Документы и Печать · 9 мин
Доверенности в 1С: где находятся и как их оформить
Где в 1С найти доверенности: реестр документов, создание доверенности на получение ТМЦ, печать формы М-2, типичные ошибки и проверка заполнения.
Доверенность в 1С — это документ, которым организация наделяет сотрудника правом получать товарно-материальные ценности, товары или услуги от контрагента. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) для этого предусмотрен отдельный документ «Доверенность», и найти его можно несколькими способами — через раздел покупок, через журналы документов или через функциональное меню.
Чаще всего вопрос «где доверенность в 1С» возникает у новых пользователей, потому что документ «спрятан» внутри раздела «Покупки» и не выведен на начальную страницу. Кроме того, в разных конфигурациях путь к нему отличается, а в некоторых учётных схемах доверенность вообще оформляется не в 1С, а внешними средствами, что вносит дополнительную путаницу.
Ниже разобраны конкретные пути к документу в популярных конфигурациях, порядок создания и печати доверенности, проверка заполнения и типичные ошибки, из-за которых поставщик может не принять документ.
Где находится документ «Доверенность» в разных конфигурациях
Путь к доверенности зависит от конфигурации, но логика везде одинаковая: документ относится к блоку закупок, потому что чаще всего выписывается сотруднику для получения товара у поставщика.
В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) откройте раздел Покупки и в группе «Покупки» найдите ссылку Доверенности. Откроется журнал, где видны все ранее выписанные доверенности с номерами, датами, сотрудниками и контрагентами. Если ссылки нет в панели навигации, откройте её через меню «Покупки» в шапке раздела или настройте видимость команд через «Настройка навигации».
В 1С:Управление торговлей 11 путь такой: раздел Закупки → группа «Документы закупки» → Доверенности на получение товаров. В 1С:ERP и Комплексной автоматизации документ также расположен в разделе закупок, рядом с заказами поставщикам и поступлениями.
Как найти доверенность через общий поиск и журналы
Если вы не помните точный раздел, используйте универсальные способы поиска. В большинстве конфигураций на управляемых формах работает строка поиска в командной панели: нажмите на значок лупы или клавиши Ctrl+Shift+F и введите «доверенность» — программа покажет и сам вид документа, и найденные экземпляры.
Второй способ — журнал «Покупки» или общий журнал документов. Откройте журнал поступлений или заказов поставщикам: если доверенность создавалась на основании такого документа, она будет доступна через кнопку «Связанные документы» (значок цепочки) в карточке основания.
Третий способ — стандартная обработка «Все функции» (доступна при включённом режиме технического специалиста): Главное меню → Все функции → Документы → Доверенность. Это надёжный вариант, когда интерфейс сильно перенастроен и стандартные разделы изменены.
Как создать доверенность: пошаговый порядок
Проще всего создавать доверенность на основании документа-основания — тогда программа сама подставит контрагента и перечень товаров. Откройте счёт на оплату поставщика или заказ поставщику и нажмите «Создать на основании» → «Доверенность».
- 1Откройте журнал «Доверенности» и нажмите «Создать» либо создайте документ на основании счёта или заказа поставщика
- 2Укажите организацию, от имени которой выписывается доверенность, и контрагента-поставщика
- 3Выберите сотрудника-получателя: программа подтянет ФИО, должность и паспортные данные из карточки физического лица
- 4Заполните срок действия доверенности и, при необходимости, номер и дату документа поставщика (счёт, накладная)
- 5Заполните табличную часть перечнем товарно-материальных ценностей с количеством и наименованием
- 6Проведите документ и распечатайте доверенность по типовой форме
Обратите внимание на паспортные данные сотрудника: они берутся из регистра «Документы физических лиц». Если в доверенности эти поля пустые, сначала заполните документ, удостоверяющий личность, в карточке физического лица (раздел «Кадры» → «Сотрудники» → личные данные), иначе поставщик вправе не принять доверенность.
Перечень ТМЦ можно заполнить вручную или кнопкой «Заполнить» по документу-основанию. Наименования в доверенности должны совпадать с формулировками в счёте или накладной поставщика — расхождения часто становятся причиной отказа в отпуске товара.
