Документы и Печать · 11 мин
Где найти реестр счетов-фактур в 1С
Где находится реестр и журнал счетов-фактур в 1С:Бухгалтерии 8.3, УТ и ERP. Как сформировать журнал выданных и полученных счетов-фактур, настроить отборы и выгрузить.
Реестр (журнал) счетов-фактур в 1С находится не в одном универсальном месте, а зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8.3» это раздел «Покупки» или «Продажи», в «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» — раздел «Продажи» и «Закупки» либо отчёты по НДС. Путаница возникает из-за того, что существует несколько похожих объектов: журнал документов «Счета-фактуры», отчёт «Журнал счетов-фактур» (регламентированный, по форме постановления № 1137) и печатная форма «Реестр счетов-фактур», которая формируется из списка документов.
Ниже разобраны конкретные пути в типовых конфигурациях, способы быстро найти нужный документ через поиск, настройка отборов по контрагенту и периоду, а также типичные ситуации, когда счёт-фактура «не виден» в списке. Инструкции ориентированы на типовые интерфейсы «Такси»; если у вас сильно доработанная конфигурация, названия команд могут отличаться.
Где находится журнал счетов-фактур в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии 8.3» счета-фактуры разделены на выданные и полученные, и журналы находятся в соответствующих разделах главного меню. Выданные счета-фактуры: раздел «Продажи» → «Счета-фактуры выданные». Полученные: раздел «Покупки» → «Счета-фактуры полученные». Откроется список документов за текущий период с колонками даты, номера, контрагента и суммы.
Если вам нужен именно регламентированный журнал учёта счетов-фактур (для посредников, комиссионеров, экспедиторов), он находится в разделе «Отчёты» → «Отчёты по НДС» → «Журнал счетов-фактур». Этот отчёт формируется по утверждённой форме и используется при ведении журнала учёта полученных и выставленных счетов-фактур в рамках посреднических операций.
Дополнительно список всех счетов-фактур можно открыть через «Операции» → «Счета-фактуры выданные» (или полученные) — этот путь работает даже если в настройках интерфейса скрыты разделы «Покупки» и «Продажи». Также счёт-фактура доступен прямо из документа-основания: откройте реализацию или поступление и перейдите по ссылке счёта-фактуры внизу формы.
- 1Откройте раздел «Продажи» для выданных или «Покупки» для полученных счетов-фактур
- 2Выберите пункт «Счета-фактуры выданные» (или «полученные»)
- 3Установите период через кнопку выбора периода вверху списка
- 4При необходимости настройте отбор по контрагенту или организации через «Ещё» → «Настроить список»
- 5Для печати реестра нажмите «Ещё» → «Реестр документов»
Где искать реестр в 1С:Управление торговлей и 1С:ERP
В «1С:Управление торговлей 11» счета-фактуры собраны в разделе «Продажи» → «Документы продажи (все)» — в списке есть отбор по виду документа «Счет-фактура выданный». Полученные документы находятся в разделе «Закупки» → «Документы закупки (все)». Удобнее, однако, использовать встроенные отчёты: раздел «Продажи» → «Отчёты» → «Реестр документов продажи», где в настройках можно ограничить вывод только счетами-фактурами.
В «1С:ERP Управление предприятием» логика аналогична: разделы «Продажи» и «Закупки» содержат журналы документов, а печатные реестры формируются через отчёты «Реестр документов продажи» и «Реестр документов закупки». В этих отчётах в настройках задаётся вид документа, период, организация и контрагент, после чего реестр можно распечатать или сохранить в Excel.
Обратите внимание: в УТ и ERP счёт-фактура часто является подчинённым документом и создаётся на основании реализации или поступления. Поэтому отдельного пункта «Счета-фактуры» в меню может не быть — смотрите общие журналы документов и используйте фильтр по виду.
Как сформировать печатный реестр счетов-фактур
Печатный реестр — это таблица с номерами, датами, контрагентами и суммами, которую обычно требуют при передаче документов, для внутренней сверки или приложения к отчётности. В «1С:Бухгалтерии» он формируется из журнала документов: откройте список счетов-фактур, установите период и отборы, затем нажмите «Ещё» → «Реестр документов». Программа сформирует табличный документ, который можно распечатать или сохранить в PDF/Excel.
Если стандартная форма реестра не устраивает по составу колонок, используйте «Универсальный отчёт» («Отчёты» → «Универсальный отчёт»): выберите вид объектов «Документы», тип «Счет-фактура выданный» (или полученный), задайте период и добавьте нужные поля — номер, дату, контрагента, сумму, номер документа-основания. Отчёт можно сохранить как вариант и использовать повторно.
Для посреднической деятельности печатная форма журнала учёта счетов-фактур формируется регламентированным отчётом «Журнал счетов-фактур» из раздела отчётов по НДС. Он строится по утверждённой структуре и подходит для сдачи в налоговую в электронном виде через отчётность 1С.
Как найти конкретный счёт-фактуру: отборы и поиск
Когда документов много, листать журнал неэффективно. В любом списке документов работает быстрый поиск: нажмите Ctrl+F или кнопку «Найти» и введите номер счёта-фактуры, часть наименования контрагента или сумму. Поиск ищет по всем видимым колонкам списка.
Для постоянной работы удобнее настроить отбор: в списке нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте условия — организация, контрагент, договор, период. Настройку можно сохранить, чтобы список сразу открывался с нужным фильтром. В «1С:Бухгалтерии» также удобна панель быстрых отборов по организации и контрагенту прямо над списком.
