Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать электронную трудовую книжку в 1С
Как распечатать электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия: формы СТД-Р и СЗВ-ТД, пошаговые инструкции, проверка данных и типичные ошибки.
С 2020 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР (ныне Социальный фонд России) по форме СЗВ-ТД. Сам работник при этом часто просит «распечатать электронную трудовую книжку» — например, для банка, визы или нового работодателя. В 1С такая распечатка оформляется документом «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работодателем» по форме СТД-Р.
Важно понимать: единой кнопки «печать ЭТК» в программах 1С нет. Печатная форма строится на основе кадровых данных, которые кадровик вносит в программу: приёмы на работу, переводы, увольнения, переименования организации. Если эти события ведутся корректно, распечатка формируется за пару минут.
Ниже разобраны способы получения печатной формы в 1С:ЗУП 8.3 и 1С:Бухгалтерия 8.3, различия между формами СТД-Р и СЗВ-ТД, а также типичные проблемы — от пустой распечатки до расхождений с данными фонда.
Что именно распечатывается: формы СТД-Р и СЗВ-ТД
Под «распечаткой электронной трудовой книжки» обычно понимают форму СТД-Р — сведения о трудовой деятельности, которые работодатель обязан выдать работнику при увольнении и по его заявлению. Форма утверждена приказом Минтруда и содержит записи о приёмах, переводах и увольнениях с датами, номерами приказов и основаниями.
Форму СЗВ-ТД работодатель сдаёт в Социальный фонд России, а не выдаёт сотруднику. Однако её печатная версия визуально похожа, и в 1С обе формы строятся на одних и тех же кадровых данных. Путать их не стоит: СЗВ-ТД — это отчётность, СТД-Р — документ для работника.
Отдельный случай — сведения из самого фонда (форма СТД-ПФР). Их работник получает через Госуслуги или в клиентской службе СФР, и в 1С эта форма не формируется. Программа печатает только те данные, которые внесены в вашу информационную базу.
Где в 1С находится печатная форма СТД-Р
В 1С:ЗУП 8.3 документ находится в разделе «Кадры» → «Сведения о трудовой деятельности, СТД-Р» (в некоторых релизах — через «Все кадровые документы» или журнал «Электронные трудовые книжки»). В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь аналогичный: «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» либо раздел «Отчётность, справки» → «Сведения о трудовой деятельности».
Документ создаётся на конкретного сотрудника. После выбора сотрудника и даты программа автоматически подтягивает кадровые события из базы: приёмы, кадровые переводы, увольнения. Если автозаполнение отработало, остаётся только нажать кнопку «Печать» и выбрать форму СТД-Р.
Если в меню нужного пункта нет, проверьте два момента: обновлён ли релиз конфигурации (устаревшие релизы могут не содержать актуальной формы) и хватает ли у пользователя прав на кадровые документы.
Пошаговая инструкция для 1С:ЗУП 8.3
- 1Откройте раздел «Кадры» и найдите журнал «Сведения о трудовой деятельности, СТД-Р»
- 2Нажмите «Создать» и выберите сотрудника из справочника
- 3Укажите дату формирования сведений — по умолчанию текущая
- 4Проверьте автоматически заполненную таблицу: приёмы, переводы, увольнения с реквизитами приказов
- 5Нажмите «Провести», затем кнопку «Печать» и выберите форму СТД-Р
- 6Проверьте предварительный просмотр и отправьте документ на принтер
После автозаполнения обязательно сверьте табличную часть с реальными приказами. Программа берёт данные из документов «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». Если какой-то приказ в базе не проведён или введён с ошибкой, запись в СТД-Р либо отсутствует, либо содержит неверные реквизиты.
При увольнении сотрудника выдача СТД-Р обязательна — это требование Трудового кодекса. Удобно формировать документ сразу после проведения приказа об увольнении, чтобы запись о расторжении договора попала в печатную форму.
Пошаговая инструкция для 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровый учёт ведётся в упрощённом виде, но формирование СТД-Р доступно. Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы», создайте документ «Сведения о трудовой деятельности» либо воспользуйтесь разделом «Отчётность, справки». В некоторых релизах печатная форма доступна прямо из карточки сотрудника по кнопке «Печать».
Автозаполнение работает по тем же принципам, что и в ЗУП: программа собирает проведённые кадровые приказы. Ограничение Бухгалтерии в том, что сложные кадровые ситуации (совмещения, сложные переводы) в ней отражаются скромнее, поэтому таблицу сведений стоит проверять особенно внимательно.
