Документы и Печать · 9 мин
Доверенность на получение товара в 1С: образец и порядок оформления
Как оформить доверенность на получение товара в 1С: типовые формы М-2 и М-2а, пошаговое заполнение, печать, проверка реквизитов и типичные ошибки при выдаче.
Доверенность на получение товара — документ, по которому сотрудник организации получает материальные ценности у поставщика. В программах 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) для этого предусмотрены типовые механизмы: доверенность формируется на основании документа закупки и печатается по унифицированным формам М-2 или М-2а, либо по произвольному шаблону.
Практическая задача обычно сводится к трём шагам: создать документ «Доверенность» на основании заказа поставщику или поступления, заполнить данные доверенного лица и перечень получаемых ценностей, распечатать форму. Ниже разобраны все этапы с конкретными действиями в интерфейсе, образец заполнения и контрольные точки для проверки.
Важно понимать: с 2021 года организации вправе использовать собственную форму доверенности, но типовые М-2 и М-2а остаются удобным и привычным для контрагентов вариантом. В 1С обе формы доступны «из коробки», поэтому разработка собственного макета обычно не требуется.
Когда нужна доверенность и какую форму выбрать
Доверенность требуется всякий раз, когда материальные ценности от имени организации получает физическое лицо — сотрудник или представитель. Поставщик при отпуске товара обязан убедиться, что человек уполномочен: без доверенности отпуск может быть отказан, а при споре доказать правомерность получения будет сложно.
Форма М-2 применяется, когда организация ведёт журнал учёта выданных доверенностей: документ состоит из двух частей — отрывного корешка (остаётся в бухгалтерии) и самой доверенности (выдаётся сотруднику). Форма М-2а используется при массовой выдаче доверенностей, когда учёт ведётся в специальном журнале с пронумерованными и прошнурованными листами, — корешок в ней отсутствует.
На практике большинство компаний малого и среднего бизнеса используют М-2 как более простой вариант. Форму М-2а выбирают организации с большим потоком доверенностей — например, торговые компании, где экспедиторы ежедневно получают товар у десятков поставщиков.
Сравнение форм
Подходит при разовой выдаче. Есть отрывной корешок для учёта в бухгалтерии.
Подходит при массовой выдаче. Учёт ведётся в отдельном журнале, корешка нет.
Допустима, если содержит обязательные реквизиты. Требует разработки макета и согласования с контрагентами.
Где в 1С находится документ «Доверенность»
В конфигурациях «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» и «ERP» документ расположен в разделе «Закупки» (или «CRM и маркетинг» → «Документы» в зависимости от настроек интерфейса). Журнал называется «Доверенности на получение ТМЦ» или просто «Доверенности выданные». Если документа нет в видимых пунктах меню, его можно найти через «Все функции» или добавить на панель навигации в настройках раздела.
В «1С:Бухгалтерии предприятия» доверенность создаётся из документа «Поступление (акты, накладные, УПД)» по кнопке «Печать» → «Доверенность (М-2)», либо из раздела «Покупки». В этом случае отдельного документа в базе не создаётся — формируется только печатная форма.
Пошаговое создание доверенности на основании закупки
Самый надёжный способ — создавать доверенность на основании документа закупки: тогда перечень товаров, поставщик и реквизиты организации подставятся автоматически, и риск ошибки в наименованиях минимален.
- 1Откройте документ «Заказ поставщику» или «Приобретение товаров и услуг».
- 2Нажмите «Создать на основании» и выберите «Доверенность на получение ТМЦ».
- 3Проверьте автоматически заполненные поля: организация, поставщик, перечень товаров.
- 4Укажите физическое лицо — доверенное лицо выбирается из справочника «Физические лица» или «Сотрудники».
- 5Заполните паспортные данные доверенного лица (если не подтянулись из карточки).
- 6Укажите срок действия доверенности и документ-основание (номер и дата накладной или счёта поставщика).
- 7Проведите документ и нажмите «Печать» → «Доверенность (М-2)» или «М-2а».
Если доверенность создаётся вручную (без документа-основания), перечень товаров заполняется в табличной части вручную: наименование, единица измерения, количество. Наименования должны совпадать с документами поставщика — иначе на складе отгрузки могут отказать в выдаче из-за расхождений.
Срок действия доверенности устанавливается организацией самостоятельно. Ограничение в 15 дней, которое действовало ранее по старым инструкциям, отменено; на практике срок обычно ставят от нескольких дней до месяца, исходя из реальной даты получения товара.
