Где найти и как оформить доверенность в 1С 8.3

Доверенность в 1С 8.3 — это документ, которым организация уполномочивает сотрудника получать товары, материалы или ценности от поставщика. В типовых конфигурациях (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) доверенность находится в разделе покупок или складского учёта, но точный путь зависит от конфигурации и её версии.

Чаще всего пользователи ищут доверенность, чтобы распечатать унифицированную форму М-2 (или М-2а) для сотрудника, который едет забирать товар у поставщика. В 1С эта задача решается за пару минут: документ создаётся на основании счёта или заказа поставщику либо вручную, заполняется реквизитами и выводится на печать.

Ниже разобрано, где именно искать доверенность в разных конфигурациях, как её создать и заполнить, какие печатные формы доступны и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где находится доверенность в 1С:Бухгалтерии 8.3

В конфигурации «Бухгалтерия предприятия 3.0» журнал доверенностей расположен в разделе Покупки. Откройте главное меню программы, перейдите в «Покупки» и найдите пункт «Доверенности» в группе документов по закупкам. Если пункт не виден, он может быть скрыт настройками навигации — нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу панели разделов, выберите «Настройка навигации» и добавьте «Доверенности» в список видимых команд.

Альтернативный путь — через полный список документов: раздел «Операции» → «Документы» → «Доверенности». Этот вариант удобен, если интерфейс сильно перенастроен под конкретного пользователя и стандартные разделы выглядят иначе.

Доверенность также можно создать прямо из документа-основания: откройте счёт на оплату поставщика или поступление товаров, нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Доверенность». Программа автоматически подставит контрагента, организацию и перечень товаров.

Где доверенность в УТ 11, КА 2 и ERP

В «Управлении торговлей 11» доверенности находятся в разделе «Закупки». Откройте журнал «Доверенности на получение товаров» — он доступен в списке документов закупок. Если документов много, воспользуйтесь поиском по номеру или контрагенту в шапке журнала.

В «Комплексной автоматизации 2» и «ERP Управление предприятием 2» путь аналогичен: раздел «Закупки» → группа документов → «Доверенности на получение товаров». В этих конфигурациях доверенность тесно связана с распоряжениями на получение — заказами поставщику, поэтому удобнее всего создавать её на основании заказа.

Во всех трёх конфигурациях работает универсальный приём: нажмите кнопку «Найти» (или Ctrl+F) в списке разделов либо используйте строку поиска в меню «Функции для технического специалиста» → «Все функции» → «Документы» → «Доверенность». Это гарантированный способ найти объект, даже если интерфейс нестандартный.

Как создать и заполнить доверенность

Откройте журнал доверенностей и нажмите «Создать». Заполните ключевые поля: организацию, от имени которой выдаётся доверенность, контрагента-поставщика, у которого получают ценности, и сотрудника — доверенное лицо. Срок действия доверенности укажите исходя из реальных сроков поставки: слишком длинный срок без необходимости лучше не ставить.

В табличную часть добавьте перечень получаемых материальных ценностей: наименования, единицы измерения и количество. Если доверенность создаётся на основании счёта или заказа, таблица заполнится автоматически — останется проверить соответствие фактической поставке.

Отдельно заполните реквизиты документа, на основании которого получают ценности: номер и дату счёта, договора или накладной поставщика. Эти данные попадут в печатную форму и нужны поставщику для сверки.

1. 1
   Откройте «Покупки» (или «Закупки») → «Доверенности» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника-получателя и контрагента-поставщика
3. 3
   Заполните срок действия и реквизиты документа-основания
4. 4
   Добавьте перечень товаров или заполните документ на основании заказа
5. 5
   Запишите документ и нажмите «Печать» → «Доверенность (М-2)»
6. 6
   Проверьте печатную форму, подпишите у руководителя и главного бухгалтера

Печать доверенности: форма М-2 и другие варианты

После записи документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели. В типовых конфигурациях доступна унифицированная форма М-2 (доверенность с корешком, отрываемым при получении ценностей) и форма М-2а — для организаций, где доверенности выдаются массово и учитываются в журнале. Формы М-2 и М-2а носят рекомендательный характер: организация вправе использовать собственный бланк, утверждённый в учётной политике.

Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены ИНН, КПП, адрес и руководитель, а в карточке сотрудника — паспортные данные и должность. Именно оттуда программа берёт сведения для бланка. Пустые поля в печатной форме почти всегда означают незаполненные справочники, а не ошибку документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Паспортные данные сотрудника в печатной форме

Норма

Серия, номер, кем и когда выдан — заполнены полностью

Тревожный признак

Поля пустые — не заполнен документ удостоверения личности в карточке физлица

Реквизиты организации

Норма

Наименование, ИНН, адрес совпадают с учредительными данными

Тревожный признак

Пусто или устаревшие данные — проверьте карточку организации

Перечень ценностей

Норма

Наименования и количество совпадают со счётом или заказом

Тревожный признак

Расхождения с документом-основанием — исправьте до выдачи доверенности

Доверенность на получение ТМЦ и связь с поступлением

Доверенность в 1С — учётный документ, она не формирует проводок и не двигает остатки. Её задача — зафиксировать факт выдачи полномочий сотруднику. Само поступление товара оформляется отдельным документом «Поступление товаров и услуг», который и отражает операцию в учёте.

В УТ 11 и ERP доверенность можно привязать к распоряжению, и тогда при оформлении поступления программа покажет связь документов. Это удобно для контроля: видно, по какой доверенности кто и что получил, и не осталось ли «висящих» доверенностей, по которым товар так и не поступил на склад.

Периодически просматривайте журнал доверенностей с отбором по периоду: документы с истёкшим сроком, по которым нет поступления, — повод уточнить у сотрудника, были ли фактически получены ценности.

Если доверенности нет в меню: права и настройки

Когда документ не находится ни в одном разделе, причины обычно две: ограниченные права пользователя или скрытая команда интерфейса. Проверьте сначала «Все функции» (включается через главное меню → «Сервис» → «Параметры» → флажок «Отображать команду "Все функции"»): если доверенность открывается оттуда, проблема только в настройке навигации.

Если и через «Все функции» документ недоступен или открывается в режиме «только просмотр», дело в правах. В типовых конфигурациях доступ к доверенностям есть у профилей «Бухгалтер», «Менеджер по закупкам», «Полные права». Попросите администратора добавить нужный профиль через раздел «Администрирование» → «Пользователи и права».

В сильно доработанных конфигурациях документ мог быть переименован или заменён собственным объектом. В этом случае уточните у специалиста, сопровождающего вашу 1С, какой документ используется для доверенностей в вашей базе.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Доверенность нужна один раз под конкретную поставкуСоздайте её на основании счёта или заказа поставщику — данные подставятся автоматически

Доверенности выдаются регулярно одним и тем же сотрудникамЗаполните паспортные данные в карточках физлиц один раз и копируйте предыдущие документы

Пункт «Доверенности» не виден в менюПроверьте «Все функции» и настройку навигации раздела, затем права пользователя

Печатная форма выходит с пустыми полямиПроверьте карточку организации и документ удостоверения личности сотрудника

Частые вопросы

Можно ли выписать доверенность на физическое лицо, не являющееся сотрудником?

Да. В 1С доверенное лицо выбирается из справочника физических лиц, поэтому можно указать любого человека — достаточно создать карточку физлица и заполнить паспортные данные. Трудовые отношения с организацией для выдачи доверенности не обязательны.

Формирует ли доверенность проводки в бухгалтерском учёте?

Нет. Доверенность — справочный документ, она не создаёт проводок и не влияет на остатки. Учётная операция отражается документом поступления товаров и услуг при фактическом получении ценностей.

Как распечатать доверенность по своей форме, а не по М-2?

Организация вправе использовать самостоятельно разработанный бланк. В типовых конфигурациях внешнюю печатную форму можно подключить через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Макет для подключения готовит специалист по 1С.

Где посмотреть все выданные доверенности за период?

Откройте журнал «Доверенности» в разделе «Покупки» (или «Закупки») и установите отбор по периоду в шапке списка. Дополнительно можно отфильтровать по сотруднику, контрагенту или организации, если в базе их несколько.

Что делать, если в печатной форме не выводится подпись руководителя?

Подпись в форме — это расшифровка ФИО и должности, а не графическое изображение. Проверьте, что в карточке организации заполнены ответственные лица (руководитель и главный бухгалтер). Сами подписи проставляются вручную на распечатанном бланке.

Можно ли аннулировать выданную доверенность в 1С?

Специального статуса аннулирования в типовых конфигурациях нет. Если доверенность не использована, документ можно пометить на удаление или оставить с пометкой в комментарии. Фактически аннулирование оформляется внутренним распоряжением организации с уведомлением контрагента при необходимости.