Документы и Печать · 12 мин
Доверенность в 1С: как создать документ и скачать его на компьютер
Как сформировать доверенность в 1С, выгрузить её в Excel или PDF и распечатать. Разбор типовых форм М-2, ошибок заполнения и способов скачать бланк из программы.
Доверенность в 1С формируется как отдельный документ — например, «Доверенность на получение ТМЦ» в конфигурациях «Управление торговлей», «ERP» или «Бухгалтерия предприятия». Скачать её обычно означает одно из трёх: распечатать на бумаге, сохранить печатную форму в файл (PDF, Excel, Word) или выгрузить сам бланк-шаблон для редактирования. Все три задачи решаются стандартными средствами программы без дополнительных модулей.
Типовая форма доверенности на получение материальных ценностей — М-2 (или М-2а для журнального учёта), утверждённая постановлением Госкомстата № 71а. С 2013 года унифицированные формы необязательны, поэтому организация вправе использовать собственный бланк, но в типовых конфигурациях 1С заложена именно форма М-2, и её проще всего получить «из коробки».
Важно понимать различие: доверенность внутри 1С — это электронный документ учётной системы, а не машиночитаемая доверенность (МЧД) для ФНС. Если вам нужна доверенность в формате XML для представления в налоговую или для электронного документооборота — это другой механизм, он разобран в отдельном разделе ниже.
Где в 1С находится документ «Доверенность»
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» журнал доверенностей расположен в разделе «Закупки» (иногда «Казначейство» или «Склад и доставка», зависит от версии) → «Доверенности на получение ТМЦ». Если раздела не видно, проверьте: журнал может быть скрыт настройками интерфейса, и его можно найти через «Все функции» (кнопка с шестерёнкой или меню в правом верхнем углу) → «Документы» → «Доверенности».
В «1С:Бухгалтерии 8.3» типового документа «Доверенность» с полноценным журналом в некоторых релизах нет — там доверенность часто оформляют как печатную форму из документа поступления или через внешние печатные формы. В этом случае бланк М-2 подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки».
Быстрый способ найти нужный объект — встроенный поиск: нажмите на поле поиска в верхней части окна и введите «доверенность». Программа покажет и журнал документов, и связанные печатные формы.
Как создать и заполнить доверенность
Нажмите «Создать» в журнале доверенностей. Обязательные поля типового документа: организация, от чьего имени выдана доверенность; сотрудник (доверенное лицо) с паспортными данными; поставщик, у которого получаются ценности; основание — обычно договор, счёт или накладная; срок действия доверенности.
Перечень получаемых ТМЦ заполняется в табличной части: наименование, единица измерения, количество. Если доверенность создаётся на основании документа «Заказ поставщику» или «Счёт на оплату», табличная часть заполнится автоматически — это самый надёжный способ избежать расхождений между доверенностью и фактическим поступлением.
Паспортные данные сотрудника подтягиваются из справочника «Физические лица». Если поле паспорта пустое, заполните его в карточке физлица (раздел «НСИ» или «Кадры» → «Физические лица», закладка с документами удостоверения личности) — иначе на печатной форме останется прочерк, и поставщик может отказать в отпуске товара.
- 1Откройте журнал «Доверенности на получение ТМЦ» в разделе закупок
- 2Нажмите «Создать» или создайте документ на основании заказа поставщику
- 3Заполните организацию, сотрудника, поставщика и срок действия
- 4Проверьте паспортные данные сотрудника и перечень ТМЦ
- 5Проведите документ и откройте печатную форму М-2
- 6Проверьте предпросмотр: все поля заполнены, номер и дата корректны
Как распечатать доверенность из 1С
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа и выберите «Доверенность (М-2)» или «Доверенность (М-2а)». Откроется табличный документ с предпросмотром. Кнопка с изображением принтера отправит форму на печать — перед этим убедитесь, что выбран нужный принтер и альбомная/книжная ориентация соответствует макету.