Как заполнить данные доверенного лица
Критичный блок — данные доверенного лица: ФИО, должность (если сотрудник), серия и номер паспорта, кем и когда выдан. Эти сведения поставщик сверяет с оригиналом паспорта при отпуске товара. Ошибка хотя бы в одной цифре паспорта — формальное основание для отказа в выдаче.
Чтобы не вводить паспортные данные каждый раз, заполните их один раз в карточке физического лица (справочник «Физические лица», закладка с документами удостоверяющими личность). Тогда при выборе сотрудника в доверенности данные подставятся автоматически. Если сотрудник сменил паспорт, обновите данные в карточке до выпуска новой доверенности.
Печать формы и образец заполнения
После проведения документа нажмите «Печать» и выберите нужную форму. В печатной форме М-2 заполняются: номер и дата доверенности, срок действия, наименование и реквизиты организации-доверителя, наименование поставщика, номер и дата документа-основания (счёт, накладная, договор), данные доверенного лица, таблица получаемых ценностей.
Типичный образец заполнения табличной части: «Материал — Кабель ВВГнг 3×2,5 — м — 150». Наименование берётся из документов поставщика, количество прописывается цифрой. Доверенность подписывает руководитель организации и главный бухгалтер (или уполномоченные лица), ставится печать при её наличии — после отмены обязательной печати для ООО и АО достаточно подписей, но многие поставщики по-прежнему просят печать, поэтому уточните требование заранее.
Как проверить результат
Совпадают с данными в базе 1С, номер уникален
Номер дублируется или не совпадает с журналом
Полностью совпадают с паспортом сотрудника
Есть расхождения хотя бы в одной цифре
Наименования и количество совпадают с документами поставщика
Наименования отличаются от накладной или счёта
Подписи руководителя и главбуха проставлены до выдачи
Доверенность выдана без подписей
Учёт выданных доверенностей и отчёт о получении
Корешки доверенностей по форме М-2 хранятся в бухгалтерии и подшиваются в журнал учёта. После получения товара сотрудник передаёт в бухгалтерию документы поставщика (накладную, УПД), а бухгалтер сверяет их с доверенностью: что было поручено получить и что фактически получено.
В 1С факт получения отражается оприходованием товара документом «Приобретение товаров и услуг» (или «Поступление товаров» в БП). Если доверенность создавалась на основании заказа, связь документов видна в структуре подчинённости — это упрощает сверку при инвентаризации расчётов с поставщиком.
Неиспользованные или испорченные доверенности не выбрасываются: на них делается отметка «Не использована» или «Испорчена», и они хранятся вместе с корешками до конца срока хранения журнала.
Частые вопросы по доверенностям в 1С
Что важно запомнить
Создавайте доверенность на основании документа закупки, заполняйте паспортные данные из карточки физлица, печатайте по форме М-2 или М-2а и сверяйте перечень товаров с документами поставщика до выдачи.
Можно ли выдать доверенность на несколько поставщиков сразу?
Типовая форма рассчитана на одного поставщика и один документ-основание. Для получения товара у разных контрагентов оформляются отдельные доверенности — в 1С это делается созданием нескольких документов на основании соответствующих заказов.
Обязательна ли печать организации на доверенности?
Нет, если организация отказалась от печати — достаточно подписей руководителя и главного бухгалтера. Однако часть поставщиков по внутренним правилам требует печать, поэтому перед отправкой сотрудника уточните требования конкретного контрагента.
Что делать, если в печатной форме не выводятся паспортные данные?
Проверьте карточку физического лица: поля документа, удостоверяющего личность, должны быть заполнены. Если данные введены в самом документе вручную, но в форму не попадают, перепроведите документ или обновите конфигурацию — в старых релизах встречались ошибки макетов.
Можно ли оформить доверенность на стороннее лицо, не сотрудника?
Да, доверенным лицом может быть любое физическое лицо, например представитель транспортной компании. В 1С такое лицо заводится в справочнике «Физические лица» без оформления в штат, далее доверенность оформляется стандартно.
Как перевыпустить доверенность, если сотрудник её потерял?
На старой доверенности в журнале делается отметка об аннулировании, затем в 1С создаётся новый документ с новым номером. Перевыпускать «тем же номером» нельзя — это нарушит сквозную нумерацию журнала учёта.
Подходит ли доверенность из 1С для получения товара по безналичному расчёту?
Да, форма не зависит от способа оплаты. Главное — указать корректный документ-основание: счёт на оплату, договор или накладную, по которым поставщик отпускает товар.