Где находится путевой лист в 1С:Бухгалтерия 8.3

Путевой лист в 1С:Бухгалтерия 8.3 находится в разделе Покупки → Путевые листы. Именно здесь открывается журнал документов, из которого можно создать новый путевой лист, отредактировать существующий или распечатать форму. Если в меню такого пункта нет, значит, в настройках функциональности программы отключён соответствующий блок, и его нужно включить вручную.

Документ «Путевой лист» появился в типовой конфигурации сравнительно недавно и предназначен для учёта расхода топлива по автомобилям организации. На его основании программа рассчитывает нормативный и фактический расход ГСМ и формирует проводки по списанию топлива в затраты. Раньше эту задачу решали только через документ «Списание материалов» или «Требование-накладная», что требовало ручного расчёта норм.

Ниже разобрано, где именно искать документ в разных ситуациях, как включить его, если пункта меню нет, какие справочники нужно заполнить до начала работы и какие ошибки чаще всего мешают бухгалтеру найти или создать путевой лист.

Где находится журнал путевых листов

Основной путь к документу — панель разделов слева. Откройте раздел Покупки и в группе «Покупки» найдите ссылку Путевые листы. По клику откроется журнал со списком всех введённых документов: с датами, номерами, автомобилями, водителями и суммами списанного топлива.

Кнопка Создать в журнале открывает форму нового путевого листа. В нём указываются организация, автомобиль, водитель, даты выезда и возвращения, показания одометра, остатки топлива и маршрут. На закладке с расходом программа автоматически считает нормативный расход по норме, заданной в карточке автомобиля.

Дополнительно путевой лист можно найти через общий поиск: в правом верхнем углу окна программы есть поле поиска по меню (значок лупы или сочетание клавиш). Достаточно начать вводить «путевой», и программа покажет ссылку на журнал документов, если функциональность включена.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» в левой панели разделов
2. 2
   Нажмите ссылку «Путевые листы» в группе «Покупки»
3. 3
   В журнале нажмите «Создать» для нового документа или откройте существующий двойным щелчком
4. 4
   Если ссылки нет — включите функциональность: Главное → Функциональность → «Запасы» → «Путевые листы»

Что делать, если пункта «Путевые листы» нет в меню

Самая частая причина, по которой бухгалтер не находит документ, — отключённая функциональность. В 1С:Бухгалтерии многие блоки скрыты по умолчанию, чтобы не перегружать интерфейс. Перейдите в Главное → Функциональность (или Администрирование → Функциональность в некоторых релизах) и откройте закладку Запасы. Установите флажок Путевые листы и нажмите «Закрыть» — раздел Покупки обновится, и ссылка появится.

Вторая возможная причина — версия программы. Документ «Путевой лист» отсутствует в старых релизах конфигурации. Проверить версию можно через Главное → О программе. Если релиз устаревший и обновление не планируется, расход топлива оформляют альтернативными способами: документом «Требование-накладная» или «Списание материалов» с ручным расчётом нормы.

Третья причина — ограничение прав. Если вы работаете под учётной записью с урезанным профилем, администратор мог скрыть раздел. Проверьте с пользователем, имеющим полные права: если у него пункт виден, проблема в настройке прав доступа, а не в программе.

Какие данные подготовить перед созданием путевого листа

Документ не заполнится корректно, пока не настроены связанные справочники. Прежде всего нужна карточка автомобиля: она создаётся в разделе Справочники → Автомобили (или прямо из путевого листа по кнопке создания). В карточке указывают марку, госномер, вид топлива и норму расхода — именно отсюда программа берёт данные для нормативного расчёта.

Далее потребуется сотрудник-водитель в справочнике «Сотрудники» с заполненными данными о водительском удостоверении, если планируется печать формы с реквизитами удостоверения. Также проверьте складской учёт топлива: ГСМ должны быть оприходованы на счёт 10.03 «Топливо» через поступление или заправку по топливным картам.

Если топливо закупается по картам или талонам, в программе предусмотрены документы учёта заправок. Остаток топлива в баке на начало рейса путевой лист подставляет автоматически из предыдущего документа по этому автомобилю — поэтому важно вводить путевые листы последовательно и не пропускать рейсы.

Как создать и провести путевой лист

В журнале Покупки → Путевые листы нажмите «Создать». Заполните шапку: дату, организацию, автомобиль и водителя. Затем укажите показания одометра при выезде и возвращении — программа вычислит пробег. На закладке, посвящённой топливу, отразите заправки за рейс: количество, сумму, способ оплаты (наличные, карта, талон).

