Документы и Печать · 9 мин
Где находится печать в 1С:Бухгалтерия и как ей пользоваться
Где находится кнопка печати в 1С:Бухгалтерия 8.3: печать документов, отчётов и списков, настройка макетов, пакетная печать и решение типичных проблем.
Кнопка печати в 1С:Бухгалтерия 8.3 находится не в одном фиксированном месте, а привязана к контексту: она есть в форме каждого документа, в списках документов, в отчётах и в справочниках. Чаще всего это кнопка с изображением принтера или команда «Печать» в верхней командной панели формы, а также пункт «Печать» в меню «Ещё». Понимание логики расположения этих команд экономит время, особенно когда нужно быстро распечатать счёт, акт или накладную.
Программа предлагает два принципиально разных сценария: печать конкретного документа по готовой печатной форме (счёт на оплату, ТОРГ-12, счёт-фактура) и печать табличного документа (отчёт, список, оборотно-сальдовая ведомость). В первом случае программа сама подставляет данные в макет, во втором — на печать выводится то, что видно на экране.
Ниже разобраны все основные точки входа в печать, настройка макетов, пакетная печать нескольких документов и типичные проблемы — от отсутствующей кнопки до обрезанных полей на бумаге.
Печать из формы документа: основной сценарий
Откройте нужный документ — например, «Реализация (акты, накладные)» → конкретная реализация. В верхней части формы, рядом с кнопками «Провести», «Записать» и «Провести и закрыть», расположена кнопка «Печать» со стрелкой-выпадающим списком. Нажатие на стрелку открывает перечень доступных печатных форм именно для этого вида документа: для реализации это акт, накладная ТОРГ-12, УПД, счёт-фактура и другие.
Выберите нужную форму — программа сформирует табличный документ и откроет его в окне предварительного просмотра. Отсюда документ отправляется на принтер кнопкой с изображением принтера или сочетанием Ctrl+P. Перед отправкой проверьте предпросмотр: количество страниц, поля, корректность подписей и реквизитов.
Если документ не проведён, часть печатных форм может быть недоступна или сформируется с неполными данными. Например, счёт-фактура печатается только по проведённому документу. Поэтому правильная последовательность: записать, провести, затем печатать.
- 1Откройте документ и убедитесь, что он проведён
- 2Нажмите стрелку рядом с кнопкой «Печать» в командной панели
- 3Выберите нужную печатную форму из списка
- 4Проверьте документ в предпросмотре
- 5Отправьте на принтер кнопкой печати или Ctrl+P
Печать из списка документов и пакетная печать
Печатать можно, не открывая каждый документ. В журнале (списке) документов выделите строку и нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка либо найдите команду в меню «Ещё». Программа предложит выбрать печатную форму и сформирует документ по выделенной строке.
Для массовой печати выделите несколько документов, удерживая Ctrl (произвольный выбор) или Shift (диапазон), затем вызовите «Ещё → Печать» и укажите форму. Все выбранные документы будут собраны в один табличный документ, каждый с новой страницы. Это удобно в конце дня, когда нужно распечатать пачку накладных или актов за период.
Учтите ограничение: пакетная печать работает только внутри одного списка однотипных документов. Объединить в одну отправку реализации и поступления из разных журналов стандартными средствами нельзя — придётся печатать по очереди из каждого списка.
Печать отчётов и списков: что видно, то и печатается
Отчёты (оборотно-сальдовая ведомость, карточка счёта, анализ счёта) не имеют кнопки «Печать» в привычном виде. Сначала отчёт нужно сформировать кнопкой «Сформировать», затем результат выводится на печать через «Ещё → Печать» или сочетание Ctrl+P. На бумагу попадёт табличный документ в том виде, в каком он отображён на экране.
Перед печатью отчёта проверьте настройки: период, отборы, группировки. Если в отчёте есть свёрнутые группировки (знаки «плюс»), на печать выводится именно свёрнутое состояние. Разверните нужные уровни детализации заранее, иначе на бумаге не хватит данных.
Для широких отчётов полезно настроить параметры страницы: «Ещё → Параметры страницы» (или через предпросмотр) позволяет переключить ориентацию на альбомную, изменить масштаб и поля. Альбомная ориентация и масштаб 70–80% часто решают проблему обрезанных колонок.
Настройка печатных форм и макетов
Стандартные макеты можно дополнять собственными через механизм дополнительных печатных форм: раздел «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки». Там же включаются команды печати, которые по умолчанию скрыты. Если в списке печатных форм документа не хватает нужной — проверьте этот раздел, возможно, форма просто отключена.
Реквизиты организации (название, ИНН, КПП, адрес, банковские данные) подтягиваются в печатные формы из карточки организации в справочнике «Организации». Если на печати выводятся устаревшие реквизиты, исправлять нужно не макет, а карточку организации — после исправления формы заполнятся корректно автоматически.
