Доверенность в 1С Бухгалтерия: где найти и как оформить

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей — документ, который бухгалтеры оформляют регулярно, но найти его в интерфейсе 1С:Бухгалтерии 8.3 с первого раза получается не у всех. Причина проста: документ спрятан в разделе «Покупки», а не в «Банке и кассе» или «Справочниках», где его часто ищут. Кроме того, в некоторых релизах и при ограниченных правах пользователя пункт меню может быть скрыт.

В программе доверенность реализована как отдельный документ с печатной формой М-2 (или М-2а), утверждённой постановлением Госкомстата № 71а. Хотя с 2013 года унифицированные формы не обязательны, типовая форма остаётся удобным стандартом: она содержит все реквизиты, которые обычно требуют поставщики.

Ниже разобрано, где именно находится документ, как его создать и заполнить, что делать, если пункт меню не отображается, и какие ошибки при оформлении встречаются чаще всего.

Где находится доверенность в 1С Бухгалтерия 8.3

Основной путь к документу: раздел «Покупки» в левой панели навигации → группа «Покупки» → пункт «Доверенности». Откроется журнал, в котором хранятся все ранее выписанные доверенности по выбранной организации.

Второй способ — через общий список документов: раздел «Покупки» → «Все документы», в открывшемся журнале найти вид документа «Доверенность». Этот путь удобен, если вы работаете сразу с несколькими видами документов и не хотите переключаться между журналами.

Третий вариант — полнотекстовый поиск. Нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или используйте строку поиска в меню «Ещё» и введите слово «доверенность». Программа покажет и документы, и пункты меню, содержащие это слово.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» в левой панели
2. 2
   Нажмите ссылку «Доверенности» в группе «Покупки»
3. 3
   Если пункта нет — откройте «Покупки» → «Все документы» и найдите «Доверенность» в списке видов
4. 4
   Для быстрого доступа добавьте журнал в «Избранное» через меню «Ещё»

Что делать, если пункта «Доверенности» нет в меню

Если в разделе «Покупки» нужной ссылки нет, причины обычно три: изменённая настройка панели навигации, ограниченные права пользователя или особенности релиза конфигурации. Начните с самого простого — проверки настройки меню.

Нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить меню» (или «Настройка навигации») в разделе «Покупки». В открывшемся окне найдите «Доверенности» в правом списке доступных команд и перенесите его в левый список выбранных. После сохранения пункт появится в меню.

Если команда недоступна и в настройках, вероятно, у вашей учётной записи нет прав на документ. В этом случае обратитесь к администратору 1С: ему нужно проверить роль пользователя и добавить права на чтение и запись документа «Доверенность». Самостоятельно менять права без понимания ролевой модели не стоит — можно случайно открыть доступ к закрытым данным.

Как создать и заполнить доверенность

В журнале «Доверенности» нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа. Номер и дата проставляются автоматически, но дату при необходимости можно изменить — она должна соответствовать фактическому дню выдачи доверенности сотруднику.

Заполните ключевые поля: организация (от чьего имени выдаётся доверенность), контрагент (поставщик, у которого сотрудник получит ценности), сотрудник (физическое лицо, которому выдаётся доверенность). Данные паспорта подтягиваются из карточки физического лица — если они не заполнены, программа не сможет сформировать корректную печатную форму.

В табличной части перечислите материальные ценности: наименование, единицу измерения и количество. Можно заполнить список вручную, а можно указать документ-основание — например, счёт на оплату или договор — тогда перечень подтянется из него. Также укажите срок действия доверенности.

Печать доверенности по форме М-2

После заполнения нажмите «Записать», затем кнопку «Печать» в командной панели документа. В списке печатных форм выберите «Доверенность (М-2)». Программа сформирует типовой бланк с отрывной корешковой частью.

Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и сверьте: ФИО и паспортные данные сотрудника, наименование поставщика, перечень ценностей, срок действия и подписи руководителя и главного бухгалтера. Подписи подтягиваются из данных ответственных лиц организации — если поля пустые, проверьте раздел «Главное» → «Организации» → «Подписи».