После заполнения пробега и нормы программа рассчитывает нормативный расход и сопоставляет его с фактическим остатком. При проведении формируются проводки по списанию топлива со счёта 10.03 на счёт затрат, который указан в документе (например, 20, 26 или 44 — в зависимости от того, где используется автомобиль).

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе. Доступны типовые формы путевых листов легкового и грузового автомобиля, а также форма по собственному шаблону организации, если она утверждена в учётной политике. С 2021 года организации вправе использовать самостоятельно разработанную форму, но обязательные реквизиты должны присутствовать.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки после проведения

Норма

Дт счёта затрат — Кт 10.03 на сумму списанного топлива

Тревожный признак

Документ провёлся без проводок — не указан счёт затрат или нет остатка топлива

Остаток в баке

Норма

Остаток на конец рейса совпадает с остатком на начало следующего путевого листа

Тревожный признак

Остатки «разъезжаются» — пропущен рейс или ошибка в заправке

Нормативный расход

Норма

Рассчитывается автоматически от пробега и нормы

Тревожный признак

Расход равен нулю — не заполнена норма в карточке автомобиля

Частые ошибки при работе с путевыми листами

Типичная проблема — документ не проводится из-за отсутствия остатка топлива на счёте 10.03. Это значит, что заправка не отражена в учёте: либо не введено поступление ГСМ, либо топливо оприходовано на другой склад или субсчёт. Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по 10.03 в разрезе складов.

Вторая ошибка — нарушение последовательности. Если ввести путевой лист «задним числом» после того, как проведены более поздние документы по тому же автомобилю, остатки топлива перестанут сходиться. В таком случае нужно перепровести всю цепочку путевых листов по этому автомобилю в хронологическом порядке.

Третья группа ошибок связана с нормами: в карточке автомобиля не задана норма расхода, задана норма не на ту единицу (на 100 км вместо на км или наоборот, в зависимости от настройки), либо не применён повышающий коэффициент для зимнего периода или городского цикла, предусмотренный приказом организации.

Альтернативы, если документа нет в вашей версии

В старых релизах 1С:Бухгалтерии, где путевой лист отсутствует, расход ГСМ оформляют документом Требование-накладная (Склад → Требования-накладные) или «Списание материалов». Топливо списывается как материал на счёт затрат, а нормативный расчёт и сам путевой лист ведутся вне программы — в Excel или на бумаге.

Организациям с большим автопарком типовой бухгалтерии может быть недостаточно: для детального транспортного учёта существуют специализированные решения на платформе 1С (например, конфигурации для управления автотранспортом), которые интегрируются с бухгалтерией и выгружают в неё итоговые данные по списанию ГСМ.

Выбор способа зависит от масштаба: для одного-двух автомобилей достаточно типового документа «Путевой лист» или даже ручного списания, для парка из десятков машин ручной учёт становится источником постоянных расхождений и ошибок.

Сравнение вариантов учёта ГСМ

Документ «Путевой лист» (Покупки)

Подходит для типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 актуальных релизов; автоматически считает норму и остатки. Ограничение — нужна включённая функциональность и заполненные справочники

Требование-накладная

Работает в любых релизах; списывает топливо как материал. Ограничение — нормативный расчёт и печать путевого листа ведутся вне программы

Специализированная конфигурация по автотранспорту

Подходит для большого автопарка с маршрутами, ГЛОНАСС и путевыми листами разных видов. Ограничение — отдельная стоимость и внедрение

FAQ

Почему в разделе «Покупки» нет ссылки «Путевые листы»?

Чаще всего отключена функциональность: откройте Главное → Функциональность → закладка «Запасы» и установите флажок «Путевые листы». Если флажка нет — вероятно, устаревший релиз конфигурации либо ограничены права пользователя.

Можно ли найти путевой лист через поиск по программе?

Да. В верхней части окна есть поле поиска по функциям меню: начните вводить «путевой», и программа покажет ссылку на журнал документов, если функциональность включена. Это быстрый способ проверить, доступен ли документ в принципе.

Где задаётся норма расхода топлива для расчёта в путевом листе?

В карточке автомобиля (Справочники → Автомобили или создание прямо из документа). Норму утверждают приказом руководителя и вносят вручную; программа использует её для расчёта нормативного расхода от пробега.

Документ не проводится и пишет про нехватку топлива — что проверить?

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10.03 в разрезе складов и номенклатуры. Убедитесь, что заправки оприходованы на тот же склад и то же наименование топлива, которые указаны в путевом листе, и что документы введены в хронологическом порядке.

Можно ли распечатать путевой лист по форме организации, а не типовой?

Да, если форма утверждена в учётной политике и содержит обязательные реквизиты. Внешнюю печатную форму подключают через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки.