Документы и Печать · 10 мин
Где распечатать трудовой договор в 1С
Где найти и как распечатать трудовой договор в 1С:ЗУП и 1С:Предприятие: печать из документа приёма на работу, из карточки сотрудника, настройка шаблона.
Трудовой договор в 1С печатается не из отдельного раздела, а из кадрового документа — «Приём на работу» — или из карточки сотрудника. В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) уже есть встроенные печатные формы договора, которые заполняются данными сотрудника автоматически: ФИО, должность, оклад, дата приёма, условия оплаты. Пользователю остаётся выбрать нужную форму и отправить её на принтер или сохранить в файл.
Точное расположение команды зависит от конфигурации и её релиза: в ЗУП 3.1 печатные формы доступны из документа приёма, из списка сотрудников и из личной карточки работника. В «1С:Предприятие 8. Управление нашей фирмой» и «1С:Бухгалтерия» (при ведении кадрового учёта) логика похожая, но набор шаблонов отличается. Ниже разобраны все рабочие пути, способы изменить текст шаблона и типичные проблемы при печати.
Печать из документа «Приём на работу»
Основной и самый надёжный способ — печать договора прямо из документа, которым сотрудник оформлен в штат. Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (в некоторых релизах — «Все кадровые документы»), найдите нужный документ приёма и откройте его. На панели команд документа есть кнопка «Печать» — при нажатии раскрывается список доступных форм, среди которых «Трудовой договор» или «Трудовой договор (при приёме на работу)».
После выбора формы программа формирует табличный документ с уже подставленными данными: реквизиты организации, ФИО работника, должность, подразделение, дата начала работы, размер оклада или тарифной ставки, условия испытательного срока, если он указан в документе. Проверьте заполнение полей перед выводом на бумагу — всё, что не заполнено в документе приёма, в печатной форме останется пустым или будет показано прочерками.
Для вывода на принтер нажмите кнопку с изображением принтера в панели сформированного документа или сочетание Ctrl+P. Если нужен электронный вариант, используйте «Файл» → «Сохранить» и выберите формат PDF — так договор удобно отправить на подпись или приложить к личному делу в электронном архиве.
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и найдите документ приёма сотрудника
- 2Откройте документ и нажмите кнопку «Печать» в командной панели
- 3Выберите форму «Трудовой договор» из списка
- 4Проверьте заполнение полей в сформированном документе
- 5Нажмите Ctrl+P для печати или сохраните файл в PDF
Печать из карточки сотрудника и списка сотрудников
Второй путь удобен, когда документ приёма под рукой нет или он оформлен давно. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите работника в списке и откройте его карточку. В карточке сотрудника также присутствует кнопка «Печать», через которую доступны кадровые печатные формы, включая трудовой договор. Программа подтянет данные из текущего кадрового состояния сотрудника.
Есть нюанс: если после приёма сотрудник переводился на другую должность или менялся оклад, печать из карточки может вывести актуальные, а не первоначальные условия. Для договора, соответствующего первоначальному приёму, корректнее печатать именно из документа приёма. Для дополнительного соглашения к договору используют документ «Кадровый перевод» — у него свой набор печатных форм.
В некоторых релизах печать доступна и прямо из списка сотрудников без открытия карточки: выделите строку с работником и нажмите «Печать» в командной панели списка. Это ускоряет массовую подготовку документов, но проверять содержимое каждой формы всё равно нужно индивидуально.
Какие шаблоны доступны и как изменить текст договора
В типовой поставке ЗУП шаблон договора хранится в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Шаблоны печатных форм». Там находятся макеты в формате офисного документа, которые можно отредактировать под требования организации: добавить пункты об условиях труда, коммерческой тайне, материальной ответственности, изменить формулировки.
Редактирование выполняется прямо в 1С: макет открывается как текстовый документ с полями-подстановками вида [ФИОСотрудника] или [Оклад]. Эти поля нельзя переименовывать и удалять, если данные должны подставляться автоматически — программа ищет их по точному имени. Текст вокруг полей можно менять свободно. После сохранения новый шаблон начнёт использоваться при печати вместо типового.
Если нужен совершенно другой договор — например, договор гражданско-правового характера или договор с особыми условиями для отдельной категории работников — создайте новый шаблон в том же разделе и привяжите его к документу. Для сложных макетов с вычисляемыми полями может потребоваться помощь специалиста по внедрению, поскольку часть данных подставляется программно.
Печать в других конфигурациях 1С
В «1С:Бухгалтерия 8» кадровый учёт ведётся в ограниченном объёме, но приём на работу оформляется, и печать трудового договора доступна из документа «Приём на работу» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы»). Набор шаблонов там скромнее, чем в ЗУП, поэтому организации с развитым кадровым делопроизводством обычно работают в ЗУП, а в бухгалтерию передают только расчётные данные.
