Доверенность на получение товара в 1С: как скачать и вывести на печать

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в 1С не нужно искать на сторонних сайтах и заполнять вручную: программа формирует её автоматически из документа поступления или заказа поставщику. Достаточно один раз настроить карточку сотрудника и организации, после чего бланк печатается или сохраняется в PDF за несколько секунд.

Ниже разобрано, где находится доверенность в типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия), как скачать готовый файл, что проверить перед подписанием и какие ошибки чаще всего мешают получить корректный документ.

Где в 1С находится доверенность на получение товара

В типовых конфигурациях доверенность не существует как отдельный документ в журнале — это печатная форма, привязанная к хозяйственному документу. Источником данных служат заказ поставщику, поступление товаров и услуг, счёт на оплату от поставщика или реализация (если доверенность выдаёт покупатель). Из этих документов программа подтягивает номер и дату основания, наименование поставщика и список ценностей.

В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» печатная форма доступна из меню «Печать» внутри документа. В «1С:Бухгалтерии» доверенность также можно создать через раздел «Покупки» или из карточки документа поступления. Если в списке печатных форм доверенности нет, проверьте, не отключена ли она в настройках печатных форм и не используется ли механизм дополнительных печатных форм.

Пошагово: как сформировать и скачать доверенность

Порядок действий одинаков по логике во всех типовых решениях, отличаются только названия кнопок. Ниже — универсальный сценарий на примере документа поступления.

1. 1
   Откройте документ-основание: поступление товаров, заказ поставщику или счёт на оплату.
2. 2
   Нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт «Доверенность (М-2)» или «Доверенность на получение ТМЦ».
3. 3
   В открывшейся форме укажите сотрудника, на которого выписывается доверенность, и срок действия.
4. 4
   Проверьте подставленные данные: паспортные данные сотрудника, реквизиты организации, список ценностей.
5. 5
   В окне предварительного просмотра нажмите «Файл → Сохранить как» и выберите формат PDF или Excel — файл будет скачан в указанную папку.
6. 6
   Либо нажмите «Печать» и отправьте бланк сразу на принтер.

Если доверенность нужна регулярно одному и тому же сотруднику, заполните его карточку в справочнике «Физические лица» заранее: паспортные данные, должность. Тогда при печати эти поля подставятся автоматически, и риск опечатки исчезнет.

Сохранённый PDF удобно отправлять сотруднику по электронной почте или в мессенджер для последующей распечатки. Учтите, что сама доверенность требует «живой» подписи руководителя и печати организации (если печать используется), поэтому электронный файл — это лишь бланк для заполнения подписей.

Какие данные нужно подготовить заранее

Корректность доверенности полностью зависит от полноты справочников. Перед формированием убедитесь, что заполнены три блока данных.

Первый блок — карточка организации: полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес, банковские реквизиты и данные руководителя. Второй — карточка физического лица: ФИО, должность, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан). Третий — сам документ-основание: номер, дата и поставщик, от которого получаются ценности.

Если доверенность выписывается не от вашей организации

Иногда требуется обратная ситуация: поставщик выписал доверенность вашему сотруднику, и её нужно просто хранить в базе. В этом случае печатная форма не нужна — отсканированный документ прикрепляется к документу поступления через механизм присоединённых файлов (кнопка со скрепкой в форме документа).

Как проверить сформированную доверенность перед выдачей

Ошибка в доверенности означает, что поставщик вправе отказать в отпуске товара, а полученные по некорректному документу ценности создают риски при инвентаризации и налоговых проверках. Поэтому перед подписанием пройдитесь по контрольным точкам.

Контрольные точки

Как проверить результат

ФИО и паспортные данные доверенного лица

Норма

Совпадают с паспортом сотрудника, включая кем и когда выдан документ

Тревожный признак

Поля пустые, устаревший паспорт или опечатка в ФИО

Реквизиты организации

Норма

Полное наименование, ИНН, адрес соответствуют актуальным данным

Тревожный признак

Старое наименование после переименования или старый юрадрес

Документ-основание

Норма

Указаны номер и дата заказа, счёта или накладной, по которым получают товар

Тревожный признак

Основание отсутствует или ссылается на другой документ

Срок действия доверенности

Норма

Дата выдачи и срок заполнены, срок не истёк на момент получения товара

Тревожный признак

Срок не указан или уже прошёл

Перечень ценностей

Норма

Список ТМЦ соответствует документу-основанию или указано «по накладной №…»

Тревожный признак

Перечень пуст или противоречит заказу

Особое внимание уделите подписям: доверенность подписывает руководитель организации или лицо, уполномоченное доверенностью на подписание таких документов. Подпись самого доверенного лица на бланке проставляется как образец — её отсутствие часто становится причиной отказа поставщика.