Форма М-2а отличается от М-2 наличием отрывного талона для журнала учёта. Если в вашей организации доверенности регистрируются в специальном журнале, печатайте М-2а; при разовой выдаче достаточно М-2. В 1С сама регистрация ведётся автоматически — номер и дата документа хранятся в базе.
Если форма выходит за границы страницы или обрезается, откройте настройки страницы в окне предпросмотра («Файл» → «Параметры страницы») и уменьшите масштаб или поля. Не редактируйте макет печатной формы вручную без необходимости — при обновлении конфигурации изменения могут быть утрачены.
Как скачать доверенность в PDF, Excel или Word
Сохранение в файл выполняется из окна предпросмотра печатной формы. Откройте меню «Файл» (кнопка с тремя полосками или дискетой, в зависимости от версии платформы) → «Сохранить» / «Сохранить копию». В диалоге выберите формат: PDF-документ, лист Excel (MXL, XLSX), документ Word или HTML. Укажите папку и имя файла — доверенность скачана на компьютер.
PDF предпочтителен для отправки контрагенту или архива: форматирование не «поедет», файл сложно отредактировать. Excel удобен, если бланк нужно дополнить вручную — например, вписать дополнительные позиции ТМЦ, которых нет в базе. Учтите, что правки в Excel не отражаются в учётной системе: документ в 1С и файл на диске начнут различаться.
В веб-клиенте и тонком клиенте путь тот же, но диалог сохранения открывает стандартное окно браузера или операционной системы. Если кнопка «Сохранить как» неактивна, проверьте, что предпросмотр открыт именно как табличный документ, а не встроенный PDF-просмотрщик.
Удобно сразу задавать файлу осмысленное имя: «Доверенность_№15_Иванов_ПоставщикООО.pdf». При массовой выдаче доверенностей это избавляет от поиска нужного файла среди однотипных «Документ1.pdf».
Как скачать или изменить сам шаблон бланка
Иногда требуется получить не заполненную доверенность, а пустой бланк или изменённый макет — например, с логотипом компании и дополнительными реквизитами. Стандартный макет М-2 хранится внутри конфигурации: его можно посмотреть через конфигуратор (документ «Доверенность» → «Макеты»), но редактирование типового макета требует снятия конфигурации с полной поддержки, что осложняет обновления.
Безопасная альтернатива — внешняя печатная форма. Через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки» подключается файл обработки (.epf) с собственным макетом доверенности. Такой макет не затрагивает конфигурацию и переживает обновления. Готовые внешние формы М-2 широко доступны, но перед подключением файла из стороннего источника проверьте его антивирусом и подключайте в тестовой копии базы.
Если нужен просто пустой бланк для заполнения от руки, создайте доверенность с минимальными данными, откройте печатную форму и сохраните её в Excel — из файла легко удалить лишние значения и получить чистый шаблон.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — отдельный случай
Для электронного документооборота и взаимодействия с ФНС используется машиночитаемая доверенность в формате XML, подписанная усиленной квалифицированной подписью. В «1С:Бухгалтерии» и «1С:ЭДО» такие доверенности создаются в разделе, связанном с обменом с контролирующими органами или настройками ЭДО, и выгружаются в файл установленного формата.
Скачанный XML-файл МЧД регистрируется в распределённом реестре или передаётся контрагенту вместе с подписью. Это не то же самое, что бумажная форма М-2: МЧД подтверждает полномочия в электронном взаимодействии, а М-2 — право получить материальные ценности на складе поставщика. Выбирайте механизм под конкретную задачу.
Сравнение вариантов
Подходит для получения ТМЦ у поставщика. Ограничение: только бумажный носитель, требует подписи руководителя и печати.
Для отправки контрагенту, архива или ручной доработки. Ограничение: файл не связан с базой, правки не синхронизируются.
Когда нужен свой макет с логотипом и реквизитами. Ограничение: требует подключения обработки и проверки в тестовой базе.
Для ЭДО и ФНС. Ограничение: нужна квалифицированная подпись и регистрация, не заменяет складскую доверенность.