Печать доверенности: типовые формы и подпись
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму. В типовых конфигурациях доступна унифицированная форма М-2 (или М-2а) для доверенностей на получение материальных ценностей, а также произвольная печатная форма доверенности. Форма М-2 применяется, когда организация использует унифицированные бланки; с отказом от обязательности унифицированных форм допустима и собственная форма, утверждённая учётной политикой.
Печатная форма заполняется автоматически: реквизиты организации, данные сотрудника, срок действия и перечень ценностей подставляются из документа. Проверьте перед печатью, что прописью корректно выведены срок действия и количество — в типовых формах это делается автоматически, но при доработанных макетах возможны сбои.
Распечатанную доверенность подписывает руководитель и главный бухгалтер (или уполномоченные лица), подписи заверяются печатью организации при её наличии. Электронная подпись документа внутри 1С не заменяет бумажную доверенность, если поставщик требует оригинал.
Проверка результата и учёт выданных доверенностей
Журнал «Доверенности» одновременно выполняет роль реестра выданных документов. По нему удобно контролировать, какие доверенности действуют, а какие истекли: срок действия виден в списке, и просроченные документы легко отфильтровать.
Как проверить результат
Серия, номер, кем и когда выдан — заполнены полностью
Пустые поля или старые данные после замены паспорта
Дата окончания не раньше планируемой даты получения товара
Срок истёк или не заполнен
Наименования и количество совпадают со счётом или накладной поставщика
Есть расхождения в названиях или единицах измерения
ИНН, наименование и адрес соответствуют текущим данным
Устаревшие реквизиты после реорганизации или смены адреса
Если товар по доверенности получен, в учёте оформляется обычное поступление товаров и услуг — доверенность сама по себе не формирует проводок и не влияет на учёт. Это чисто «бумажный» документ, фиксирующий полномочия сотрудника.
Типичные ошибки и ограничения
Отдельное ограничение: доверенность в типовой 1С оформляется только на сотрудника своей организации. Если получателем выступает стороннее лицо (например, представитель транспортной компании), типовой документ не подходит — такую доверенность оформляют внешней печатной формой или в текстовом редакторе.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли оформить доверенность в 1С:Бухгалтерии на физическое лицо, не являющееся сотрудником?
Типовой документ рассчитан на сотрудника организации, данные которого есть в справочнике. Для стороннего получателя доверенность обычно оформляют внешней печатной формой или отдельным шаблоном вне программы.
Формирует ли доверенность проводки в бухгалтерском учёте?
Нет. Доверенность только фиксирует полномочия сотрудника и не влияет на учёт. Отражение в учёте происходит при оформлении поступления товаров и услуг после фактического получения ценностей.
Где в 1С посмотреть все выданные доверенности за период?
Откройте журнал «Доверенности» в разделе «Покупки» (или «Закупки») и установите отбор по периоду. Журнал показывает номер, дату, срок действия, сотрудника и контрагента по каждому документу.
Почему в печатной форме доверенности пустые паспортные данные?
Данные берутся из регистра документов физических лиц. Откройте карточку сотрудника, перейдите в личные данные и заполните документ, удостоверяющий личность: вид, серию, номер, кем и когда выдан. После этого перепечатайте доверенность.
Обязательно ли использовать форму М-2?
Нет. Организация вправе использовать собственную форму доверенности, утверждённую учётной политикой, при наличии обязательных реквизитов первичного документа. Форма М-2 остаётся удобным типовым вариантом, который привычен большинству поставщиков.
Можно ли аннулировать выданную доверенность в 1С?
Специального статуса аннулирования в типовом документе нет. Обычно документ помечают на удаление или оставляют с истёкшим сроком действия, а факт отзыва фиксируют служебной запиской вне программы.
Что важно запомнить
Доверенность в 1С находится в разделе закупок: «Покупки» → «Доверенности» в Бухгалтерии и «Закупки» → «Доверенности на получение товаров» в Управлении торговлей. Создавайте документ на основании счёта или заказа, заранее проверьте паспортные данные сотрудника и реквизиты организации, а получение товара оформляйте отдельным документом поступления.