Как оформить доверенность в 1С на получение товара

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей — документ, который сотрудник предъявляет поставщику при получении товара от имени организации. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия предприятия) доверенность оформляется как отдельный документ с готовой печатной формой М-2 или в свободной форме на фирменном бланке.

Ниже разобрано, где находится документ в разных конфигурациях, какие данные нужно подготовить заранее, как заполнить и распечатать доверенность, а также на что проверить результат, чтобы документ приняли у поставщика без вопросов.

Где находится документ «Доверенность» в разных конфигурациях

Расположение документа зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» доверенность чаще всего находится в разделе «Закупки» в группе документов по закупкам, либо в разделе «Казначейство». Если документа нет в интерфейсе, проверьте настройку прав пользователя и видимость команд раздела.

В «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0» журнал доверенностей открывается через раздел «Покупки» → «Доверенности». Если пункта нет в меню, откройте « Главное меню» → «Все функции» → «Документы» и найдите «Доверенность» в списке — это признак того, что команда просто не выведена в панель навигации.

В старых конфигурациях (УТ 10.3, УПП 1.3) документ расположен в меню «Документы» → «Закупки» → «Доверенность». Логика заполнения там аналогичная, отличается только интерфейс.

Что подготовить перед оформлением

Документ ссылается на справочники, поэтому удобнее заранее проверить, что нужные элементы существуют и заполнены корректно. Иначе придётся прерывать оформление и создавать их на ходу.

Минимальный набор данных:

• Организация — с актуальными реквизитами (ИНН, КПП, адрес), они попадут в печатную форму.
• Сотрудник (физическое лицо) — с заполненными паспортными данными: серия, номер, кем и когда выдан паспорт. Без них печатная форма будет неполной.
• Контрагент-поставщик — с наименованием и реквизитами.
• Должность сотрудника — подставляется из кадровых данных или указывается вручную.
• Документ-основание (заказ поставщику или счёт на оплату), если доверенность оформляется на конкретную поставку.

Контрольные точки

Как проверить готовность данных

Паспортные данные сотрудника

Норма

В карточке физлица заполнены серия, номер, кем выдан

Тревожный признак

Поля пустые — в печатной форме будут пропуски

Реквизиты организации

Норма

ИНН, КПП, адрес заполнены в карточке организации

Тревожный признак

В форме М-2 пустые строки реквизитов

Основание доверенности

Норма

Есть заказ или счёт с перечнем товаров

Тревожный признак

Перечень придётся вводить вручную построчно

Пошаговое оформление доверенности

Откройте журнал доверенностей и нажмите «Создать». Форма документа в типовых конфигурациях содержит шапку с основными реквизитами и табличную часть с перечнем ценностей.

Порядок заполнения следующий. Укажите организацию и сотрудника, которому выдаётся доверенность. Выберите контрагента-поставщика. Установите срок действия доверенности — по общему правилу он не ограничен законом жёстко, но практика — выдавать на срок, необходимый для получения конкретной поставки (обычно 5–15 дней). В поле основания укажите номер и дату документа поставщика (счёт, накладная, договор) или подберите заказ поставщику из базы.

Табличную часть удобнее заполнить на основании заказа: нажмите «Заполнить по заказу» (название кнопки может отличаться) — перечень товаров, количество и единицы измерения подтянутся автоматически. Если основания нет, добавьте строки вручную: наименование ценности, единица измерения, количество.

1. 1
   Откройте журнал «Доверенности» и создайте новый документ
2. 2
   Заполните организацию, сотрудника и контрагента-поставщика
3. 3
   Укажите срок действия и документ-основание
4. 4
   Заполните перечень товаров — вручную или по заказу
5. 5
   Проведите документ и распечатайте форму
6. 6
   Проверьте распечатку: подписи, реквизиты, перечень

Печать доверенности

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» — в типовых конфигурациях доступна унифицированная форма М-2 (М-2а) и/или печатная форма доверенности в свободном виде. Форма М-2 содержит отрывной корешок, который остаётся в бухгалтерии, и саму доверенность, выдаваемую сотруднику.

Перед выдачей проверьте распечатку: корректность паспортных данных, перечень товаров, срок действия, наличие подписи руководителя и главного бухгалтера (в форме М-2 предусмотрены обе подписи), печать организации при её использовании. Доверенность без подписи руководителя поставщик вправе не принять.

Если печатной формы нет

В некоторых доработанных конфигурациях типовая форма может отсутствовать или не подходить под требования компании. В этом случае печатную форму добавляют через механизм внешних печатных форм («Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки») или дорабатывают макет программно. Это работа для специалиста по 1С, а не для рядового пользователя.

Типичные ошибки при оформлении

Самая частая причина отказа у поставщика — несовпадение перечня ценностей в доверенности с фактической накладной. Если поставщик изменил состав поставки, доверенность нужно переоформить, а не дописывать от руки.

Контроль и учёт выданных доверенностей

Журнал доверенностей в 1С — это одновременно и учётный регистр: по нему видно, какие доверенности выданы, кому, на какого поставщика и с каким сроком. Периодически сверяйте выданные доверенности с фактическими поступлениями товара: если по доверенности товар не поступил, уточните у сотрудника судьбу документа.

Использованные доверенности с отметкой поставщика подшиваются к документам поступления. Неиспользованные — возвращаются и погашаются (на документе ставится отметка о погашении). Это важно для внутреннего контроля: доверенность — бланк строгой отчётности, по которому можно получить ценности от имени организации.

Частые вопросы

Можно ли оформить доверенность на нескольких сотрудников сразу?

Типовой документ оформляется на одного сотрудника. Если товар получают несколько человек, создайте отдельную доверенность на каждого — это соответствует и практике документооборота, и логике учёта в 1С.

Обязательно ли использовать форму М-2?

Унифицированные формы первичных документов не являются обязательными — организация вправе использовать собственную форму доверенности, утверждённую в учётной политике. Однако форма М-2 привычна поставщикам и реже вызывает вопросы при получении товара.

Как исправить ошибку в уже проведённой доверенности?

Откройте документ, внесите исправления и перепроведите его, затем распечатайте заново. Если доверенность уже выдана сотруднику, старый экземпляр нужно изъять и погасить, чтобы не было двух действующих бланков.

Можно ли выписать доверенность на физическое лицо, не являющееся сотрудником?

Технически в документе можно выбрать любое физическое лицо из справочника. С точки зрения документооборота это допустимо, но паспортные данные должны быть заполнены полностью, а сама практика требует особого контроля со стороны руководства.

Что делать, если поставщик требует доверенность по своей форме?

Заполните бланк поставщика вручную, а в 1С оформите типовую доверенность для внутреннего учёта и корешка. Либо добавьте форму поставщика в 1С как внешнюю печатную форму — это задача для специалиста по доработке.