Сформированный бланк можно сохранить в PDF или Excel через меню «Файл» → «Сохранить» в окне предварительного просмотра. Это удобно, если доверенность нужно отправить сотруднику или согласовать удалённо.

Контрольные точки

Как проверить результат

Паспортные данные в печатной форме

Норма

Серия, номер, кем и когда выдан — заполнены полностью

Тревожный признак

Поля пустые или содержат старые данные

Подписи на бланке

Норма

Расшифровка руководителя и главбуха присутствует

Тревожный признак

Строки подписей пустые

Перечень ценностей

Норма

Совпадает со счётом или накладной поставщика

Тревожный признак

Количество или наименования расходятся

Создание доверенности на основании других документов

Доверенность можно создать не только «с нуля», но и на основании документов закупки. Откройте, например, счёт на оплату поставщика или заказ поставщику, нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Доверенность». Контрагент и перечень товаров заполнятся автоматически.

Этот способ снижает риск расхождений: список ценностей в доверенности будет точно соответствовать тому, что оплачено или заказано. Останется только выбрать сотрудника и проверить срок действия.

Типичные ошибки при оформлении

Чаще всего проблемы возникают не с поиском документа, а с его содержимым. Поставщики вправе отказать в отгрузке, если доверенность оформлена с ошибками, поэтому стоит проверять типовые слабые места.

Отдельная ошибка — хранить доверенности «на бумаге» вне программы. Если доверенность не проведена в 1С, при инвентаризации выданных доверенностей или споре с поставщиком восстановить картину будет сложнее. Заводите документ в базе даже если печатный бланк корректируете вручную.

Ограничения типовой формы и альтернативы

Типовая форма М-2 подходит для большинства ситуаций, но у неё есть границы. Если поставщик требует собственный бланк доверенности или ваша организация использует фирменную форму, разработанную в соответствии с учётной политикой, типовую печатную форму придётся дорабатывать.

Простые изменения — например, добавление логотипа или изменение шапки — можно сделать через механизм редактирования макета печатной формы (в форме предварительного просмотра включите редактирование). Существенная переработка макета — задача для программиста 1С: макеты хранятся в конфигурации, и неаккуратное изменение может «отвалиться» при обновлении релиза.

Сравнение вариантов оформления

Типовая форма М-2

Подходит для большинства поставщиков, ничего настраивать не нужно; ограничение — фиксированный макет

Редактирование макета вручную

Подходит для мелких правок (логотип, реквизиты); ограничение — правки слетают при обновлении, если макет типовой

Внешняя печатная форма

Полностью произвольный бланк; требует разработки и подключения через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки»

FAQ: частые вопросы о доверенностях в 1С

Почему в разделе «Покупки» нет пункта «Доверенности»?

Чаще всего команда скрыта настройкой панели навигации: откройте «Ещё» → «Настроить меню» и добавьте «Доверенности» в список выбранных команд. Если команды нет и там — у пользователя недостаточно прав, нужно обратиться к администратору базы.

Можно ли выписать доверенность на сотрудника, которого нет в справочнике?

Технически в поле «Сотрудник» нужно выбрать физическое лицо из справочника. Если человека там нет, заведите карточку физического лица с паспортными данными — иначе печатная форма выйдет с пустыми полями, и поставщик может её не принять.

Обязательно ли использовать форму М-2?

Нет, унифицированные формы первичных документов не обязательны. Организация вправе разработать собственный бланк доверенности, но на практике форма М-2 удобна: она знакома поставщикам и содержит все нужные реквизиты.

Как распечатать доверенность, выписанную раньше?

Откройте «Покупки» → «Доверенности», найдите нужный документ в журнале (удобно пользоваться поиском по номеру или контрагенту), откройте его и нажмите «Печать» → «Доверенность (М-2)». Данные в форму подтянутся из сохранённого документа.

Что делать, если в печатной форме не выводятся подписи?

Проверьте раздел «Главное» → «Организации» → вкладка «Подписи» (или «Ответственные лица»): там должны быть указаны руководитель и главный бухгалтер с датами действия полномочий. Если срок полномочий истёк, подпись в новых документах не выводится.