопку «Печать»
6. 6
   Проверьте на печатной форме номер, дату, срок действия и подписи

Печать формы М-2 и подписи

После записи документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели доверенности и выберите форму М-2 (или М-2а — она отличается наличием отрывного корешка и применяется при журнальном учёте). Программа сформирует унифицированную форму с заполненными реквизитами организации, сотрудника и перечнем ценностей.

Проверьте на печатной форме подписи руководителя и главного бухгалтера: они подставляются из данных об ответственных лицах организации. Если подписи пустые, откройте карточку организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации» в БП) и заполните ответственных лиц на нужную дату. Доверенность без подписей недействительна.

Типичные ошибки при оформлении

Первая распространённая ошибка — выбор сотрудника, у которого не заполнены паспортные данные. Внешне документ выглядит нормально, но на печати поля «Документ, удостоверяющий личность» пустые. Вторая ошибка — неверный срок действия: по общим правилам срок указывается в самой доверенности, и если он истёк, получить товар по ней нельзя.

Третья ошибка — расхождение перечня ценностей в доверенности с фактически отпускаемым товаром. Если поставщик отгружает больше позиций, чем указано, лишние позиции сотрудник получить не сможет. Создавайте доверенность на основании документа поступления или заказа — это исключает ручные расхождения.

Если доверенности не найдены: поиск и права доступа

Если команда «Доверенности» не отображается ни в разделе, ни через настройку навигации, проверьте права пользователя. У ролей с ограниченными правами (например, только продажи) доступ к документам закупок может быть отключён — тогда журнал не виден. Обратитесь к администратору 1С для проверки ролей.

Также используйте универсальный поиск: в поле поиска в правом верхнем углу окна введите «доверенность» и выберите нужную команду из результатов. В конфигурациях на управляемых формах это самый быстрый способ найти любой документ, не зная точного раздела.

Если доверенности выписываются регулярно, выведите команду «Доверенности» в избранное (звёздочка рядом с пунктом меню) — доступ к журналу будет в один клик из начальной страницы.

Проверка результата

После оформления убедитесь, что документ корректен: доверенность отображается в журнале, проведена, печатная форма М-2 содержит все реквизиты — номер, дату выдачи, срок действия, паспортные данные сотрудника, перечень ценностей и подписи ответственных лиц. Любое пустое обязательное поле — повод вернуться к документу и исправить данные.

Частые вопросы

Почему в разделе «Покупки» нет пункта «Доверенности»?

Чаще всего команда скрыта настройками навигации раздела. Откройте настройку панели навигации и перенесите «Доверенности» в видимые команды. Если команды нет и там — проверьте права пользователя или найдите документ через поиск по слову «доверенность».

Можно ли создать доверенность на основании поступления товаров?

Да. В БП 3.0 и УТ 11 доверенность создаётся на основании документа поступления (приобретения) через кнопку «Создать на основании». При этом контрагент и перечень товаров заполняются автоматически, что исключает расхождения с накладной поставщика.

Чем отличается форма М-2 от М-2а?

Форма М-2а имеет отрывной корешок, который остаётся в бухгалтерии при журнальном учёте выданных доверенностей. М-2 применяется, когда корешки не используются. В 1С доступны обе печатные формы — выберите нужную в меню «Печать» документа.

На печатной форме нет подписей руководителя и главбуха. Что делать?

Подписи берутся из данных об ответственных лицах организации. Откройте карточку организации, проверьте, что на дату доверенности указаны руководитель и главный бухгалтер, затем сформируйте печатную форму повторно.

Обязательно ли заполнять паспортные данные сотрудника?

Да, для формы М-2 это обязательные реквизиты: поставщик сверяет документ, удостоверяющий личность, с данными в доверенности. Заполните паспорт в карточке физического лица до печати доверенности.

Как найти ранее выписанную доверенность?

Откройте журнал доверенностей и воспользуйтесь поиском по номеру, сотруднику или контрагенту. При большом количестве документов установите отбор по периоду или организации через кнопку настройки списка.