Доверенность в 1С 8.3 Бухгалтерия: где найти и как оформить

Доверенность в «1С:Бухгалтерии 8.3» не имеет единственного очевидного места: в зависимости от задачи документ ищут в журнале покупок, в разделе банка и кассы или создают прямо из документа поступления. Путаница возникает потому, что в программе существует несколько сценариев: выдача доверенности сотруднику на получение товаров, оформление доверенности от контрагента при приёмке и печать типовой формы М-2.

Ниже разобраны все рабочие места, где хранятся и создаются доверенности, порядок заполнения каждого поля, печать формы М-2 и типичные ошибки, из-за которых документ не попадает в учёт или печатается с пустыми реквизитами.

Где находится журнал доверенностей в 1С 8.3

Основной журнал выданных доверенностей расположен в разделе «Покупки». Откройте главное меню программы, перейдите в «Покупки» и найдите пункт «Доверенности» в группе документов. Если пункта нет на видном месте, нажмите на навигацию раздела (шестерёнка или «Ещё») — список команд настраивается, и нужный пункт мог быть скрыт при настройке интерфейса.

Второй журнал — доверенности на получение денежных средств — находится в разделе «Банк и касса». Он используется реже: такие доверенности выдают, когда сотрудник получает наличные или денежные документы в банке либо у контрагента.

Универсальный способ найти документ, не зная точного расположения, — полнотекстовый поиск. Нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или сочетание клавиш Ctrl+F, введите «доверенность» и выберите нужный вид документа в результатах. Также журнал доступен через «Все функции» (команда открывается через круглую кнопку меню, если включён соответствующий режим): «Документы» → «Доверенность».

Как создать доверенность на получение ТМЦ

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей оформляется, когда сотрудник организации получает ценности у поставщика. Удобнее всего создавать её на основании документа поступления или счёта на оплату: тогда табличная часть с перечнем ценностей заполнится автоматически.

1. 1
   Откройте «Покупки» → «Доверенности» и нажмите «Создать» либо создайте документ на основании поступления
2. 2
   Укажите организацию, дату выдачи и срок действия доверенности
3. 3
   Выберите сотрудника — физическое лицо, на которое выписывается доверенность
4. 4
   Заполните контрагента-поставщика и договор, по которому получаются ценности
5. 5
   Проверьте табличную часть: перечень ТМЦ, количество и единицы измерения
6. 6
   Запишите документ и распечатайте форму М-2 через кнопку «Печать»

Поле «Сотрудник» заполняется из справочника физических лиц. Если нужного человека нет в списке, его необходимо предварительно добавить: «Справочники» → «Физические лица». Без заполненного физического лица паспортные данные в печатную форму не подтянутся.

Срок действия доверенности указывается вручную. По общему правилу срок не ограничен законодательно, но если срок не указан вовсе, доверенность считается действительной в течение одного года. На практике компании выдают доверенности на короткий срок — под конкретную поставку.

Доверенность на получение денежных средств

Отдельный вид документа используется для выдачи доверенности на получение денег: например, когда сотрудник получает наличные по чеку в банке или денежные документы у контрагента. Журнал находится в разделе «Банк и касса» → «Доверенности».

Заполнение аналогично доверенности на ТМЦ, но вместо табличной части с товарами указывается сумма и назначение. Документ служит внутренним реестром выданных доверенностей и основанием для печатной формы; бухгалтерских проводок он не формирует.

Какой вид доверенности выбрать

Доверенность на ТМЦ (Покупки)

Сотрудник получает товары, материалы или оборудование у поставщика. Создаётся на основании поступления, заполняется перечень ценностей.

Доверенность на денежные средства (Банк и касса)

Сотрудник получает наличные или денежные документы. Указывается сумма, табличной части с товарами нет.

Полученная доверенность контрагента

Реквизиты доверенности представителя покупателя указываются прямо в документе реализации — отдельный документ не создаётся.

Как указать доверенность представителя покупателя при отгрузке

Обратная ситуация: ваша организация отгружает товар, а забирает его представитель покупателя по доверенности. Отдельный документ в этом случае не нужен — данные доверенности фиксируются в самой реализации.

Откройте документ «Реализация (акты, накладные)» и перейдите по ссылке «Доставка» или на вкладку с дополнительными реквизитами (в зависимости от релиза поле называется «Доверенность» либо находится в разделе «Реквизиты грузополучателя»). Укажите номер, дату доверенности и ФИО представителя. Эти данные попадут в печатную форму ТОРГ-12 и товарно-транспортную накладную.

Если поле не видно, проверьте вид операции документа: для операции «Товары, услуги, комиссия» реквизиты доверенности доступны, а в некоторых упрощённых видах операций скрыты. Также проверьте, что печатная форма, которую вы используете, вообще выводит эти данные.