Подписи руководителя и главного бухгалтера берутся из данных о физических лицах и ответственных лицах организации. Проверьте, что в карточке организации заполнен регистр «Ответственные лица» на актуальную дату — иначе в печатных формах останутся пустые строки подписи или выведутся прежние сотрудники.
Проблемы с печатью: диагностика и решение
Если кнопка «Печать» неактивна или её нет, проверьте три вещи: открыт ли документ (в закрытой форме печатать нечего), есть ли у пользователя права на печать (ограничения задаются ролями), не работаете ли вы в веб-клиенте с ограниченной функциональностью. В веб-клиенте печать может требовать установки расширения для браузера.
Когда документ печатается с обрезанными краями, причина почти всегда в параметрах страницы или настройках принтера. Откройте предпросмотр и сравните границы табличного документа с областью печати. Уменьшите масштаб, измените поля в «Параметрах страницы» и убедитесь, что в настройках самого принтера выбран правильный размер бумаги (A4, а не Letter).
Если печатная форма открывается пустой, чаще всего не заполнены исходные данные: отсутствует договор, не указаны банковские реквизиты, не выбран ответственный. Заполните недостающие поля в документе и справочниках, затем сформируйте форму заново.
Как проверить результат
Все колонки и подписи видны, нумерация страниц корректна
Колонки обрезаны справа, подписи пустые
Название, ИНН, банк соответствуют текущим данным
Устаревшие реквизиты или пустые поля
Документ проведён, печатные формы доступны
Документ не проведён, часть форм недоступна
Альтернативы печати на бумаге
Вместо принтера документ можно сохранить в файл: в окне предпросмотра доступна команда «Сохранить» с выбором формата — PDF, Excel, HTML и другие. PDF удобен для отправки контрагенту по электронной почте, Excel — когда получатель просит редактируемую форму.
Из многих документов доступна прямая отправка по электронной почте через кнопку с изображением конверта в командной панели — программа сформирует печатную форму, прикрепит её к письму и подставит адрес из карточки контрагента. Для юридически значимого обмена вместо бумаги используется ЭДО: документы подписываются электронной подписью и отправляются контрагенту без печати вообще.
Выбор между бумагой и электронным документом зависит от требований контрагента и внутреннего документооборота. Для внутренних нужд (проверка, согласование) часто достаточно PDF, для налоговых и кадровых документов уточняйте обязательность бумажного экземпляра.
Сравнение вариантов вывода документа
Подходит, когда нужен бумажный оригинал с подписью и печатью; требует проверки параметров страницы
Подходит для отправки по почте и архива; не требует принтера, но файл без подписи не является оригиналом
Подходит для юридически значимого обмена без бумаги; требует настроенного обмена и подписи у обеих сторон
Что важно запомнить
Кнопка «Печать» есть в форме каждого документа, в списках (в том числе для нескольких выделенных строк) и в отчётах через «Ещё → Печать» или Ctrl+P. Перед печатью проводите документ, проверяйте предпросмотр и актуальность реквизитов организации. При необходимости используйте сохранение в PDF или ЭДО вместо бумаги.
Частые вопросы
Почему в списке печатных форм нет нужной формы, например ТОРГ-12?
Проверьте раздел «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки» — часть команд печати может быть отключена. Также состав форм зависит от вида документа и его заполнения: например, УПД доступен только при соответствующих настройках, а ТОРГ-12 формируется для реализации товаров, а не услуг.
Как распечатать документ без предварительного просмотра?
Стандартно 1С всегда показывает табличный документ перед выводом на принтер — это защита от ошибок. Быстрый путь: выбрать печатную форму и сразу нажать Ctrl+P в открывшемся окне. Полностью отключить предпросмотр штатными настройками нельзя.
Можно ли изменить стандартную печатную форму, например добавить логотип?
Логотип и факсимиле в ряде форм подключаются через настройки организации без изменения макета. Для глубокой доработки используются внешние печатные формы, подключаемые через «Дополнительные отчеты и обработки» — это безопаснее, чем правка конфигурации, и не нарушает обновление программы.
Почему при печати из веб-браузера документ выглядит иначе?
Веб-клиент использует собственный механизм формирования табличных документов, поэтому возможны отличия в шрифтах и разбиении на страницы. Для точного соответствия печатайте из тонкого клиента или сохраните документ в PDF и печатайте уже файл.
Как напечатать сразу все документы за месяц?
Откройте нужный журнал, установите отбор по периоду, выделите все строки (Ctrl+A) и вызовите «Ещё → Печать» с выбором формы. Учитывайте, что при большом количестве документов формирование займёт время, а итоговый табличный документ будет объёмным — разумнее печатать партиями.
Что делать, если на печати не выводится подпись руководителя?
Откройте карточку организации и проверьте регистр «Ответственные лица»: должна быть запись с актуальной датой и указанием руководителя. Если запись есть, а подпись пустая, проверьте, что у физического лица корректно заполнены фамилия и инициалы — именно они выводятся в печатную форму.