Документы и Печать · 11 мин
Доверенность в 1С 8.3 Бухгалтерия: где находится и как оформить
Где находится доверенность в 1С 8.3 Бухгалтерия: путь через раздел Покупки, создание документа, заполнение реквизитов, печать формы М-2 и типичные ошибки.
Документ «Доверенность» в 1С:Бухгалтерии 8.3 находится в разделе «Покупки» → «Доверенности». В некоторых релизах этот пункт скрыт из меню по умолчанию, и его нужно добавить через настройку навигации раздела. Документ предназначен для оформления доверенности на получение товарно-материальных ценностей сотрудником организации и печати унифицированной формы М-2 (или М-2а).
Доверенность в программе — это учётный документ, а не просто печатная форма. Он хранится в журнале, имеет номер и дату, ссылается на контрагента-поставщика и физическое лицо, которому выдана. Это позволяет контролировать, кто и на какие ценности получил полномочия, и сверять выданные доверенности с поступившими документами.
Ниже разобрано, где именно искать документ в разных интерфейсах, что делать, если пункта нет в меню, как правильно заполнить и распечатать доверенность, а также какие ошибки встречаются чаще всего.
Где находится доверенность в интерфейсе 1С 8.3
В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0) журнал доверенностей расположен в разделе «Покупки». Откройте левую панель разделов, перейдите в «Покупки» — в группе документов по закупкам среди пунктов «Поступление (акты, накладные, УПД)», «Счета на оплату поставщиков» и других находится пункт «Доверенности».
В зависимости от настроек и релиза пункт может быть скрыт. Тогда есть два альтернативных пути. Первый — через меню «Главное меню» → «Все функции» (если режим включён): в дереве найдите «Документы» → «Доверенность». Второй — через поиск: в поле поиска по меню (значок лупы в правом верхнем углу) наберите «доверенность», и программа покажет нужную команду.
В интерфейсе «Такси» команды разделов настраиваются индивидуально. Если бухгалтер до вас перенастроил меню, доверенности могут оказаться в другом разделе или быть убраны совсем. Это не ошибка программы — восстановите команду через настройку навигации, как описано ниже.
- 1Откройте раздел «Покупки» на левой панели разделов
- 2Найдите пункт «Доверенности» в списке документов
- 3Если пункта нет — нажмите шестерёнку «Настроить меню» в правом верхнем углу раздела
- 4В левом списке найдите «Доверенности» и перенесите в правый список видимых команд
- 5Нажмите «ОК» и откройте журнал доверенностей
Что делать, если пункта «Доверенности» нет в меню
Чаще всего команда просто скрыта настройкой навигации. В разделе «Покупки» нажмите на значок шестерёнки (или ссылку «Настроить меню») — откроется окно с двумя списками: доступные команды слева и видимые справа. Найдите «Доверенности» в левом списке, выделите и нажмите кнопку «Добавить» (стрелку вправо), затем «ОК». Пункт появится в меню.
Если команды нет даже в настройке навигации, проверьте права пользователя. При работе в режиме ограниченных прав (например, профиль «Бухгалтер без права изменения» или самодельный профиль) доступ к документу может быть закрыт администратором. В этом случае обратитесь к пользователю с правами администратора, чтобы он проверил роли в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права».
Редкая ситуация — сильно устаревший релиз конфигурации, где документ называется иначе или расположен в другом разделе. Обновление до актуального релиза решает и эту проблему, и расхождения в печатных формах.
Как создать и заполнить доверенность
В журнале «Доверенности» нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа. Программа автоматически подставит номер и текущую дату — номер лучше не менять, чтобы не нарушить сквозную нумерацию журнала.
Основные поля документа:
- Организация — от чьего имени выдаётся доверенность. Подставляется организация по умолчанию, при работе с несколькими организациями выберите нужную.
- Контрагент — поставщик, у которого сотрудник получит ценности. Выбирается из справочника контрагентов.
- Физическое лицо — сотрудник, на которого выписывается доверенность. Данные паспорта подтягиваются из справочника физических лиц, если они заполнены.
- Срок действия — дата, до которой доверенность действительна.
- Основание — документ-основание, например счёт на оплату или договор.
- Табличная часть — перечень товарно-материальных ценностей: наименование, единица измерения, количество.
Перечень ценностей можно заполнить вручную, а можно на основании документа: если доверенность создаётся из счёта на оплату или заказа поставщику (кнопка «Создать на основании» в исходном документе), табличная часть заполнится автоматически. Это уменьшает риск расхождений между оплаченным и получаемым товаром.
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Документ появится в журнале, и его можно будет распечатать.
Как распечатать доверенность (форма М-2)
В открытом документе нажмите кнопку «Печать» — программа предложит форму доверенности (в типовой конфигурации это форма по ОКУД 0315001, М-2/М-2а). Откроется предварительный просмотр печатной формы с заполненными реквизитами организации, контрагента, сотрудника и перечнем ценностей.
Проверьте перед печатью: правильно ли указаны наименование организации и её реквизиты, корректно ли подтянулись паспортные данные сотрудника, все ли позиции из накладной поставщика перечислены в табличной части. Опечатку в количестве или наименовании проще исправить до подписания, чем переоформлять документ.
