Документы и Печать · 9 мин
Где найти кадровые документы в 1С
Где искать кадровые документы в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: журналы приказов, личные карточки, штатное расписание, поиск по сотруднику и типовые ошибки.
Кадровые документы в 1С — это приказы о приёме, переводе, увольнении, отпусках, командировках, больничных и другие формы, которые программа создаёт при оформлении кадровых событий. Место их хранения зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровый учёт ведётся полноценно, а в 1С:Бухгалтерии — в сокращённом объёме, поэтому пути в меню отличаются.
Основная логика поиска одинакова во всех конфигурациях: кадровые документы собраны в журналах, доступ к которым открывается через раздел «Кадры» в главном меню или на стартовой странице. Каждый документ привязан к сотруднику, поэтому найти нужный приказ можно и через карточку работника — часто это самый быстрый путь.
Важно понимать разницу между документом-основанием и печатной формой. Приказ в базе — это объект с данными (дата, сотрудник, условия), а печатная форма Т-1, Т-6 или Т-8 формируется из него по кнопке «Печать». Если вы ищете «бумагу» для архива, сначала нужно найти сам документ в журнале.
Раздел «Кадры» — главная точка входа в 1С:ЗУП
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом откройте в левой панели раздел «Кадры». Здесь сгруппированы все журналы кадровых документов: «Приёмы, переводы, увольнения», «Отпуска», «Командировки», «Больничные листы», «Простои, отсутствия», «Все кадровые документы». Журнал «Все кадровые документы» — универсальный вариант, когда вы не помните, к какому типу относится нужный приказ.
Если раздел «Кадры» не отображается в панели разделов, проверьте настройку интерфейса: нажмите кнопку со значком шестерёнки или «Настройка навигации» в правом верхнем углу и добавьте нужные команды в видимую область. Также раздел может быть скрыт из-за ограничения прав — тогда его включит администратор.
Внутри каждого журнала работают стандартные инструменты списка: поиск по строке, отбор по организации, сотруднику и периоду, сортировка по дате. Для поиска конкретного приказа задайте период и введите фамилию сотрудника в поле поиска — программа отфильтрует список.
- 1Откройте раздел «Кадры» в панели разделов
- 2Выберите нужный журнал, например «Приёмы, переводы, увольнения»
- 3Установите период и отбор по организации или сотруднику
- 4Найдите документ в списке и откройте двойным щелчком
- 5Проверьте, что документ проведён — значок без пометки удаления
Поиск документов через карточку сотрудника
Когда известен работник, но неизвестен тип документа, удобнее идти через справочник сотрудников. Откройте «Кадры» → «Сотрудники», найдите человека по фамилии и откройте его карточку. В ней доступна команда «Оформить документ» для создания новых приказов и список уже созданных документов по этому работнику.
В карточке сотрудника также видны текущие кадровые данные: подразделение, должность, вид занятости, остатки отпусков. Это помогает проверить, отразилось ли кадровое событие в учёте: если приказ о переводе проведён, новое подразделение будет указано в карточке с даты перевода.
Учтите, что документы, введённые до начала ведения учёта в программе, могут отсутствовать в журналах — исторические данные часто переносят укрупнённо документом «Начальная штатная расстановка» или аналогичным. В этом случае старые приказы существуют только в бумажном архиве или в прежней программе.
Кадровые документы в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый блок находится в разделе «Зарплата и кадры». Здесь доступны журналы «Приёмы на работу», «Кадровые переводы», «Увольнения», «Отпуска», «Больничные листы», «Командировки», а также справочник «Сотрудники». Состав документов уже, чем в ЗУП: например, нет отдельных приказов о поощрениях и ряда кадровых отчётов.
Если учёт зарплаты в бухгалтерской программе ведётся во внешней программе (ЗУП), часть кадровых документов в 1С:Бухгалтерии может быть недоступна или использоваться только для отражения в учёте. Проверьте настройку: «Администрирование» → «Настройки зарплаты» — там указано, где ведётся кадровый учёт.
Штатное расписание и связанные документы
Штатное расписание в 1С:ЗУП находится в разделе «Кадры» → «Штатное расписание». Само расписание формируется документами «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания» — их журналы доступны рядом. Печатная форма Т-3 строится из текущего состояния расписания на выбранную дату.
Если штатное расписание в программе не ведётся, соответствующие журналы будут пустыми, а в отчётах по штатной расстановке появятся ошибки. Проверить, включён ли механизм, можно в настройках: «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Штатное расписание».
