Документы и Печать · 11 мин
Где находятся доверенности в 1С Бухгалтерия
Где найти доверенности в 1С Бухгалтерия 8.3: раздел Покупки, журнал документов, создание, печать по форме М-2 и типичные ошибки при работе.
Доверенности в 1С Бухгалтерия 8.3 находятся в разделе «Покупки» — это документ, который организация выдает сотруднику для получения товарно-материальных ценностей у поставщика. Полный путь выглядит так: главное меню → раздел «Покупки» → подраздел «Доверенности». Откроется журнал, где хранятся все выданные доверенности с возможностью создать новую, распечатать по унифицированной форме М-2 или М-2а и отследить использование.
Многие пользователи не находят этот документ сразу, потому что ищут его в разделе «Банк и касса» или в «Справочниках». Причина путаницы в том, что доверенность логически связана с расчетами и сотрудниками, но в типовой конфигурации она отнесена к закупочным документам — ведь выдается она именно для получения ценностей от поставщика.
Ниже разобрано, где именно искать доверенности в разных версиях программы, как создать и распечатать документ, что делать, если пункт меню отсутствует, и какие ограничения стоит учитывать при работе.
Точное расположение доверенностей в меню программы
В типовой конфигурации 1С Бухгалтерия 8.3 журнал доверенностей расположен в панели разделов. Откройте раздел «Покупки» — в командной панели навигации среди документов («Поступления», «Счета от поставщиков», «Счета-фактуры») будет пункт «Доверенности». Один клик открывает журнал со списком всех выданных доверенностей за выбранный период.
В журнале видны номер, дата, сотрудник, на которого выписана доверенность, поставщик и срок действия. Колонки можно настраивать через кнопку «Ещё» → «Изменить форму», если какого-то реквизита не хватает для повседневной работы.
В некоторых доработанных конфигурациях пункт может быть перенесен администратором в другой раздел или переименован. Если интерфейс вашей базы отличается от типового, ориентируйтесь на поиск через «Все функции» — этот способ работает независимо от настроек меню.
- 1Откройте раздел «Покупки» в панели разделов слева или сверху.
- 2В списке документов найдите пункт «Доверенности» и щелкните по нему.
- 3Установите период отбора, если журнал пуст — по умолчанию может стоять узкий интервал дат.
- 4Для создания новой доверенности нажмите кнопку «Создать».
Как найти доверенности, если пункта нет в меню
Если в разделе «Покупки» пункта «Доверенности» нет, причин обычно две: скрытая настройка навигации или ограничение прав пользователя. Обе ситуации решаются без программирования.
Проверка настройки навигации
Откройте главное меню (кнопка с оранжевым значком в левом верхнем углу) → «Вид» → «Настройка панели навигации». В списке доступных команд найдите «Доверенности» и перенесите её в правую часть — в состав команд раздела «Покупки». После сохранения пункт появится в меню.
Поиск через «Все функции»
Универсальный способ: главное меню → «Все функции» (если пункта нет, включите его: «Сервис» → «Параметры» → флажок «Отображать команду "Все функции"»). В дереве раскройте ветку «Документы» и найдите «Доверенности». Двойной клик откроет журнал. Этот метод показывает объект независимо от настроек интерфейса — если документа нет и здесь, проблема в правах или в том, что конфигурация не типовая.
Проверка прав доступа
Если документ не отображается даже в «Все функциях», у пользователя может не быть прав на чтение доверенностей. Обратитесь к администратору базы: проверяется это в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права». Самостоятельно менять роли без понимания модели прав не стоит — можно случайно открыть или закрыть доступ к другим документам.
Как выбрать действие
Как создать и заполнить доверенность
В журнале доверенностей нажмите «Создать». Откроется форма документа, где последовательно заполняются: организация, сотрудник (физическое лицо, которому выдается доверенность), поставщик (контрагент, у которого получают ценности) и срок действия. Номер документа программа присваивает автоматически при записи.
Перечень получаемых ценностей заполняется на вкладке с табличной частью: можно указать наименования вручную в свободной форме или подобрать конкретные номенклатурные позиции с количеством. Для типовой закупки удобнее заполнить таблицу по документу-основанию — тогда в печатную форму попадут точные позиции и количество.
Доверенность можно создать на основании документа поступления или счета от поставщика через кнопку «Создать на основании». В этом случае контрагент и состав товаров подставятся автоматически — меньше ручного ввода и меньше риск расхождений.
Печать доверенности по форме М-2
После записи документа печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в форме доверенности или из журнала. В типовой конфигурации доступны унифицированные формы М-2 и М-2а (применяется при централизованном учете доверенностей с корешками), а также упрощенная форма доверенности.
С 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны — организация вправе использовать собственную форму, утвержденную в учетной политике. Однако форма М-2 остается удобным стандартом: она содержит все реквизиты, которые обычно требуют поставщики, включая паспортные данные получателя и образец его подписи.
Перед печатью проверьте, чтобы в карточке сотрудника были заполнены паспортные данные, а в карточке организации — данные руководителя и главного бухгалтера: эти сведения подтягиваются в форму автоматически. Если поле в печатной форме пустое, причина почти всегда в незаполненном справочнике, а не в самом документе.