Типичные ошибки и их последствия
Самая частая проблема — пустые паспортные данные на печатной форме из-за незаполненной карточки физлица. Поставщик вправе не отпустить товар по такой доверенности. Вторая типичная ошибка — истёкший срок действия: типовые формы содержат поле срока, и проверяющие на складе поставщика его смотрят.
Также пользователи путают дату документа и дату выдачи, вручную правят номер доверенности (что ломает нумерацию в базе) или создают доверенность без основания, из-за чего потом сложно сопоставить её с поступлением. Все эти ситуации решаются внимательным заполнением карточки документа до печати.
Как проверить результат
После сохранения файла откройте его и сверьте с документом в базе: номер, дата, организация, ФИО и паспорт сотрудника, наименование поставщика, перечень ТМЦ и срок действия. Все поля должны совпадать. Убедитесь, что файл открывается на другом компьютере — особенно если он будет отправлен контрагенту.
Для бумажной доверенности проверьте наличие подписей руководителя и главного бухгалтера (в форме М-2 предусмотрены соответствующие строки) и оттиска печати, если организация её использует. Без подписей доверенность недействительна независимо от того, насколько корректно она оформлена в 1С.
Как проверить результат
Серия, номер, кем и когда выдан — все поля заполнены
Прочерки или пустые строки в разделе удостоверения личности
Совпадают с карточкой документа в 1С
Номер в файле отличается — файл правили вручную
Дата окончания позже планируемой даты получения ТМЦ
Срок истёк или не указан
Файл открывается, форматирование не нарушено
Ошибка открытия или съехавшая вёрстка
Часто задаваемые вопросы
Можно ли скачать доверенность из 1С сразу в PDF, минуя предпросмотр?
В типовых конфигурациях сохранение идёт через окно предпросмотра табличного документа: «Файл» → «Сохранить как» → выбор формата PDF. Отдельной кнопки «скачать в PDF» обычно нет, но её можно добавить внешней обработкой или настройкой команд печати.
Нет документа «Доверенность» в моей конфигурации — что делать?
Проверьте поиск через «Все функции» и права пользователя. Если объекта действительно нет (характерно для некоторых релизов «Бухгалтерии»), подключите внешнюю печатную форму М-2 через «Дополнительные отчеты и обработки» или оформите доверенность вне 1С по утверждённому в организации шаблону.
Обязательно ли использовать форму М-2?
Нет. Унифицированные формы необязательны: организация вправе утвердить собственный бланк доверенности с обязательными реквизитами. Однако М-2 принимается всеми поставщиками без вопросов, поэтому типовая форма в 1С — самый беспроблемный вариант.
Как выгрузить сразу несколько доверенностей одним файлом?
В журнале документов выделите нужные доверенности (с клавишей Ctrl) и используйте команду печати — программа сформирует общий табличный документ, который сохраняется в один PDF или Excel-файл стандартным способом.
Чем доверенность М-2 отличается от машиночитаемой доверенности?
М-2 — бумажная форма для получения материальных ценностей у поставщика. МЧД — XML-файл с электронной подписью для электронного документооборота и взаимодействия с ФНС. Они не заменяют друг друга и оформляются разными механизмами в 1С.
Почему на печатной форме не выводится подпись руководителя?
Типовая форма М-2 содержит только строки для рукописных подписей — факсимиле в типовой макет не встроено. Если нужна автоматическая подстановка факсимиле или данных подписанта, потребуется внешняя печатная форма с доработанным макетом.
Что важно запомнить
Доверенность создаётся в журнале «Доверенности на получение ТМЦ», печатается по форме М-2 и сохраняется в PDF или Excel через «Файл» → «Сохранить как» в окне предпросмотра. Перед печатью проверьте паспортные данные сотрудника и срок действия. Для электронного документооборота используется отдельный механизм машиночитаемой доверенности, а изменённые макеты безопаснее подключать как внешние печатные формы.