Где формировать журналы в 1С: поиск, настройка и создание

Журнал в 1С — это табличный список документов определённого вида (или нескольких видов), который программа ведёт автоматически. Каждый раз, когда пользователь проводит счёт-фактуру, приходный ордер или кассовый документ, запись появляется в соответствующем журнале без каких-либо дополнительных действий. Поэтому вопрос «где формировать журналы» на практике сводится к трём задачам: найти нужный журнал, настроить его отображение и при необходимости создать собственный журнал документов в конфигураторе.

Проблема чаще всего возникает у новых пользователей: они ищут кнопку «Сформировать журнал», как в отчётах, а её не существует. Журнал — это динамический список, а не печатная форма. Он всегда актуален, потому что читает данные напрямую из базы. «Формирование» журнала в бытовом смысле — это вывод его на печать или выгрузка в файл, и эти операции выполняются из формы списка.

Ниже разобраны конкретные места, где находятся журналы в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей и 1С:Зарплата и управление персоналом, а также способы настройки отборов, вывода на печать и создания собственного журнала через конфигуратор.

Где находятся журналы в типовых конфигурациях

В 1С:Бухгалтерия журналы документов распределены по разделам рабочего стола. Кассовые документы и выписки — в разделе «Банк и касса», счета-фактуры и акты — в разделах «Покупки» и «Продажи», складские документы — в разделе «Склад», производственные — в разделе «Производство». Внутри каждого раздела ссылка на журнал называется по виду документов: «Поступления (акты, накладные, УПД)», «Счета-фактуры выданные», «Кассовые документы».

В 1С:Управление торговлей журналы собраны по аналогичному принципу: раздел «Продажи» содержит заказы клиентов, реализации и счета-фактуры, раздел «Закупки» — заказы поставщикам и поступления, раздел «Склад и доставка» — ордера и перемещения. В 1С:ЗУП основные журналы находятся в разделах «Кадры» (приёмы, переводы, увольнения), «Зарплата» (начисления, ведомости) и «Налоги и взносы».

Если вы не можете найти нужный журнал по меню, используйте универсальный способ: нажмите кнопку с тремя полосками (меню) в левом верхнем углу, выберите «Все функции» и в открывшемся дереве раскройте ветку «Журналы документов» или «Документы». Там перечислены все журналы конфигурации без исключения, включая те, что не выведены в интерфейс разделов.

1. 1
   Нажмите кнопку меню (три полоски) в левом верхнем углу окна программы.
2. 2
   Выберите пункт «Все функции». Если его нет — включите отображение: Сервис → Параметры → «Отображать команду Все функции».
3. 3
   В дереве раскройте ветку «Журналы документов» или «Документы».
4. 4
   Дважды щёлкните по нужному журналу — откроется список документов.
5. 5
   Установите период и отбор по организации через кнопку «Ещё» → «Установить период» и панель отборов.

Как настроить журнал под свою задачу

Открытый журнал почти всегда нужно отфильтровать: по умолчанию список может показывать документы всех организаций за длительный период, что замедляет работу. Быстрый способ — поле поиска в шапке списка и кнопка установки периода. Для более тонкой настройки нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отборы по организации, контрагенту, складу, ответственному или сумме.

Полезная возможность типовых конфигураций — сохранение настроенных вариантов списка. После настройки отбора нажмите «Ещё» → «Сохранить настройки» или используйте панель вариантов в верхней части списка. Например, бухгалтер может сохранить вариант «Только наша организация, текущий месяц, непроведённые» и открывать журнал сразу в нужном виде.

Порядок колонок и их состав тоже настраиваются: «Ещё» → «Изменить форму» позволяет убрать лишние колонки и вывести нужные, например «Комментарий» или «Сумма». Учтите, что в файловых базах настройки формы хранятся у конкретного пользователя, а в клиент-серверных — тоже в профиле пользователя, поэтому коллегам настройку придётся повторить или передать через механизм обмена настройками.

Как вывести журнал на печать или в файл

Когда говорят «сформировать журнал», часто имеют в виду печатную форму — например, журнал регистрации счетов-фактур, журнал кассовых документов или журнал учёта для проверяющих. В типовых конфигурациях такие печатные формы находятся в форме списка: кнопка «Печать» или «Ещё» → «Печать». Например, в 1С:Бухгалтерии из списка счетов-фактур доступна печать журнала учёта счетов-фактур, а в разделе «Операции» есть отдельные регистры и журналы для налогового учёта.

Если типовой печатной формы журнала нет, используйте универсальный приём: настройте список нужными отборами и колонками, затем нажмите «Ещё» → «Вывести список». Программа сформирует табличный документ с текущим содержимым журнала, который можно распечатать или сохранить в Excel, PDF. Это самый быстрый способ получить «журнал» произвольного состава без доработок.

Для регулярных задач вроде ежемесячного журнала проводок удобнее использовать отчёты, а не журналы: в 1С:Бухгалтерии это «Журнал проводок» и «Оборотно-сальдовая ведомость», в ЗУП — своды начислений. Отчёт сохраняет настройки, формируется за указанный период и содержит итоги, которых в журнале документов нет.

Журнал, отчёт или вывод списка

Журнал документов

Подходит для оперативной работы: поиск, открытие, проведение, пометка. Не имеет итогов и не предназначен для архивной печати.

