Доверенность в 1С: как найти бланк и правильно оформить документ

Доверенность — один из самых часто оформляемых документов в учётной практике: без неё сотрудник не получит товар у поставщика, не заберёт документы из банка или налоговой. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP) бланк доверенности уже встроен, и заполнять его вручную в Word обычно не нужно — программа подставит реквизиты организации, данные сотрудника и список ценностей автоматически.

Проблема в том, что документ «Доверенность» в разных конфигурациях и релизах находится в разных разделах, а форма бланка зависит от назначения: на получение товарно-материальных ценностей, на представление интересов организации, на получение денежных средств. Ниже разобраны типовые сценарии: где искать документ, как его заполнить, как вывести на печать и что делать, если типовой макет не подходит.

Где находится документ «Доверенность» в разных конфигурациях 1С

Расположение документа зависит от конфигурации и её версии. В 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 доверенность на получение товарно-материальных ценностей находится в разделе «Покупки» → «Доверенности». Если журнала нет в меню, его можно открыть через «Главное меню» → «Все функции» → «Документы» → «Доверенность» (пункт «Все функции» включается в параметрах интерфейса).

В 1С:Управление торговлей 11 и ERP доверенности оформляются в контексте закупок: раздел «Закупки» → «Документы закупки» либо создание на основании документа «Заказ поставщику» или «Приобретение товаров и услуг». В этом случае список получаемых ценностей подставляется из документа-основания автоматически, что исключает расхождения между заказом и доверенностью.

В 1С:Зарплата и управление персоналом отдельного документа «Доверенность» в типовой поставке обычно нет — там доверенности на представление интересов оформляют внешними печатными формами или в свободной форме. Учитывайте это при выборе программы для оформления.

Какие виды доверенностей можно оформить из 1С

Типовой документ «Доверенность» в учётных конфигурациях рассчитан прежде всего на получение материальных ценностей и денежных средств у контрагента. В печатной форме предусмотрены реквизиты: номер, дата выдачи, срок действия, наименование поставщика, документ-основание (счёт, договор, накладная), паспортные данные доверенного лица и табличная часть с перечнем ценностей.

Доверенность на представление интересов организации в госорганах, суде или банке имеет другую структуру: в ней перечисляются полномочия, а не товары. Такой бланк в типовой конфигурации, как правило, отсутствует — его добавляют как внешнюю печатную форму или оформляют в текстовом редакторе, подставляя данные из справочников 1С.

Пошаговое заполнение доверенности на получение ТМЦ

Порядок действий одинаков по сути во всех конфигурациях, отличаются только названия кнопок. Ниже — последовательность для 1С:Бухгалтерии 8.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» → «Доверенности» и нажмите «Создать».
2. 2
   Проверьте организацию и дату документа — номер присвоится автоматически при записи.
3. 3
   Выберите сотрудника из справочника «Физические лица»; паспортные данные подтянутся, если они заполнены в карточке.
4. 4
   Укажите контрагента-поставщика и реквизиты документа-основания (счёт, договор).
5. 5
   Заполните срок действия доверенности и табличную часть: наименования ценностей, единицы измерения, количество.
6. 6
   Запишите документ и нажмите «Печать» → «Доверенность».
7. 7
   Проверьте предварительный просмотр: все поля заполнены, подписи и место печати на месте.

Ключевой момент — паспортные данные сотрудника. Если в карточке физического лица не заполнен документ, удостоверяющий личность, в печатной форме останутся пустые поля. Заполните их заранее: в карточке физлица перейдите по ссылке «Личные данные» или «Паспортные данные» (название зависит от конфигурации) и внесите серию, номер, кем и когда выдан документ.

Табличную часть можно заполнять вручную или подбором из номенклатуры. Если доверенность создаётся на основании поступления или заказа, перечень ценностей подставится автоматически — останется проверить количество и наименования.

Печатная форма: как выглядит бланк и что в нём проверить

Типовая печатная форма доверенности в 1С содержит две части: саму доверенность, которую сотрудник передаёт поставщику, и корешок (или отрывную часть), остающийся в бухгалтерии. Форма выводится на стандартный лист A4, ориентация и поля заданы макетом.

Перед выдачей документа сотруднику проверьте печатную форму по контрольным точкам — это займёт минуту и избавит от переоформления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты организации

Норма

Полное наименование, ИНН и адрес соответствуют актуальным данным

Тревожный признак

Старое наименование или адрес — обновите карточку организации

Паспортные данные сотрудника

Норма

Серия, номер, кем и когда выдан — все поля заполнены

Тревожный признак

Пустые строки или устаревший паспорт после замены

Срок действия

Норма

Дата окончания указана и покрывает дату получения ценностей

Тревожный признак

Срок истёк или не заполнен — поставщик может не отпустить товар

Перечень ценностей

Норма

Наименования и количество совпадают с документом-основанием

Тревожный признак

Расхождения со счётом или накладной поставщика

Если печатная форма открывается с ошибкой или поля смещаются, чаще всего причина в устаревшем релизе конфигурации или в повреждённом макете после нештатного обновления. Проверьте, воспроизводится ли проблема на другом документе, и при необходимости обновите конфигурацию до актуального релиза.