Печать формы М-2 и проверка результата

Из документа «Доверенность» доступна печать унифицированной формы М-2 (и М-2а). Нажмите кнопку «Печать» в шапке документа и выберите нужную форму. Форма М-2 применяется при разовом получении ценностей, М-2а — при систематическом получении с регистрацией в журнале.

Контрольные точки

Что проверить в печатной форме

Паспортные данные сотрудника

Норма

Серия, номер, кем и когда выдан — заполнены

Тревожный признак

Пустая строка «паспорт» — не заполнены данные в карточке физлица

Перечень ценностей

Норма

Наименования, количество и единицы совпадают с поступлением

Тревожный признак

Пустая таблица — документ создан не на основании поступления

Реквизиты организации

Норма

Название, ИНН, ОКПО заполнены

Тревожный признак

Пустые поля — не заполнена карточка организации

Подписи

Норма

Предусмотрены поля руководителя и главбуха

Тревожный признак

Подписантов нет в ответственных лицах организации

Если в форме пустуют паспортные данные, откройте карточку физического лица и заполните документ, удостоверяющий личность, на вкладке с личными данными. Если не выводятся подписи, проверьте «Справочники» → «Организации» → «Ответственные лица»: на дату документа должны быть указаны руководитель и главный бухгалтер.

Типичные ошибки и ограничения

Важное ограничение: документ «Доверенность» в 1С:Бухгалтерии не создаёт бухгалтерских проводок и не влияет на учёт. Это справочный документ для регистрации выданных доверенностей и печати формы. Оприходование ценностей выполняется отдельно документом поступления.

Ещё одно ограничение связано с электронным документооборотом. При обмене УПД и электронными накладными сведения о доверенности получателя передаются в составе электронного документа, и заполнять их нужно в соответствующих полях документа реализации, а не в бумажной форме.

Если доверенности выписываются регулярно, заведите порядок нумерации и храните номера в едином журнале. Встроенный журнал 1С позволяет отфильтровать доверенности по сотруднику и периоду — этого достаточно для внутреннего контроля без отдельного Excel-реестра.

Если доверенность не находится: маршрут действий

Маршрут решения

Как выбрать действие

Пункта «Доверенности» нет в разделе «Покупки»Откройте настройку навигации раздела (шестерёнка) и выведите команду в меню, либо найдите документ через Ctrl+F

Документ создан, но не виден в журналеСнимите отборы в журнале (кнопка «Ещё» → «Установить период» / сброс отборов) и проверьте, не установлен ли фильтр по организации

Нужна доверенность от покупателя при отгрузкеОткройте документ реализации и заполните реквизиты доверенности в шапке — отдельный документ не создаётся

Печатная форма выходит с пустыми реквизитамиПроверьте карточку физлица (паспорт), организации (ОКПО, адрес) и список ответственных лиц на дату документа

Когда ни один из способов не помогает, проверьте права пользователя. При работе под ограниченной ролью доступ к документам раздела «Покупки» может быть закрыт: журнал будет пустым или недоступным вовсе. В этом случае обратитесь к администратору системы для выдачи прав, а не создавайте документы обходными путями.

Частые вопросы

Где в 1С 8.3 найти ранее созданную доверенность?

Откройте «Покупки» → «Доверенности» и при необходимости расширьте период журнала через «Ещё» → «Установить период». Если документ не находится, воспользуйтесь поиском Ctrl+F по номеру или фамилии сотрудника и проверьте, не установлен ли отбор по организации.

Можно ли распечатать доверенность без документа поступления?

Да. Создайте документ «Доверенность» вручную через «Покупки» → «Доверенности» → «Создать» и заполните перечень ценностей самостоятельно. Автозаполнение табличной части работает только при создании на основании поступления или счёта.

Почему в форме М-2 не выводятся паспортные данные сотрудника?

Программа берёт эти сведения из карточки физического лица. Откройте «Справочники» → «Физические лица», найдите сотрудника и заполните документ, удостоверяющий личность: серию, номер, кем и когда выдан. После этого перепечатайте форму.

Формирует ли доверенность проводки в бухгалтерском учёте?

Нет. Документ служит только для регистрации выданных доверенностей и печати формы М-2. Движения по учёту создаёт документ поступления, на основании которого получают ценности.

Как учесть доверенность представителя покупателя при отгрузке?

Отдельный документ не нужен. В документе «Реализация (акты, накладные)» заполните реквизиты доверенности — номер, дату и ФИО представителя. Эти данные выводятся в ТОРГ-12 и транспортную накладную.

Что делать, если пункта «Доверенности» нет в меню?

Настройте навигацию раздела через значок шестерёнки и добавьте команду, либо откройте документ через «Все функции» → «Документы» → «Доверенность». Если команды нет и там, проверьте права пользователя и функциональность в разделе «Администрирование».