Если известен документ-основание (реализация, поступление, отчёт комитенту), быстрее открыть его и перейти к счёту-фактуре по ссылке внизу формы. Так вы гарантированно попадёте в нужный документ, даже если номера в журнале сбились после перенумерации.
Как проверить, что нашли нужный документ
Совпадают с бумажным документом или данными контрагента
Номер отличается — возможно, документ перенумерован или создан дубликат
Указаны верные контрагент и договор
Документ выписан на другую организацию или обособленное подразделение
Совпадают с суммой документа-основания
Сумма не сходится — счёт-фактура мог быть выписан частично или на другой документ
Почему счёт-фактура не отображается в журнале
Самая частая причина — неверно установленный период списка. Журнал по умолчанию показывает документы текущего месяца или квартала; если счёт-фактура датирован другим периодом, расширьте диапазон дат. Вторая причина — действующий отбор: проверьте, не включён ли фильтр по организации или контрагенту, который скрывает нужный документ.
Если документ точно создавался, но в списке его нет, проверьте пометку удаления: включите отображение помеченных на удаление через настройки списка или откройте «Операции» → «Удаление помеченных объектов» и убедитесь, что документ не удалён окончательно. Также счёт-фактура может быть не проведён — некоторые журналы по умолчанию показывают только проведённые документы.
Реже встречается ситуация с правами доступа: если пользователю не назначены права на просмотр документов по конкретной организации, счета-фактуры этой организации будут невидимы. Это проверяется под учётной записью администратора в настройках профилей групп доступа.
Журнал, реестр, книга покупок и продаж: в чём разница
Эти объекты часто путают, но у них разное назначение. Журнал документов — это просто список всех созданных счетов-фактур в программе, рабочий инструмент бухгалтера. Реестр — печатная форма этого списка для передачи на бумаге или в файл. Журнал учёта счетов-фактур — регламентированная форма для посредников и некоторых других категорий налогоплательщиков.
Книга покупок и книга продаж — налоговые регистры, которые формируются в разделе «Отчёты» → «Отчёты по НДС». В них попадают не все счета-фактуры из журнала, а только те, что участвуют в расчёте НДС за период: например, полученный счёт-фактура без выполнения условий для вычета в книгу покупок не попадёт. Поэтому расхождение между журналом и книгой — нормальная ситуация, а не ошибка.
Что открыть под вашу задачу
Найти, проверить или исправить конкретный документ; рабочий список всех счетов-фактур
Быстро распечатать список за период для передачи документов или сверки
Регламентированная форма для посредников и сдачи в ФНС
Проверка налоговой базы по НДС — только документы, принятые к учёту НДС
Выгрузка реестра в Excel и передача контрагентам
Любой сформированный реестр или журнал можно сохранить в файл: в табличном документе нажмите «Файл» → «Сохранить» (или Ctrl+S) и выберите формат — Excel, PDF или mxl. Если нужна именно таблица для дальнейшей обработки, выбирайте формат xlsx: структура колонок сохранится, и файл можно сразу фильтровать.
Для регулярной отправки реестра контрагенту удобнее настроить сохранённый вариант отчёта с нужными отборами и рассылку по расписанию (в конфигурациях с подсистемой рассылки отчётов). Это избавляет от ручного формирования каждый месяц и снижает риск ошибиться в периоде.
Частые вопросы
Где в 1С:Бухгалтерии журнал счетов-фактур, если в меню нет раздела «Покупки»?
Откройте «Операции» → «Счета-фактуры полученные» (или выданные) — этот путь доступен независимо от настроек интерфейса. Либо воспользуйтесь поиском по функциям (иконка лупы в правом верхнем углу) и введите «счета-фактуры».
Чем журнал счетов-фактур отличается от книги покупок?
Журнал — это список всех созданных в программе счетов-фактур. Книга покупок — налоговый регистр, куда попадают только документы, принятые к вычету НДС. Поэтому количество документов в журнале обычно больше, чем строк в книге, и это нормально.
Как распечатать реестр счетов-фактур за квартал?
Откройте журнал счетов-фактур, установите период с первого по последнее число квартала, при необходимости отберите организацию, затем нажмите «Ещё» → «Реестр документов». Сформированный табличный документ отправьте на печать или сохраните в PDF.
Почему поиск по номеру не находит счёт-фактуру?
Чаще всего мешает префикс организации в номере или включённый отбор в списке. Попробуйте искать по части номера без префикса, сбросьте отборы через «Ещё» → «Настроить список» и проверьте установленный период журнала.
Можно ли выгрузить реестр счетов-фактур в Excel?
Да. Сформируйте реестр или универсальный отчёт, затем в табличном документе нажмите Ctrl+S и выберите формат «Лист Excel». Колонки и строки сохранятся, файл можно фильтровать и передавать контрагентам.
Где искать счета-фактуры комиссионера в 1С?
Выданные по посреднической схеме счета-фактуры отражаются в общем журнале выданных счетов-фактур, а для регламентированного учёта используйте отчёт «Журнал счетов-фактур» из раздела «Отчёты» → «Отчёты по НДС» — он формируется по утверждённой форме для посредников.
Что важно запомнить
Реестр счетов-фактур в 1С находится в журналах разделов «Покупки»/«Продажи» (Бухгалтерия) или «Закупки»/«Продажи» (УТ, ERP), печатная форма создаётся через «Ещё» → «Реестр документов», а регламентированный журнал — через отчёты по НДС. Если документ не виден, в первую очередь проверяйте период, отборы и пометку удаления.