Вывод списка («Ещё» → «Вывести список»)

Быстрый способ получить печатную форму текущего отбора. Ограничение: состав колонок совпадает с настройкой списка, группировок и итогов нет.

Отчёт

Подходит для периодических форм с итогами и группировками. Требует выбора правильного отчёта и настройки, зато результат воспроизводим.

Как создать собственный журнал в конфигураторе

Стандартные журналы объединяют документы одного вида или заранее заданного состава. Если нужен журнал, где в одном списке отображаются, например, и поступления, и реализации, и возвраты по конкретному проекту, его создают в конфигураторе. Для этого потребуются права на изменение конфигурации и понимание, что доработка типовой конфигурации усложняет её обновление.

Порядок создания: откройте конфигуратор, в дереве конфигурации найдите ветку «Журналы документов», добавьте новый объект и на закладке «Данные» отметьте виды документов, которые должны попадать в журнал. Затем настройте графы журнала — колонки, которые будут отображаться для всех включённых документов (например, «Контрагент», «Сумма», «Склад»). После обновления конфигурации базы данных журнал появится в разделе «Все функции», а ссылку на него можно добавить в командный интерфейс нужного раздела.

Альтернатива без изменения конфигурации — произвольный запрос через консоль запросов или универсальный отчёт. Для разовых задач это быстрее и безопаснее: конфигурация остаётся типовой, а результат можно сохранить в файл.

Как проверить, что журнал сформирован корректно

Главный признак корректности журнала — совпадение его содержимого с фактически введёнными документами. Проверьте, что в списке присутствуют все документы за выбранный период: сравните количество строк с данными отчёта по тому же виду документов или с учётными регистрами. Если документ проведён, но в журнале не виден, чаще всего причина в установленном отборе или ограничении прав.

Проверьте статусы документов: в журнале видны и проведённые, и непроведённые, и помеченные на удаление документы — они различаются пиктограммами. Помеченные на удаление документы не участвуют в учёте, но занимают номера; если в журнале много таких строк, стоит выполнить удаление помеченных объектов в регламентном порядке.

Для печатных форм журнала контролируйте период и организацию в шапке сформированного документа, а также нумерацию страниц и итоговое количество записей, если журнал предназначен для проверяющих. Расхождение между журналом и отчётом за тот же период почти всегда означает разные отборы, а не ошибку в данных.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав списка

Норма

Все документы за период видны, количество совпадает с отчётом

Тревожный признак

Часть документов не отображается — проверьте отборы и права

Статусы документов

Норма

Проведённые документы без пометки удаления, лишних строк нет

Тревожный признак

Много помеченных на удаление или непроведённых документов

Печатная форма

Норма

Период и организация в шапке верные, нумерация сплошная

Тревожный признак

Период не совпадает с заданным, записи пропущены

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — попытка «сформировать» журнал как отчёт и поиск несуществующей кнопки. Журнал всегда актуален: он не требует формирования, только открытия и отбора. Вторая типичная ошибка — работа без установленного периода: список из десятков тысяч документов открывается медленно, и пользователь решает, что программа «зависла». Установите период сразу после открытия журнала.

Ещё одна проблема — документ «не попадает» в журнал из-за прав доступа. В конфигурациях с настроенными ролями (например, когда менеджер видит только свои документы) журнал показывает неполную картину. Это не сбой: проверить полноту данных может пользователь с полными правами или администратор. Наконец, не стоит путать журнал документов с журналом регистрации — это разные инструменты: первый хранит учётные документы, второй фиксирует действия пользователей и системные события.

FAQ

Чем журнал документов отличается от журнала регистрации?

Журнал документов — это список учётных документов (накладных, счетов, приказов), с которыми работают пользователи. Журнал регистрации — технический протокол, где фиксируются входы в систему, изменения данных и ошибки; он находится в разделе «Администрирование» и нужен в основном администраторам.

Почему документ проведён, но в журнале его не видно?

Проверьте три вещи: установленный период отображения, отборы по организации или контрагенту и права вашей учётной записи. Если отборы сброшены, а документ всё равно не виден, попросите проверить список пользователя с полными правами.

Можно ли сформировать журнал за прошлый год?

Да. Журнал хранит все документы базы независимо от давности. Откройте список и установите нужный период через «Ещё» → «Установить период». Для печатной формы задайте тот же период в параметрах формы.

Как выгрузить журнал в Excel?

Настройте список нужными отборами, затем нажмите «Ещё» → «Вывести список». В сформированном табличном документе выберите «Файл» → «Сохранить» и укажите формат Excel. Выгружаются только видимые колонки, поэтому заранее настройте их состав.

Можно ли объединить разные документы в один журнал без доработок?

В типовых конфигурациях уже есть общие журналы, например «Складские документы» или «Кадровые документы». Если подходящего нет, без изменения конфигурации остаётся вариант с универсальным отчётом или выводом списка по очереди из каждого журнала.

Кто может создавать новый журнал в конфигураторе?

Пользователь с правами на изменение конфигурации, обычно разработчик или администратор с соответствующими полномочиями. Работа ведётся на копии базы, после проверки изменения переносятся в рабочую базу с обновлением конфигурации.