Доверенность в 1С: как правильно заполнить документ

Доверенность в 1С оформляется, когда сотрудник организации получает товарно-материальные ценности от поставщика. Документ фиксирует, кто, у кого и какие ценности вправе получить, а печатная форма соответствует типовой форме М-2. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:УНФ) документ называется «Доверенность» и находится в разделе покупок или складских документов.

Ошибки в доверенности приводят к тому, что поставщик отказывается отпускать товар, а бухгалтерия не может принять документы к учёту. Чаще всего проблемы возникают из-за пустых полей, неверно выбранного физического лица или отсутствия данных о паспорте сотрудника в справочнике. Поэтому перед заполнением документа стоит проверить карточку контрагента и личные данные доверенного лица.

Ниже — порядок заполнения доверенности на примере типовых конфигураций 1С, разбор обязательных полей, печати формы М-2 и типичных ошибок. Названия разделов и кнопок могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и её версии, но общая логика одинакова.

Где находится доверенность в 1С

В 1С:Бухгалтерии 8 документ находится в разделе «Покупки» → «Доверенности». В 1С:Управление торговлей и 1С:УНФ ищите его в разделе «Закупки» или «Покупки» — журнал может называться «Доверенности на получение ТМЦ». Если документа нет в меню, воспользуйтесь поиском по команде «Все функции» (в более ранних интерфейсах) или строкой поиска в панели разделов.

Чтобы создать новую доверенность, откройте журнал и нажмите «Создать». В некоторых конфигурациях доверенность можно создать на основании документа заказа поставщику или поступления — тогда часть полей (поставщик, перечень ценностей) заполнится автоматически.

Что подготовить перед заполнением

Доверенность подтягивает данные из справочников, поэтому сначала проверьте их полноту. Откройте карточку сотрудника в справочнике «Физические лица» (или «Сотрудники») и убедитесь, что заполнены паспортные данные: серия, номер, кем и когда выдан документ. Без них печатная форма М-2 выйдет с пустыми строками, и поставщик такую доверенность не примет.

Также проверьте карточку поставщика в справочнике контрагентов — наименование должно быть полным и актуальным, а в карточке организации (вашей компании) — заполнены реквизиты и данные руководителя и главного бухгалтера, поскольку именно они подписывают доверенность.

1. 1
   Откройте карточку сотрудника и проверьте паспортные данные и должность
2. 2
   Проверьте наименование поставщика в справочнике контрагентов
3. 3
   Убедитесь, что в карточке организации указаны руководитель и главный бухгалтер
4. 4
   Подготовьте реквизиты документа-основания: номер и дату счёта, договора или заказа

Как заполнить доверенность по шагам

Откройте новый документ и заполните поля последовательно. Номер присваивается автоматически при записи, дату обычно оставляют текущей.

• Организация — ваша компания, от имени которой выдаётся доверенность.
• Сотрудник (доверенное лицо) — физическое лицо, которое получит ценности. Выбирается из справочника сотрудников или физических лиц.
• Поставщик (контрагент) — от кого получаются ценности.
• Срок действия — дата, до которой доверенность действительна. По общему правилу срок не ограничен законом жёстко, но на практике указывают разумный период, часто 10–15 дней; если срок не указан, доверенность действует один год.
• Документ-основание — реквизиты счёта, договора или заказа, по которому отпускаются ценности (номер и дата).
• Перечень ценностей — табличная часть: наименование, единица измерения, количество.

Табличную часть можно заполнить вручную, указав наименование ценностей текстом так, как они названы в документах поставщика, либо подбором из номенклатуры. Если доверенность создана на основании заказа, перечень заполнится автоматически — проверьте количество и единицы измерения.

После заполнения нажмите «Записать», затем «Провести». Непроведённый документ может быть недоступен для печати в некоторых конфигурациях.

Заполняйте наименование ценностей в доверенности теми же словами, что и в счёте или спецификации поставщика. Расхождения в формулировках — частая причина, по которой кладовщик поставщика отказывается отгружать товар.

Как вывести доверенность на печать (форма М-2)

В проведённом документе нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Доверенность (М-2)» — в некоторых конфигурациях доступна также М-2а (используется при большом количестве доверенностей и журнальном учёте). Откроется предварительный просмотр печатной формы.