Доверенность подписывает руководитель и главный бухгалтер (либо уполномоченные лица), ставится печать организации при её наличии. Корешок доверенности остаётся в бухгалтерии — в форме М-2 он предусмотрен макетом.
Как проверить результат
Серия, номер, кем и когда выдан — заполнены
Пустые строки или «<...>» в полях документа
Совпадает с накладной или счётом поставщика
Лишние или отсутствующие позиции, неверное количество
Название и адрес соответствуют текущим данным
Старое название или адрес после реорганизации/переезда
Типичные ошибки при работе с доверенностями
Самая частая проблема — пустые паспортные данные, о которой сказано выше. Вторая по распространённости — изменение реквизитов организации в карточке после переезда или переименования, но без проверки уже созданных доверенностей: в старых документах остаются прежние данные, и поставщик может отказать в выдаче товара.
Третья ошибка — заполнение перечня ценностей «в общих словах» («материалы по накладной»). Формально поставщик вправе потребовать конкретный перечень, и расплывчатая формулировка создаёт почву для споров. Заполняйте табличную часть по номенклатуре из счёта или накладной.
Четвёртая — ручное изменение номера доверенности. Это ломает последовательность нумерации, и программа начнёт предлагать неверные номера следующим документам. Если номер уже испорчен, введите вручную номер с корректным префиксом и следующим порядковым числом — программа продолжит нумерацию от него.
Ограничения типового документа и альтернативы
Типовая доверенность в 1С:Бухгалтерии предназначена именно для получения ТМЦ у поставщика. Для доверенностей иного назначения — представление интересов в налоговой, банке, суде, подписание документов — типовой документ не подходит: у него другая структура и печатная форма. Такие доверенности оформляются в текстовом редакторе по шаблону организации, а налоговые — через специализированные сервисы с машиночитаемым форматом.
Если печатная форма М-2 не устраивает (например, нужен фирменный бланк или дополнительные поля), можно подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Это работа для специалиста по 1С: форма разрабатывается в конфигураторе или берётся готовой с учётом совместимости с вашим релизом.
Учтите, что унифицированная форма М-2 не является обязательной: организация вправе использовать собственный бланк, утверждённый в учётной политике. Но типовая форма в 1С удобна тем, что принимается поставщиками без вопросов и не требует доработок.
Как выбрать действие
Проверка и хранение выданных доверенностей
Журнал «Доверенности» — это реестр всех выданных документов. Периодически сверяйте его с фактическими поступлениями: каждая выданная доверенность должна закрываться документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» от того же контрагента. Доверенность, по которой товар так и не поступил, — повод выяснить причину у сотрудника.
Для контроля удобно отбирать документы в журнале по контрагенту или сотруднику через поле поиска и отборы. Если доверенностей много, заведите внутреннее правило: сотрудник возвращает корешок доверенности вместе с накладной в день получения товара.
Ошибочно созданную доверенность пометьте на удаление (кнопка «Удалить» в журнале), чтобы она не числилась действующей. Физическое удаление из базы выполняется через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов» и доступно администратору.
Что важно запомнить
Доверенность находится в разделе «Покупки» → «Доверенности»; скрытую команду возвращают через настройку навигации. Перед печатью проверьте паспортные данные сотрудника, реквизиты организации и перечень ценностей. Типовой документ подходит только для получения ТМЦ, для прочих доверенностей используйте отдельные шаблоны.
Частые вопросы
Почему в разделе «Покупки» нет пункта «Доверенности»?
Команда скрыта настройкой навигации либо у пользователя недостаточно прав. Сначала откройте настройку меню раздела (шестерёнка) и добавьте команду в видимые. Если её нет и там — попросите администратора проверить роли вашего пользователя.
Можно ли создать доверенность на основании счёта на оплату?
Да. Откройте счёт на оплату поставщика, нажмите «Создать на основании» и выберите «Доверенность». Контрагент и перечень товаров заполнятся автоматически, останется указать сотрудника и срок действия.
Почему в печатной форме пустые поля паспорта?
В карточке физического лица не заполнены данные документа, удостоверяющего личность. Откройте справочник «Физические лица», на вкладке личных данных укажите серию, номер, кем и когда выдан паспорт, затем перепроведите доверенность и распечатайте заново.
Обязательно ли использовать форму М-2?
Нет. Организация вправе утвердить собственную форму доверенности в учётной политике. Но типовая форма М-2 в 1С готова к печати без доработок и принимается большинством поставщиков, поэтому на практике используют её.
Как исправить ошибку в уже распечатанной доверенности?
Если документ ещё не выдан сотруднику, откройте его, исправьте данные, перепроведите и распечатайте заново — старый бланк уничтожьте. Если доверенность уже выдана, корректнее пометить документ на удаление, оформить новый и уведомить поставщика об аннулировании прежней.
Можно ли оформить в 1С доверенность для налоговой инспекции?
Типовой документ «Доверенность» в 1С:Бухгалтерии для этого не предназначен — он оформляет получение ТМЦ. Доверенности для представления интересов в ФНС оформляются по отдельным правилам, в том числе в машиночитаемом формате через специализированные сервисы отчётности.