Учет и контроль выданных доверенностей
Журнал доверенностей — это не только способ печати, но и инструмент контроля. По нему бухгалтер отслеживает, какие доверенности выданы, кому и на что, и сверяет, поступили ли ценности по выданным документам. Неиспользованные и неисполненные доверенности должны быть возвращены и погашены.
Для анализа используйте отборы в журнале: по сотруднику, по контрагенту, по периоду. Если нужен сводный список за период, журнал можно вывести на печать или выгрузить через стандартную кнопку «Ещё» → «Вывести список».
Отдельного бухгалтерского счета для доверенностей нет — сам документ не формирует проводок. Проводки появляются при оприходовании ценностей документом «Поступление (акты, накладные, УПД)», к которому доверенность относится как основание получения.
Как проверить результат
Новая доверенность видна в списке с корректными датой, номером и сотрудником
Документ записан, но не виден — проверьте период отбора журнала
Заполнены организация, сотрудник, паспортные данные, поставщик и перечень ценностей
Пустые поля подписантов или паспорта — не заполнены справочники
Дата окончания позже планируемой даты получения товара
Срок истекает раньше визита к поставщику
Особенности в разных версиях и смежных конфигурациях
В 1С Бухгалтерия 7.7 доверенности находились в меню «Документы» → «Доверенность» либо через журнал «Прочие документы» — интерфейс принципиально отличается от 8.3, и искать их в панели разделов бессмысленно. Если вы работаете со старой версией, ориентируйтесь на главное меню «Документы».
В 1С:Управление нашей фирмой и 1С:Комплексная автоматизация доверенности также привязаны к закупкам, но расположение может отличаться: в УНФ ищите в разделе «Закупки» или «Компания», в зависимости от релиза. Общий принцип сохраняется — доверенность всегда рядом с документами поступления.
В облачной 1С:Бухгалтерии (через веб-клиент) расположение идентично коробочной версии: «Покупки» → «Доверенности». Отличия могут быть только в визуальном оформлении панели навигации.
Если доверенности выписываются регулярно, вынесите команду в избранное: правый клик по пункту меню → «Добавить в избранное». Это сокращает путь до одного клика и избавляет от поиска при ежедневной работе.
Когда доверенность не нужна и какие есть альтернативы
Доверенность требуется, когда физическое лицо получает ценности от имени организации у поставщика. Если товар доставляет транспортная компания или сам поставщик, доверенность обычно не оформляется — достаточно документов на доставку.
При безналичной оплате и получении товара уполномоченным сотрудником доверенность остается стандартным способом подтвердить полномочия. Альтернатива — электронные доверенности (машиночитаемые доверенности, МЧД), которые постепенно внедряются для взаимодействия с налоговыми органами и в ЭДО, однако для обычной отгрузки со склада поставщика бумажная форма по-прежнему применяется чаще всего.
Если поставщик работает по ЭДО и запрашивает МЧД, уточните у него требования к формату — правила подписания и регистрации машиночитаемых доверенностей регулируются отдельно, и бумажная форма М-2 в этом случае не заменяет электронную.
Часто задаваемые вопросы
Почему в разделе «Покупки» нет пункта «Доверенности»?
Чаще всего команда скрыта в настройках навигации. Откройте главное меню → «Вид» → «Настройка панели навигации» и добавьте «Доверенности» в список команд раздела. Если документ не виден даже через «Все функции», проверьте права пользователя у администратора базы.
Можно ли распечатать доверенность без формы М-2?
Да. Унифицированная форма не обязательна — организация вправе утвердить собственный бланк в учетной политике. В типовой конфигурации кроме М-2 и М-2а доступна упрощенная печатная форма, а произвольный макет можно подключить через внешние печатные формы.
Формирует ли доверенность бухгалтерские проводки?
Нет. Доверенность — документ учета полномочий, она не создает движений по счетам. Проводки появляются при оприходовании ценностей документом поступления. Доверенность при этом служит подтверждением того, что сотрудник был уполномочен получить товар.
Как создать доверенность на основании счета от поставщика?
Откройте счет от поставщика и нажмите «Создать на основании» → «Доверенность». Контрагент и состав товаров подставятся автоматически, останется указать сотрудника, срок действия и записать документ. Это снижает риск расхождений между счетом и доверенностью.
Что делать, если в печатной форме пустые паспортные данные сотрудника?
Откройте карточку сотрудника (раздел «Справочники» → «Сотрудники» или «Зарплата и кадры») и заполните документ, удостоверяющий личность: серию, номер, кем и когда выдан. После сохранения перепечатайте доверенность — данные подтянутся в форму М-2.
Где доверенности в 1С Бухгалтерия 7.7?
В версии 7.7 откройте главное меню «Документы» и найдите пункт «Доверенность», либо используйте журнал «Прочие документы». Панели разделов в этой версии нет, поэтому инструкции для 8.3 к ней не применимы.
Что важно запомнить
Доверенности в 1С Бухгалтерия 8.3 — это раздел «Покупки» → «Доверенности». Если пункт не виден, проверьте настройку навигации и права доступа. Документ не формирует проводок, печатается по форме М-2, а корректность печатной формы зависит от заполненности карточек сотрудника и организации.