В «1С:Управление нашей фирмой» договор печатается из карточки сотрудника или документа «Приём на работу» в разделе «Персонал». Логика та же: кнопка «Печать», выбор формы, проверка, вывод на принтер. Если в вашей конфигурации нужной формы нет совсем, проверьте, не отключены ли дополнительные печатные формы в настройках, и обновите релиз — шаблоны договоров периодически дополняются.
Сравнение вариантов
Даёт форму с условиями на дату приёма. Подходит для первичного оформления договора. Требует, чтобы документ был корректно заполнен.
Быстрый доступ без поиска документа, но может подставить текущие, а не первоначальные условия. Подходит для справок и черновиков.
Позволяет адаптировать текст под организацию. Требует аккуратной работы с полями-подстановками и тестовой печати.
Проверка результата перед подписанием
Сформированный договор нужно проверить до вывода на бумагу. Сверьте ФИО сотрудника с паспортом, наименование организации — с учредительными документами, должность — со штатным расписанием. Дата договора и дата начала работы — разные реквизиты, и оба должны быть заполнены осознанно: именно дата начала работы определяет, когда сотрудник обязан приступить к обязанностям.
Отдельно проверьте суммы: оклад, районный коэффициент, надбавки. Если в печатной форме сумма не выводится или выводится неверно, причина почти всегда в незаполненных начислениях в документе приёма — откройте вкладку с оплатой труда и убедитесь, что назначено основное начисление с корректным размером.
Как проверить результат
Полностью совпадают с документом сотрудника
Сокращения, ошибки, отсутствие паспортных данных
Сумма выведена и совпадает с приказом о приёме
Пустое поле, ноль или устаревшая сумма
Указаны дата договора и дата начала работы
Одна из дат отсутствует или противоречит документу приёма
Верное наименование, ИНН, данные подписанта
Данные другой организации из справочника
Типичные ошибки и их решение
Чаще всего пользователи не находят кнопку печати, потому что документ приёма ещё не записан или не проведён — сначала проведите документ, затем формируйте печатную форму. Вторая частая ситуация: в списке печатных форм нет трудового договора. Это бывает в старых релизах или при использовании внешних печатных форм, которые отключились после обновления. Проверьте раздел «Дополнительные отчёты и обработки» и состояние подключённых внешних форм.
Третья типичная проблема — пустые поля в распечатке. Причина всегда в исходных данных: не заполнено подразделение, не указан характер работы, отсутствует ответственное лицо для подписи. Заполните недостающие реквизиты в документе или в карточке организации и сформируйте форму заново.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли распечатать трудовой договор, если сотрудник принят давно, а документ не найти?
Да. Откройте карточку сотрудника в разделе «Кадры» → «Сотрудники» и используйте кнопку «Печать». Учтите, что форма подтянет текущие данные, поэтому для восстановления первоначальных условий лучше найти документ приёма через журнал «Приёмы, переводы, увольнения» с отбором по сотруднику.
Где взять шаблон, если типовой договор не подходит организации?
Отредактируйте типовой макет в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Шаблоны печатных форм» или создайте новый. Юридическую часть текста должен проверить кадровый специалист или юрист — 1С не гарантирует соответствие произвольного текста требованиям ТК РФ.
Почему в печатной форме пустой оклад?
Почти всегда причина в том, что в документе приёма не назначено плановое начисление или у него не указан размер. Откройте документ, перейдите на вкладку с оплатой труда, добавьте основное начисление с суммой, проведите документ и сформируйте печатную форму заново.
Можно ли сохранить договор в PDF для электронного архива?
Да. Сформируйте печатную форму, затем используйте «Файл» → «Сохранить» и выберите формат PDF. Также доступна отправка по электронной почте прямо из формы через кнопку с изображением конверта, если в программе настроена почтовая учётная запись.
Поддерживается ли электронная подпись трудового договора в 1С?
В ЗУП есть функциональность кадрового электронного документооборота, позволяющая подписывать документы электронной подписью при соответствующей настройке и наличии сертификатов. Возможности зависят от релиза и настроек интеграции с сервисами КЭДО — проверьте раздел настроек обмена электронными документами.
Что делать, если кнопки «Печать» нет в документе приёма?
Проверьте права пользователя — у роли без доступа к печатным формам кнопка может быть скрыта. Также убедитесь, что документ записан. Если кнопка есть, но список форм пуст, проверьте подключение внешних печатных форм и актуальность релиза конфигурации.
Что важно запомнить
Трудовой договор в 1С печатается из документа «Приём на работу» или карточки сотрудника через кнопку «Печать». Шаблон редактируется в разделе «Шаблоны печатных форм». Перед подписанием обязательно сверьте все подставленные данные с исходными документами — пустые поля означают незаполненные реквизиты в программе.