Документы и Печать · 11 мин
Форма доверенности М-2 в 1С: как оформить и напечатать
Как оформить доверенность по форме М-2 в 1С: где находится документ, как заполнить реквизиты, вывести печатную форму и какие есть альтернативы типовому бланку.
Доверенность по форме М-2 — это типовой бланк, по которому организация уполномочивает сотрудника получить товарно-материальные ценности у поставщика. В программах 1С форма М-2 реализована как печатная форма, которая заполняется автоматически на основании данных документа «Доверенность» или напрямую из документа поступления. Пользователю не нужно рисовать бланк вручную: достаточно корректно ввести данные, и программа сформирует готовый к печати документ.
Типовая межотраслевая форма М-2 утверждена постановлением Госкомстата № 71а. При этом унифицированные формы первичных документов для коммерческих организаций не являются обязательными: компания вправе использовать собственный бланк доверенности, если он содержит обязательные реквизиты. Тем не менее форма М-2 остаётся привычным и общепринятым вариантом, поэтому она включена в состав печатных форм большинства конфигураций 1С.
Ниже разобрано, где находится документ «Доверенность» в «1С:Бухгалтерии 8» и «1С:Управление торговлей», какие поля нужно заполнить, как вывести форму М-2 на печать и что делать, если типовой бланк не подходит.
Что представляет собой форма М-2 и когда она нужна
Доверенность М-2 применяется, когда организация-покупатель отправляет сотрудника за товаром к поставщику. Поставщик отпускает ценности только лицу, предъявившему доверенность и документ, удостоверяющий личность. Бланк состоит из двух частей: отрывной, которую получает поставщик, и корешка, который остаётся в бухгалтерии покупателя для контроля.
Форма содержит номер и дату выдачи, срок действия, наименование и реквизиты организации, данные доверенного лица (ФИО, должность, паспорт), наименование поставщика, номер и дату документа-основания (счёта, договора, накладной) и табличную часть с перечнем получаемых ценностей. Подписывает доверенность руководитель и главный бухгалтер, заверяется она печатью организации при её наличии.
Если товар получает сам руководитель или доставку выполняет транспортная компания по договору перевозки, доверенность М-2 обычно не требуется. Она нужна именно для передачи полномочий конкретному физическому лицу на разовое получение ценностей.
Где находится документ «Доверенность» в 1С
В «1С:Бухгалтерии 8» (редакция 3.0) журнал доверенностей расположен в разделе «Покупки» → «Доверенности». Если пункта нет в меню, проверьте настройки видимости разделов: откройте меню раздела (кнопка с тремя полосами слева вверху) или «Главное меню» → «Вид» → «Настройка панели разделов» и добавьте нужный пункт.
В «1С:Управление торговлей 11» доверенности на получение товаров оформляются в разделе «Закупки» → «Документы закупки» либо через создание на основании документа «Заказ поставщику» или «Приобретение товаров и услуг». В «1С:Комплексной автоматизации» и «1С:ERP» логика аналогична: доверенность создаётся на основании документа закупки, что избавляет от повторного ввода перечня ценностей.
Во всех конфигурациях удобнее всего создавать доверенность кнопкой «Создать на основании» из счёта на оплату, заказа поставщику или поступления товаров. Тогда поставщик, договор и табличная часть с номенклатурой подставятся автоматически, а вам останется выбрать сотрудника и срок действия.
Как заполнить доверенность: пошаговый порядок
Откройте журнал «Доверенности» и нажмите «Создать» либо сформируйте документ на основании закупки. Последовательность заполнения одинакова во всех типовых конфигурациях.
- 1Укажите организацию, от имени которой выдаётся доверенность
- 2Выберите сотрудника — доверенное лицо из справочника «Физические лица» или «Сотрудники»
- 3Заполните паспортные данные сотрудника, если они не подтянулись автоматически
- 4Укажите контрагента-поставщика и документ-основание (счёт, договор, заказ)
- 5Задайте срок действия доверенности и дату выдачи
- 6Заполните табличную часть: перечень ТМЦ с количеством и единицами измерения
- 7Проведите документ и нажмите «Печать» → «Доверенность (М-2)»
- 8Проверьте печатную форму и выведите на принтер
Обратите внимание на паспортные данные сотрудника. Если в карточке физического лица они не заполнены, печатная форма выйдет с пустыми полями «Документ, удостоверяющий личность». Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Личные данные» или «Все документы» и внесите серию, номер паспорта, кем и когда выдан. После этого данные подтянутся в доверенность.
Перечень ценностей в табличной части должен соответствовать документу поставщика. Если номенклатура в вашей базе называется иначе, чем в счёте поставщика, поставщик может отказать в отпуске товара. В таком случае скорректируйте наименования в доверенности вручную или дополните их формулировками из счёта.
Как вывести печатную форму М-2
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели и выберите пункт «Доверенность (М-2)». В некоторых конфигурациях доступны также варианты «М-2а» (для журнального учёта доверенностей без отрывного корешка) и произвольная форма доверенности.
Перед печатью откройте предварительный просмотр и сверьте ключевые поля: номер, дату, ФИО и паспорт сотрудника, наименование поставщика, перечень ценностей и подписи. Подписи руководителя и главного бухгалтера подставляются из данных организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи» в «1С:Бухгалтерии»). Если ответственные лица не указаны, поля подписей окажутся пустыми.
