Где находится доверенность в 1С Бухгалтерия и как её оформить

Доверенность в 1С Бухгалтерия 8.3 — это самостоятельный документ, который расположен в разделе «Покупки». Полный путь: главное меню → «Покупки» → «Доверенности». В некоторых конфигурациях и настройках интерфейса журнал доверенностей также доступен из раздела «Продажи» или через полнотекстовый поиск по документам.

Документ используется в двух основных сценариях. Первый — оформление доверенности сотруднику на получение товарно-материальных ценностей у поставщика (классическая форма М-2 или М-2а). Второй — фиксация доверенности контрагента, по которой представитель поставщика отгружает вам товар. В обоих случаях документ не формирует проводок и не влияет на учёт — он нужен для печати и хранения данных.

Если вы не находите пункт «Доверенности» в меню, причина почти всегда в настройке командного интерфейса раздела либо в ограниченных правах пользователя. Ниже разобраны все способы открыть журнал, создать документ, напечатать форму и решить типовые проблемы.

Где находится журнал доверенностей в 1С Бухгалтерия 8.3

Стандартный путь в типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0): откройте раздел «Покупки» в верхней панели разделов, затем в панели навигации найдите пункт «Доверенности». Откроется журнал со списком всех оформленных доверенностей за выбранный период.

Если журнал пуст, проверьте период отбора — по умолчанию список может показывать только документы текущего месяца. Измените период через кнопку «Ещё» → «Установить период» или настройте отбор по организации, если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам.

Альтернативный способ найти документ — воспользоваться поиском. Нажмите на значок лупы в правом верхнем углу окна программы или используйте сочетание клавиш Ctrl+F в журнале документов. Также доверенности попадают в общий журнал «Документы» (раздел «Операции» → «Документы»), где можно отфильтровать список по виду документа.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» в верхней панели разделов
2. 2
   Найдите в панели навигации пункт «Доверенности» и нажмите на него
3. 3
   Если пункт не виден — нажмите «Ещё» в конце списка навигации или откройте настройки навигации
4. 4
   Установите нужный период отбора, чтобы увидеть ранее созданные документы

Что делать, если пункта «Доверенности» нет в меню

Самая частая причина — пункт скрыт в настройках навигации раздела. В 1С пользователь или администратор может убирать редко используемые команды из видимых. Откройте раздел «Покупки», нажмите кнопку настройки навигации (шестерёнка или ссылка «Настройка навигации» в правом верхнем углу панели) и перенесите команду «Доверенности» из правого списка (доступные) в левый (видимые).

Вторая причина — ограничение прав. Если пользователь работает под урезанной ролью (например, только с документами продаж), часть команд интерфейса недоступна. В этом случае настройку выполняет администратор через раздел «Администрирование» → «Пользователи и права» либо через профили групп доступа.

Третий вариант — команда спрятана в подменю «Ещё» панели навигации. При компактном отображении раздела часть пунктов автоматически сворачивается. Раскройте полный список навигации и проверьте его целиком.

Как создать доверенность на получение ТМЦ

Откройте журнал «Покупки» → «Доверенности» и нажмите кнопку «Создать». Заполните основные поля: организацию, от имени которой выдаётся доверенность, контрагента-поставщика, сотрудника, которому выдаётся документ (поле «Физическое лицо»), и срок действия доверенности.

На вкладке со списком товаров укажите материальные ценности, которые сотрудник должен получить: наименование, единицу измерения и количество. Список можно заполнить вручную или подобрать из номенклатуры. Если доверенность оформляется на основании конкретного счёта или договора, укажите документ-основание — тогда перечень ТМЦ подставится автоматически.

После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Документ сохранится в журнале, и ему будет присвоен номер по нумерации организации. Проверьте корректность номера и даты до печати: исправлять распечатанную и подписанную доверенность придётся через отмену и перевыпуск.

Как напечатать форму М-2 (М-2а)

Откройте созданный документ и нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. В списке доступных печатных форм выберите «Доверенность (М-2)» или «Доверенность (М-2а)». Форма М-2 применяется при разовом получении ценностей, форма М-2а — при постоянных, многократных выдачах доверенностей одному сотруднику.

Перед выводом на бумагу используйте предварительный просмотр: проверьте, что корректно подтянулись реквизиты организации (наименование, ИНН, КПП, номер счёта при необходимости), данные паспорта сотрудника и должность. Эти сведения берутся из карточки организации и карточки физического лица.

