Где прописан регистрационный номер в 1С

Регистрационный номер в 1С может означать несколько разных вещей, и от того, какой именно номер нужен, зависит место его поиска. Чаще всего под ним понимают регистрационный номер организации в Пенсионном фонде (ПФР) или Фонде социального страхования (ФСС), регистрационный номер входящего или исходящего документа, номер программного продукта 1С, присвоенный при покупке, либо регистрационный номер сотрудника в фонде. Каждый из этих номеров хранится в своём разделе программы.

Ошибка при поиске обычно возникает из-за того, что пользователь ищет номер не в том объекте: например, регистрационный номер ПФР ищут в документах, хотя он хранится в карточке организации. Ниже разобраны все основные сценарии: где хранится каждый тип регистрационного номера, как его найти, изменить и проверить, что он корректно выводится в отчётах и печатных формах.

Какие регистрационные номера бывают в 1С

Прежде чем искать номер, определите, о каком объекте идёт речь. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Зарплата и управление персоналом, Управление торговлей) встречаются следующие виды регистрационных номеров:

• Регистрационный номер в ПФР — присваивается организации при постановке на учёт как страхователя, используется в отчётности СЗВ-ТД, РСВ и персонифицированных сведениях.
• Регистрационный номер в ФСС — применялся для отчётности 4-ФСС, с объединением фондов в СФР используется единый номер страхователя.
• Регистрационный номер документа — порядковый номер входящего, исходящего или внутреннего документа в журнале регистрации.
• Регистрационный номер программы 1С — номер дистрибутива, указанный в регистрационной анкете, нужен для получения обновлений и поддержки.
• Регистрационный номер сотрудника в СФР — номер застрахованного лица, совпадающий со СНИЛС.

Где прописан регистрационный номер организации в ПФР и ФСС

В конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» откройте раздел «Главное» → «Реквизиты организации» (в некоторых версиях — «Главное» → «Организации»). Откроется карточка организации, где на закладке «Коды» или «Регистрация» находятся поля «Регистрационный номер ПФР» и «Код подчиненности ФСС». В более ранних релизах поля могут быть на основной вкладке карточки.

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» путь аналогичный: «Настройка» → «Реквизиты организации», вкладка «ЕНП, коды» или «Регистрации». Здесь же указывается территориальные условия и код подчинённости. Если у организации несколько обособленных подразделений с отдельной регистрацией в фонде, номер прописывается в карточке каждого подразделения отдельно.

Проверить правильность заполнения можно через отчёт: сформируйте СЗВ-ТД или РСВ и посмотрите титульный лист — регистрационный номер подставляется туда автоматически из карточки организации. Если поле в отчёте пустое или содержит устаревший номер, исправлять нужно именно карточку, а не сам отчёт.

1. 1
   Откройте «Главное» → «Реквизиты организации» (или «Организации»).
2. 2
   Перейдите на вкладку «Коды» или «Регистрация».
3. 3
   Найдите поле «Регистрационный номер ПФР» и введите номер из извещения фонда.
4. 4
   Нажмите «Записать и закрыть».
5. 5
   Сформируйте тестовый отчёт СЗВ-ТД и проверьте, что номер вывелся на титульном листе.

Где прописан регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа (счёта, акта, приказа, накладной) хранится в самом документе и в журнале, где он зарегистрирован. В типовых конфигурациях номер присваивается автоматически при записи документа по правилам нумерации: с префиксом базы, префиксом организации и порядковым номером в пределах периода (обычно года).

Для входящих документов номер поставщика вводится вручную в поле «Номер входящего документа» — например, в поступлении товаров или счёте-фактуре полученном. Этот номер не генерируется программой, его нужно переносить из бумажного оригинала или электронного документа от контрагента.

Если используется подсистема делопроизводства (например, в «1С:Документооборот»), регистрационный номер присваивается при регистрации документа в журнале: откройте документ, нажмите кнопку «Зарегистрировать» — программа подставит номер по настроенной нумерации вида «Исх-00125». До регистрации документ имеет только временный проектный номер.

Настройка нумерации документов

Правила нумерации задаются в разделе «Администрирование» → «Общие настройки» → «Нумерация документов» (в Бухгалтерии) или через стратегию нумерации в Документообороте. Здесь можно включить или отключить префикс организации, периодичность сброса номеров (ежегодно или непрерывно) и длину номера.

Где указан регистрационный номер самой программы 1С

Регистрационный номер программного продукта присваивается при покупке и указывается в регистрационной анкете, которая идёт в комплекте поставки. Этот номер требуется при регистрации на портале portal.1c.ru, при обращении в техподдержку и при оформлении договора информационно-технологического сопровождения (ИТС).

В самой программе номер не хранится в явном виде — его можно увидеть только при активации лицензии (в окне регистрации при первом запуске) или в личном кабинете на портале 1С, где привязаны все зарегистрированные продукты организации. Если анкета утеряна, номер можно восстановить через партнёра-франчайзи, у которого приобреталась программа, предъявив документы о покупке.

Регистрационный номер сотрудника и страхователя в ЗУП

В «1С:Зарплата и управление персоналом» регистрационный номер страхователя прописывается в карточке организации, как описано выше, а страховой номер сотрудника (СНИЛС) — в карточке физического лица: «Кадры» → «Сотрудники» → открыть сотрудника → ссылка «Личные данные» или поле СНИЛС на основной форме.

При приёме на работу сотрудника без СНИЛС программа позволяет сформировать заявление о регистрации в фонде (форма АДВ-1 в исторических данных). После получения номера его обязательно вносят в карточку физлица, иначе отчётность по сотруднику не пройдёт форматно-логический контроль.

Типичные ошибки и как их избежать

Ещё одна распространённая ситуация — реорганизация или смена регистрации в фонде. Старый номер в карточке организации нужно заменить новым, но документы прошлых периодов при этом не перепроводятся: они сохранят исторически корректные данные. Если программа предлагает историю изменения реквизитов, используйте её, чтобы отчёты за прошлые периоды формировались со старым номером.

Контрольные точки

Как проверить результат

Титульный лист РСВ или СЗВ-ТД

Норма

Регистрационный номер выведен и совпадает с извещением фонда

Тревожный признак

Поле пустое или содержит устаревший номер

Журнал документов

Норма

Номера идут последовательно без дублей в пределах периода

Тревожный признак

Повторяющиеся или пропущенные номера

Отчётность проходит проверку

Норма

Форматно-логический контроль не выдаёт ошибок по номеру страхователя

Тревожный признак

Ошибка «неверный регистрационный номер страхователя»

Часто задаваемые вопросы

Где взять регистрационный номер ПФР, если извещение потеряно?

Номер можно узнать в личном кабинете страхователя на сайте СФР, запросить в территориальном отделении фонда по ИНН организации или посмотреть в ранее принятой отчётности — он указывается на титульных листах СЗВ-ТД и РСВ.

Почему в отчёте подставляется старый регистрационный номер?

Значит, номер изменён не в карточке организации, а только вручную в одном отчёте. Откройте «Главное» → «Реквизиты организации», исправьте номер там, сохраните и переформируйте отчёт.

Можно ли изменить автоматически присвоенный номер документа?

Да, в большинстве конфигураций номер редактируется вручную, если у пользователя есть соответствующие права. Но делать это стоит только до передачи документа контрагенту или сдачи отчётности, иначе возникнут расхождения в учёте.

Что делать, если в нумерации документов появились дубли?

Сначала сделайте резервную копию базы. Затем проверьте, не работают ли с документами одновременно несколько пользователей с ручным вводом номеров, и используйте штатный механизм перенумерации либо обратитесь к специалисту по 1С.

Где посмотреть регистрационный номер программы 1С, если анкета утеряна?

Номер хранится в личном кабинете на портале portal.1c.ru, если продукт был зарегистрирован. Также его может восстановить партнёр-франчайзи, у которого покупалась программа, по документам о продаже.

Нужно ли указывать регистрационный номер для обособленных подразделений?

Да, если подразделение самостоятельно стоит на учёте в фонде и сдаёт отчётность по своим сотрудникам. Номер прописывается в карточке подразделения, а не головной организации.