Проверьте в форме: наименование организации и поставщика, ФИО и паспортные данные сотрудника, должность, срок действия, перечень ценностей и строки подписей руководителя и главного бухгалтера. Если какое-то поле пустое — вернитесь в документ или в соответствующий справочник и заполните недостающие данные.

Обратите внимание: подписи руководителя и главного бухгалтера ставятся вручную на распечатанном бланке, а корешок доверенности (при использовании формы с отрывной частью) остаётся в организации. Печать организации на доверенности по действующим правилам не обязательна, если организация отказалась от печати, но некоторые поставщики по внутренним правилам могут её запросить.

Контрольные точки

Как проверить результат

Паспортные данные в печатной форме

Норма

Серия, номер, кем и когда выдан — все строки заполнены

Тревожный признак

Пустые строки — заполните паспорт в карточке физического лица

Подписанты

Норма

Руководитель и главный бухгалтер указаны корректно

Тревожный признак

Пустые поля — заполните ответственных лиц в карточке организации

Перечень ценностей

Норма

Наименования и количество совпадают с документами поставщика

Тревожный признак

Расхождения с счётом или спецификацией — исправьте табличную часть

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — пустые паспортные данные в печатной форме. Причина не в документе, а в справочнике: откройте физическое лицо, перейдите на вкладку с документами удостоверяющими личность, добавьте паспорт и перепроведите доверенность. Аналогично решается отсутствие должности — она берётся из данных о трудовых отношениях или из поля «Должность» в карточке сотрудника.

Вторая группа ошибок — неверный срок действия и отсутствие документа-основания. Если срок уже истёк, создайте новую доверенность, а не редактируйте старую задним числом: это может вызвать вопросы при проверке. Если поставщик работает по договору без счетов, в поле основания укажите реквизиты договора.

Особые случаи и ограничения

Если ценности получает не сотрудник организации, а стороннее лицо (например, представитель транспортной компании), добавьте его в справочник физических лиц с паспортными данными и укажите в доверенности. В некоторых конфигурациях для этого нужно выбрать тип доверенного лица или завести запись в справочнике «Физические лица» без привязки к сотруднику.

Доверенность в 1С — это учётный и печатный инструмент: программа формирует бланк, но юридическую силу документу придают правильно заполненные реквизиты и подписи. Для получения ценностей от некоторых поставщиков достаточно электронного документооборота или доверенности в свободной форме — уточняйте требования контрагента заранее.

Доверенности подлежат учёту: регистрируйте их в журнале учёта выданных доверенностей, а неиспользованные и просроченные бланки храните вместе с корешками. В программе журнал документов «Доверенности» частично выполняет эту функцию, но бумажный учёт корешков ведётся отдельно.

Частые вопросы

Где в 1С:Бухгалтерии находится документ «Доверенность»?

В разделе «Покупки» → «Доверенности». Если пункта нет в меню, откройте «Все функции» и найдите документ поиском, а также проверьте права пользователя и функциональные опции.

Почему в печатной форме М-2 пустые паспортные данные?

Данные берутся из карточки физического лица, а не из самого документа. Откройте справочник «Физические лица», добавьте паспорт сотрудника (серия, номер, кем и когда выдан), затем перепроведите доверенность и выведите форму заново.

Какой срок действия указывать в доверенности?

Закон не устанавливает жёсткого максимума, но на практике указывают срок, необходимый для получения ценностей, — обычно от нескольких дней до месяца. Если срок не указан, доверенность считается действительной в течение одного года.

Можно ли оформить доверенность на человека, который не является сотрудником?

Да. Заведите его в справочнике «Физические лица» с паспортными данными и выберите в поле доверенного лица. В некоторых конфигурациях потребуется явно указать, что получатель — стороннее физическое лицо.

Чем отличаются формы М-2 и М-2а?

М-2 используется при разовой выдаче доверенностей, М-2а — при массовой выдаче с ведением журнала учёта. В 1С доступны обе формы; выбор зависит от того, как в вашей организации организован учёт доверенностей.

Нужно ли ставить печать организации на доверенность?

Если организация официально отказалась от круглой печати, ставить её не обязательно. Однако некоторые поставщики по внутренним правилам требуют печать — уточните этот момент до отправки сотрудника за товаром.