Если в печатной форме пустые поля, причина в незаполненных справочниках. Проверьте карточку физического лица: документ, удостоверяющий личность (серия, номер, кем и когда выдан), указывается на закладке с личными данными. Без этих сведений доверенность не будет действительной для поставщика.

Доверенность контрагента: где её регистрировать

Когда товар вам отгружает представитель поставщика по своей доверенности, её реквизиты фиксируются не в журнале «Доверенности», а в документе поступления. Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)», создайте или откройте документ и найдите поля с данными доверенности контрагента — обычно они расположены по ссылке «Доставка» или в дополнительных реквизитах документа, в зависимости от вида операции.

Укажите номер и дату доверенности поставщика, а также данные лица, передавшего товар. Эти сведения попадут в печатные формы и понадобятся при разногласиях по поставке. Хранить скан доверенности контрагента удобно через механизм присоединённых файлов — кнопка со скрепкой в форме документа.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно выдать доверенность своему сотруднику на получение товараСоздайте документ в «Покупки» → «Доверенности» и напечатайте форму М-2

Нужно зафиксировать доверенность представителя поставщикаУкажите её реквизиты в документе поступления товаров

Доверенность выдаётся сотруднику регулярноИспользуйте форму М-2а и учитывайте срок действия в поле документа

Пункт «Доверенности» не отображается в менюПроверьте настройку навигации раздела «Покупки» или права пользователя

Проверка результата и хранение документов

После оформления убедитесь, что доверенность видна в журнале с корректным номером, датой и статусом. Откройте документ повторно и сверьте ключевые поля: организация, сотрудник, поставщик, срок действия. Распечатанная доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером (или уполномоченными лицами) и заверяется печатью при её наличии.

Для внутреннего контроля полезно вести учёт выданных доверенностей: журнал в 1С позволяет отследить, какие доверенности выданы и не использованы. Периодически сверяйте список с фактическими поступлениями товаров — это снижает риск получения ценностей по незакрытым доверенностям.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ в журнале

Норма

Доверенность отображается с номером, датой и нужной организацией

Тревожный признак

Документа нет в списке — проверьте период отбора или то, что он был проведён

Печатная форма М-2

Норма

Все поля заполнены: реквизиты организации, паспортные данные, перечень ТМЦ

Тревожный признак

Пустые поля — не заполнена карточка физлица или организации

Срок действия

Норма

Дата получения товара входит в период действия доверенности

Тревожный признак

Срок истёк — перевыпустите документ новым номером

Часто задаваемые вопросы

Влияет ли доверенность на бухгалтерский учёт и проводки?

Нет. Документ «Доверенность» в 1С Бухгалтерия служит только для оформления и печати. Он не создаёт проводок, не изменяет остатки по счетам и не влияет на отчётность. Учёт полученных ценностей выполняется документом поступления.

Можно ли изменить уже распечатанную доверенность?

Технически документ можно отредактировать и перепровести, но если бумажный экземпляр уже подписан и выдан сотруднику, корректный путь — отменить старую доверенность и создать новую с актуальными данными. Иначе данные в базе не будут соответствовать выданному документу.

Почему в печатной форме отсутствуют паспортные данные сотрудника?

Программа берёт их из карточки физического лица. Откройте справочник «Физические лица», найдите сотрудника и заполните сведения о документе, удостоверяющем личность: серию, номер, кем и когда выдан. После этого перезаполните или пересоздайте доверенность.

Где найти доверенность, если в базе несколько организаций?

В журнале «Доверенности» установите отбор по нужной организации через кнопку «Ещё» → «Настроить список». Также проверьте период отображения — по умолчанию журнал может показывать ограниченный интервал дат.

Чем отличается форма М-2 от М-2а?

М-2 применяется при разовой выдаче доверенности на получение конкретных ценностей. М-2а используется, когда сотруднику доверенности выдаются систематически; такие доверенности регистрируются в специальном журнале с корешками. В 1С обе формы доступны через кнопку «Печать» в документе.

Нужна ли доверенность при безналичной оплате и доставке поставщиком?

Если товар доставляет транспортная компания или курьер поставщика, доверенность обычно оформляется на лицо, принимающее груз, по требованию доставщика. При самовывозе со склада поставщика доверенность на вашего сотрудника требуется практически всегда — без неё отпуск товара могут отказать.