Печатные формы и кадровые отчёты
Печатная форма приказа (Т-1, Т-6, Т-8 и другие) вызывается из открытого документа кнопкой «Печать». Из журнала можно печатать сразу несколько документов: выделите их с клавишей Ctrl и выберите нужную форму в меню «Печать».
Сводные кадровые формы — личная карточка Т-2, списки работников, штатная расстановка, остатки отпусков — находятся в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Отчёт «Личная карточка (Т-2)» формируется по выбранному сотруднику и собирает данные из всех его кадровых документов автоматически.
Где искать: журнал или отчёт
Подходит, когда нужен конкретный приказ для просмотра, исправления или печати. Ограничение: показывает только документы одного типа (кроме журнала «Все кадровые документы»).
Подходит, когда известен работник, но не тип документа. Ограничение: неудобна для массовой печати.
Подходят для сводных форм: Т-2, списки, остатки отпусков. Ограничение: отчёт нельзя редактировать как документ — править нужно исходные приказы.
Если документ не находится: типичные причины
Чаще всего документ «пропадает» по одной из четырёх причин: он не проведён, помечен на удаление, создан в другой организации или заведён в другой информационной базе. Проверяйте журнал «Все кадровые документы» без отборов, с широким периодом — так исключается ошибка в фильтрах.
Ещё одна причина — ограничение прав доступа. Пользователь с ролью кадровика видит не все документы, а пользователь без кадровых ролей может вообще не видеть раздел «Кадры». Если журнал пуст, хотя документы точно вводились, уточните у администратора состав назначенных ролей.
Проверка результата и контрольные точки
После того как документ найден или создан, убедитесь, что он отразился в учёте. Признаки корректного состояния: документ проведён, печатная форма формируется без пустых полей, данные сотрудника в карточке соответствуют приказу, кадровые отчёты показывают событие на нужную дату.
Как проверить результат
Документ проведён, без пометки удаления
Документ не проведён или перечёркнут — в учёте он не участвует
Все поля заполнены, даты и реквизиты совпадают с приказом
Пустые поля, отсутствует номер или дата — проверьте заполнение документа
Подразделение, должность и даты соответствуют последнему приказу
Карточка показывает старые данные — документ не проведён или введён не той датой
Что важно запомнить
Кадровые документы в 1С:ЗУП ищите в разделе «Кадры» через журналы или карточку сотрудника, в 1С:Бухгалтерии — в разделе «Зарплата и кадры». Печатные формы строятся из документов, а сводные формы — из кадровых отчётов. Если документ не находится, проверьте отборы, права доступа и то, в какой базе ведётся кадровый учёт.
Частые вопросы
Как найти все документы по одному сотруднику?
Откройте карточку сотрудника в разделе «Кадры» → «Сотрудники» и перейдите по ссылке списка документов, либо в журнале «Все кадровые документы» установите отбор по этому работнику. Так вы увидите приказы всех типов в одном списке.
Где взять приказ по форме Т-1, если в журнале его нет?
Печатная форма Т-1 не хранится отдельно — она формируется из документа «Приём на работу». Найдите этот документ в журнале «Приёмы, переводы, увольнения» и нажмите «Печать» → «Приказ о приёме (Т-1)». Если документа нет, значит, приём в программе не оформлялся, и его нужно создать.
Почему в журнале нет кнопки «Создать»?
Чаще всего это ограничение прав: у пользователя нет роли на добавление кадровых документов. Обратитесь к администратору, чтобы он проверил назначенные профили доступа. Реже причина в том, что журнал открыт в режиме просмотра из отчёта — откройте его из раздела «Кадры».
Как найти кадровые документы за прошлые годы?
В журнале снимите ограничение периода или установите нужный диапазон дат вручную. Если документы вводились в другой программе и переносились при переходе, они могут быть отражены одним сводным документом начальных данных — тогда первичные приказы ищите в архиве прежней системы.
Можно ли восстановить удалённый кадровый документ?
Если документ только помечен на удаление, снимите пометку через контекстное меню в журнале. Если объект удалён окончательно операцией «Удаление помеченных объектов», восстановить его можно только из резервной копии базы, поэтому регулярное резервное копирование обязательно.
Где находится личная карточка Т-2 в 1С?
Форма Т-2 находится в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Личная карточка (Т-2)». Выберите сотрудника и сформируйте отчёт — программа соберёт данные из всех кадровых документов работника. В 1С:Бухгалтерии отчёт доступен в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые отчёты».