Как изменить типовой бланк или добавить свой макет

Типовой макет доверенности менять напрямую в конфигураторе не стоит: при обновлении релиза изменения будут затёрты, а конфигурация потеряет полную поддержку. Правильные способы — настройка через механизм внешних печатных форм или безопасное расширение конфигурации.

Способы изменить бланк

Внешняя печатная форма (epf)

Подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки». Подходит для добавления своего макета без изменения конфигурации. Ограничение: файл нужно получить у разработчика или сделать самостоятельно.

Расширение конфигурации

Позволяет переопределить макет и модуль печати, сохранив поддержку. Требует навыков разработки в 1С.

Редактирование типового макета

Самый быстрый, но худший вариант: изменения пропадут при обновлении и снимут объект с поддержки. Не рекомендуется.

Для подключения внешней печатной формы включите в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» флаг использования дополнительных отчётов и обработок, затем добавьте файл обработки и назначьте её документу «Доверенность». После этого в меню «Печать» появится новый пункт с вашим бланком.

Регистрация и учёт выданных доверенностей

Каждая созданная в 1С доверенность автоматически попадает в журнал документов — это и есть электронный регистр выданных доверенностей. Журнал позволяет отследить, кому, когда и на что выдан документ, отобрать доверенности по сотруднику или контрагенту и найти просроченные.

Практическая рекомендация: не удаляйте документы после истечения срока, а помечайте исполнение комментарием или дополнительным реквизитом. Если поставщик предъявит претензию по отпуску товара, журнал доверенностей вместе с датами и номерами станет доказательной базой.

Для учёта бланков строгой отчётности (если организация использует типографские бланки с нумерацией) ведите параллельный учёт номеров: номер бумажного бланка можно фиксировать в комментарии к документу 1С, чтобы сопоставить электронный журнал с фактическим расходом бланков.

Если документа «Доверенность» нет в вашей конфигурации

В некоторых конфигурациях (например, в базовых версиях или отраслевых решениях) документ может отсутствовать или быть недоступен из-за настроек прав. Сначала проверьте права пользователя: возможно, роль не включает доступ к документу, и достаточно обратиться к администратору 1С для расширения полномочий.

Если документа нет в принципе, вариантов три: использовать внешнюю печатную форму, привязанную к другому документу (например, к поступлению товаров); добавить документ через расширение конфигурации силами разработчика; либо вести доверенности во внешнем редакторе, а в 1С фиксировать только факт выдачи в комментарии к сделке. Первый вариант обычно самый быстрый и дешёвый.

Если доверенности оформляются регулярно одним и тем же сотрудникам одним и тем же поставщикам, создайте документ один раз и используйте кнопку «Скопировать» (F9) — программа перенесёт все реквизиты, останется поменять дату, срок и перечень ценностей. Это сокращает оформление до полуминуты.

Частые вопросы

Можно ли распечатать доверенность из 1С без печати организации?

Да, если организация отказалась от круглой печати (это право большинства ООО и АО). В печатной форме место для печати останется, но ставить её не обязательно — достаточно подписи руководителя. Если поставщик требует печать, сошлитесь на отказ от неё и при необходимости приложите копию решения или информационное письмо.

Почему в печатной форме пустые паспортные данные сотрудника?

Данные подставляются из карточки физического лица в справочнике. Откройте карточку сотрудника, перейдите к личным данным и заполните документ, удостоверяющий личность. После сохранения переформируйте печатную форму — поля заполнятся.

Как оформить доверенность на получение денежных средств?

Используется тот же документ «Доверенность»: в перечне ценностей укажите «денежные средства» и сумму прописью в поле наименования. Отдельного вида документа для денег в типовых конфигурациях обычно нет.

Можно ли создать доверенность на основании заказа поставщику?

В Управлении торговлей и ERP — да: откройте заказ, нажмите «Создать на основании» и выберите «Доверенность». Перечень товаров подставится из заказа. В Бухгалтерии создание на основании зависит от релиза; при отсутствии пункта заполните табличную часть вручную.

Что делать, если нужна доверенность на представление интересов в налоговой?

Типовой бланк в 1С рассчитан на получение ТМЦ и не содержит перечня полномочий. Оформите такую доверенность в текстовом редакторе по образцу, принятому в вашей организации, либо закажите у разработчика внешнюю печатную форму с нужным макетом и подключите её через «Дополнительные отчёты и обработки».

Нужно ли хранить доверенности в 1С после истечения срока?

Удалять документы не рекомендуется: журнал доверенностей служит регистром учёта и может понадобиться при спорах с поставщиками и проверках. Документы не занимают значимого места в базе, а пометка на удаление нарушит непрерывность нумерации.