Если документ не создаётся или форма не находится, убедитесь, что в настройках учётной политики и параметрах учёта включён кадровый учёт, а релиз конфигурации поддерживает актуальные формы сведений.
Какие данные должны быть в базе до печати
Качество распечатки полностью зависит от полноты кадрового учёта. Перед формированием СТД-Р проверьте, что в базе проведены все приказы по сотруднику: приём, все переводы между должностями и подразделениями, переименования должности или организации, увольнение (если оно состоялось).
Как проверить результат
Все кадровые события сотрудника присутствуют с датами и номерами приказов
Пустая таблица или пропущены отдельные переводы
Даты и номера совпадают с бумажными приказами
Номера отсутствуют или не совпадают с приказами
Данные совпадают с паспортом и карточкой СНИЛС
Опечатки, устаревшая фамилия после её смены
Отдельная тема — исторические данные. Если сотрудник работает давно, а электронный учёт вы начали вести недавно, в базе будут только события с момента старта учёта. Старые записи из бумажной трудовой книжки в СТД-Р автоматически не попадут: их нужно либо вводить в 1С документами начальных сведений, либо работник получает полную историю через СФР.
Типичные ошибки и их устранение
Частая ситуация: кадровик ищет СТД-Р в разделе отчётности рядом с СЗВ-ТД. Это разные документы. СЗВ-ТД формируется в журнале отчётов в фонд, а СТД-Р — в кадровых документах. Если сформировать СЗВ-ТД и распечатать его работнику, формально требование о выдаче сведений не будет выполнено корректно.
Ещё одна ошибка — ручное редактирование печатной формы «под приказ» без исправления исходных документов. При следующей выгрузке СЗВ-ТД в фонд уйдут данные из базы, и они разойдутся с выданной бумагой. Всегда исправляйте первичные кадровые документы.
Альтернативы: как ещё работник может получить сведения
Способы получения сведений о трудовой деятельности
Быстро, формирует работодатель. Ограничение: только данные, внесённые в вашу базу, без истории от других работодателей
Полная история по данным фонда от всех работодателей. Ограничение: отражает только то, что работодатели сдали по СЗВ-ТД
Официальный бумажный документ с полными сведениями фонда. Ограничение: требует личного визита
Для целей вроде кредита или визы обычно достаточно СТД-Р от текущего работодателя. Для подтверждения полного стажа — например, при оформлении пенсии — правильнее использовать сведения из СФР, потому что они аккумулируют данные всех работодателей, сдававших СЗВ-ТД.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли распечатать электронную трудовую книжку за весь период работы, включая прошлых работодателей?
Нет, в 1С формируются только сведения, внесённые в вашу базу по вашей организации. Полную историю по всем работодателям работник получает самостоятельно через Госуслуги (форма СТД-ПФР) или в клиентской службе СФР.
Почему в СТД-Р пустая таблица, хотя сотрудник давно работает?
Чаще всего кадровые приказы не проведены, либо учёт в базе начат недавно и старые события не введены. Проверьте документы приёма и переводов в журнале кадровых документов, проведите их и перезаполните СТД-Р кнопкой «Заполнить».
Чем СТД-Р отличается от СЗВ-ТД при печати?
СЗВ-ТД — отчёт в Социальный фонд, СТД-Р — документ, выдаваемый работнику. Они строятся на одних данных, но имеют разное назначение и оформление. Работнику выдаётся именно СТД-Р.
Обязательно ли подписывать распечатанную СТД-Р?
Да, бумажные сведения заверяются подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации, если она используется. Неподписанная распечатка не имеет юридической силы.
Что делать, если в 1С:Бухгалтерии нет пункта «Сведения о трудовой деятельности»?
Проверьте актуальность релиза конфигурации и права пользователя. Если форма недоступна из-за устаревшей версии, обновите конфигурацию. Как временный вариант сведения можно сформировать в 1С:ЗУП, если она используется параллельно.
Можно ли отправить СТД-Р работнику в электронном виде вместо бумаги?
Да, законодательство допускает направление сведений в электронном виде, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, если работник согласен на такой формат. Простой скан или PDF без подписи юридической силы не имеет.
Что важно запомнить
Распечатка электронной трудовой книжки в 1С — это формирование документа СТД-Р из кадровых данных. Сначала проверьте полноту и корректность приказов, затем создайте документ, заполните его автоматически и выведите на печать. Полную историю по всем работодателям работник получает через СФР, а не из 1С.