Типичные ошибки при работе с доверенностью в 1С

Отдельная группа проблем — технические. Если кнопка печати доверенности неактивна или форма открывается пустой, чаще всего причина в том, что документ-основание не записан или не проведён. Запишите документ и повторите попытку. Если форма отсутствует в меню «Печать» полностью — проверьте права пользователя и состав дополнительных печатных форм в разделе администрирования.

Альтернативы: внешние печатные формы и собственный шаблон

Типовая форма М-2 подходит большинству организаций, но иногда требуется свой бланк: с логотипом, изменённым составом полей или дополнительными подписями. В 1С это решается двумя способами.

Сравнение вариантов

Типовая форма М-2

Доступна сразу, не требует настройки. Ограничение: состав полей фиксирован, изменить можно только через доработку конфигурации.

Внешняя печатная форма (.epf)

Подключается через «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки» без изменения конфигурации. Подходит, когда нужен свой макет. Ограничение: файл должен быть разработан под вашу версию конфигурации.

Собственный шаблон в учётной политике

Организация утверждает свою форму доверенности и реализует её как внешнюю печатную форму. Даёт полную свободу, но требует участия специалиста по 1С.

Загружая внешние печатные формы, скачанные из интернета, соблюдайте осторожность: файл .epf — это исполняемый код, который выполняется внутри вашей базы. Используйте только формы из доверенных источников и проверяйте их на копии базы перед подключением к рабочей.

Как организовать учёт выданных доверенностей

По правилам учёта выданные доверенности подлежат регистрации: корешки хранятся у бухгалтера, а использованные доверенности прикладываются к документам на оприходование ценностей. В 1С этот контроль удобно вести через присоединённые файлы.

Практичный порядок такой: доверенность формируется и печатается из документа, после возвращения сотрудника подписанный экземпляр сканируется и прикрепляется к поступлению товаров. Тогда при любой проверке связка «заказ — доверенность — накладная — оприходование» восстанавливается из базы за минуту, без поиска по папкам с бумагой.

Если доверенности выписываются часто, заведите в справочнике «Физические лица» актуальные паспортные данные всех сотрудников, которые ездят за товаром, и назначьте ответственного за их обновление при смене паспорта. Это устраняет основную причину брака в доверенностях — устаревшие удостоверяющие данные.

Частые вопросы

Можно ли скачать пустой бланк доверенности из 1С и заполнить вручную?

Да. Сформируйте печатную форму из любого документа, сохраните её в Excel или PDF и при необходимости очистите заполненные поля. Однако практичнее заполнять данные в базе: так доверенность остаётся связанной с документом-основанием и попадает в учёт.

Почему в меню «Печать» нет пункта «Доверенность»?

Возможные причины: документ не записан, у пользователя нет прав на печать, форма отключена в настройках или конфигурация доработана и состав печатных форм изменён. Проверьте права и список дополнительных печатных форм в разделе администрирования.

Обязательно ли использовать именно форму М-2?

Нет. Унифицированные формы для коммерческих организаций не обязательны. Можно разработать собственный бланк доверенности, утвердить его в учётной политике и подключить к 1С как внешнюю печатную форму. Главное — наличие обязательных реквизитов: кто выдал, кому, на получение чего, срок, подписи.

Какой срок действия у доверенности на получение товара?

Срок определяется организацией и указывается в самой доверенности. Если срок не указан, по общим правилам доверенность считается действительной в течение одного года с даты выдачи. Доверенность без даты выдачи ничтожна, поэтому поле даты должно быть заполнено всегда.

Можно ли оформить электронную доверенность вместо бумажной?

Да, законодательство допускает доверенности в электронном виде, подписанные квалифицированной электронной подписью. Однако для получения товара у поставщика на практике чаще требуется бумажный оригинал — заранее уточните у контрагента, какой формат он принимает.

Что делать, если сотрудник получил товар, но доверенность потерялась?

Запросите у поставщика копию второго экземпляра доверенности, который остаётся у него при отпуске ценностей. Прикрепите копию к документу поступления в базе и зафиксируйте факт утери служебной запиской, чтобы при проверке была понятна история документа.