Если нужно внести правку прямо в печатную форму без изменения документа, включите режим редактирования макета: кнопка «Ещё» → «Изменить» в форме предварительного просмотра (в ряде конфигураций — переключатель «Редактирование»). Учтите, что такие правки не сохраняются в документе и при повторной печати форма снова соберётся из данных базы.
Как проверить результат
Серия, номер, кем и когда выдан — заполнены в печатной форме
Поля пустые или содержат устаревший паспорт
ФИО подставлены из реквизитов организации
Пустые строки подписей — не заполнены ответственные лица
Наименования и количество совпадают со счётом поставщика
Расхождения в названиях или количестве с документом поставщика
Дата окончания не раньше планируемой даты получения товара
Срок истёк или меньше даты визита к поставщику
Типовые проблемы и их решения
Самая частая ситуация — в печатной форме отсутствуют паспортные данные или подписи. Причина всегда в незаполненных справочниках: либо в карточке физического лица нет документа, удостоверяющего личность, либо в реквизитах организации не указаны ответственные за подпись. Заполните источники данных и перепечатайте форму — документ изменять не потребуется.
Вторая проблема — пустая табличная часть при создании доверенности не на основании документа. В этом случае перечень ценностей вводится вручную: добавьте строки, укажите наименование, единицу измерения и количество. Если позиций много, удобнее вернуться к документу-основанию и создать доверенность из него.
Если кнопки печати М-2 нет вовсе, проверьте права пользователя и состав дополнительных печатных форм. В редких случаях в сильно доработанных конфигурациях типовая форма может быть заменена внешней — тогда макет ищите в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки».
Если типовая форма М-2 не подходит
Организация вправе использовать собственную форму доверенности, поскольку унифицированные бланки не обязательны к применению. Самостоятельный бланк должен содержать обязательные реквизиты первичного документа: наименование, дату, содержание операции, измерители, наименования должностей и подписи ответственных лиц.
Для собственной формы есть три пути. Первый — отредактировать типовой макет через изменение формы в предпросмотре, что подходит для разовых правок. Второй — подключить внешнюю печатную форму через «Дополнительные отчёты и обработки»: макет в формате табличного документа разрабатывается один раз и далее доступен всем пользователям из кнопки «Печать». Третий — заказать доработку конфигурации, если требуется сложная логика заполнения.
Варианты оформления доверенности
Подходит большинству организаций; ничего настраивать не нужно, но внешний вид бланка изменить сложно
Быстрое решение для разовой правки; изменения не сохраняются и не влияют на данные базы
Свой бланк для постоянного использования; требует однократной разработки макета
Для нестандартных ситуаций; данные заполняются вручную, контроль и нумерация вне 1С
Учёт и контроль выданных доверенностей
Журнал «Доверенности» в 1С одновременно выполняет роль регистра учёта выданных бланков: каждый документ получает сквозной номер, виден срок действия и статус. Бухгалтерия должна контролировать возврат корешков и отметку об исполнении — фактическое получение ценностей подтверждается документом поступления, оформленным на основании той же поставки.
Неиспользованные доверенности с истёкшим сроком рекомендуется погашать отметкой «Не использована» и хранить вместе с корешками. Это упрощает внутренний контроль и ответы на вопросы при инвентаризации расчётов с поставщиками.
Частые вопросы
Обязательна ли форма М-2 или можно использовать свой бланк?
Нет, не обязательна. Унифицированные формы первичных документов не являются обязательными для коммерческих организаций. Можно разработать собственный бланк доверенности, утвердить его в учётной политике и подключить к 1С как внешнюю печатную форму. Главное — наличие обязательных реквизитов первичного документа.
Почему в печатной форме пустые паспортные данные сотрудника?
Данные подтягиваются из карточки физического лица. Откройте справочник «Сотрудники» или «Физические лица», перейдите к личным данным и заполните документ, удостоверяющий личность: серию, номер, кем и когда выдан. После сохранения перепечатайте доверенность — документ заново вводить не нужно.
Какой срок действия указывать в доверенности?
Законодательно жёсткий срок для доверенностей организации не установлен — он определяется самой организацией. На практике выдают на период, достаточный для получения ценностей, обычно 10–15 дней. Указывайте срок с запасом от планируемой даты визита к поставщику, чтобы избежать переоформления.
Можно ли оформить доверенность на несколько поставщиков сразу?
Типовой документ в 1С рассчитан на одного поставщика и один документ-основание. Если сотрудник едет к нескольким контрагентам, создайте отдельную доверенность на каждого — так корректнее с точки зрения учёта, и у поставщиков не возникнет вопросов к бланку.
Чем форма М-2а отличается от М-2?
М-2а применяется при журнальном учёте доверенностей: бланк не имеет отрывного корешка, а выдача регистрируется в специальном журнале. М-2 используется с корешком, который остаётся в бухгалтерии. В 1С обе формы доступны в списке печатных форм документа «Доверенность», выбор зависит от принятого в организации порядка учёта бланков.
Как напечатать доверенность, если в организации нет печати?
Организации не обязаны иметь круглую печать, если её наличие не закреплено в уставе. В таком случае доверенность действительна с подписями руководителя и главного бухгалтера без оттиска. Поле «М.П.» в форме просто остаётся пустым — это не основание для отказа поставщика.
Что важно запомнить
Доверенность М-2 в 1С создаётся документом «Доверенность» из раздела закупок, лучше — на основании счёта или заказа поставщику. Корректность печатной формы зависит от заполненности справочников: паспорт сотрудника и подписи ответственных лиц. Перед выдачей сверьте перечень ТМЦ и срок действия, а при необходимости своего бланка подключите внешнюю печатную форму.