Документы при увольнении: где найти в 1С и как оформить

При увольнении сотрудника в 1С формируется целый пакет документов: приказ о прекращении трудового договора, записка-расчет по форме Т-61, справки о заработке и страховых взносах, выписки из отчетности. Найти их можно в разных местах в зависимости от конфигурации: в 1С:ЗУП это раздел «Кадры», в 1С:Бухгалтерии 8.3 — раздел «Зарплата и кадры». Проблема обычно не в отсутствии документов, а в том, что пользователь ищет их не в том разделе или документ еще не проведен.

Ключевой документ — «Увольнение» (в ЗУП) или «Кадровый перевод / Увольнение» в бухгалтерской конфигурации. Именно из него печатаются приказ по форме Т-8 или Т-8а, записка-расчет Т-61 и связанные справки. Если документ создан, но печатные формы недоступны, чаще всего он просто не проведен либо у пользователя нет прав на кадровые документы.

Ниже разобрано, где конкретно искать документы в популярных конфигурациях, какие печатные формы доступны, что делать, если документ не находится, и как проверить корректность оформления перед выдачей документов сотруднику.

Где находится документ «Увольнение» в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» все кадровые операции сосредоточены в разделе «Кадры». Документ увольнения доступен по пути: Кадры → Приемы, переводы, увольнения (в некоторых релизах — «Все кадровые документы»). В открывшемся журнале установите отбор по виду документа «Увольнение» или воспользуйтесь поиском по фамилии сотрудника.

Если увольнение оформлялось списком на нескольких сотрудников, ищите документ «Увольнение списком» — он также отображается в общем журнале. Для быстрого доступа к конкретному работнику удобнее другой путь: откройте справочник «Сотрудники», найдите человека и на закладке или по ссылке «Документы» посмотрите все кадровые документы, оформленные по нему.

Отдельно стоит проверить раздел «Зарплата»: окончательный расчет при увольнении может быть оформлен документом «Начисление зарплаты и взносов» либо расчет произведен прямо в документе «Увольнение» — это зависит от настроек программы и релиза. В современных версиях ЗУП расчет компенсации отпуска и удержаний выполняется на закладке «Начисления и удержания» прямо в документе увольнения.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»
2. 2
   В журнале установите отбор по виду документа «Увольнение» или найдите сотрудника поиском
3. 3
   Откройте документ и проверьте, что он проведен (нет пометки «не проведен»)
4. 4
   Нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму: приказ Т-8, записка-расчет Т-61 и др.

Где искать документы в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «1С:Бухгалтерии предприятия 8.3» кадровые документы расположены в разделе «Зарплата и кадры». Документ увольнения находится по пути: Зарплата и кадры → Кадровые документы → Увольнения. Если такого пункта нет в меню, откройте «Кадровые документы» целиком и отфильтруйте журнал.

Важная особенность: в Бухгалтерии документ «Увольнение» сам по себе не рассчитывает компенсацию отпуска и окончательный расчет. Начисления при увольнении выполняются документом «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры → Все начисления») — при расчете за месяц увольнения программа автоматически подтягивает компенсацию за неиспользованный отпуск, если кадровый документ проведен. Поэтому полный комплект данных по увольняемому сотруднику собирается из двух документов.

Если пункт «Увольнения» отсутствует в интерфейсе, проверьте настройки: Администрирование → Настройки программы → Настройка функциональности, закладка «Зарплата и кадры» — должна быть включена ведение кадрового учета. При выключенной функциональности часть документов и отчетов просто не отображается.

Какие печатные формы доступны из документа увольнения

Из проведенного документа «Увольнение» по кнопке «Печать» доступен стандартный комплект форм. Состав зависит от конфигурации, но базовый набор совпадает.

Унифицированные формы Т-8 и Т-61 не являются обязательными — организация вправе использовать собственные шаблоны, утвержденные в учетной политике. Однако встроенные формы 1С соответствуют типовым требованиям и подходят большинству работодателей без доработок.

Где найти справки и отчеты, связанные с увольнением

Не все документы, которые нужно выдать увольняемому, печатаются из самого приказа. Часть формируется в разделе отчетности. В 1С:ЗУП это «Отчетность, справки»: здесь находятся справки о доходах (бывшая 2-НДФЛ для сотрудника), СТД-Р, исходящие документы в ПФР.

Справка о заработке для расчета пособий (утвержденная форма для больничных) в ЗУП печатается из карточки сотрудника: откройте справочник «Сотрудники», выберите человека и в меню печати найдите «Справка о заработке для расчета пособий». В 1С:Бухгалтерии аналогичная форма доступна из раздела «Зарплата и кадры» через документы исходящей отчетности.

Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) при увольнении выдаются сотруднику обязательно, если он не выбрал бумажную трудовую книжку. В ЗУП отчет формируется через «Отчетность, справки → СТД-Р» либо из журнала мероприятий ЭТК по конкретному сотруднику.

Что делать, если документ не находится

Самая частая причина «пропавшего» увольнения — отбор или период в журнале документов. Журналы 1С по умолчанию могут показывать ограниченный период или примененный ранее фильтр. Снимите все отборы и расширьте период просмотра, затем повторите поиск.

Вторая причина — недостаток прав. Если вы работаете под учетной записью без роли кадровика или расчетчика, кадровые документы могут быть скрыты полностью. Это нормальное поведение при разграничении доступа: попросите администратора или коллегу с полными правами проверить наличие документа.

Третья ситуация — увольнение вообще не оформлялось в программе, а расчет провели вручную. Тогда кадрового документа нет, и его нужно создать: Кадры → Увольнения → Создать, указать сотрудника, дату и основание увольнения, затем провести. После этого станут доступны все печатные формы, а данные попадут в отчетность.

Проверка корректности оформления перед выдачей документов

Перед печатью и выдачей документов убедитесь, что данные в программе согласованы между собой. Дата увольнения в приказе должна совпадать с последним рабочим днем, по который рассчитаны начисления. Если расчет выполнялся отдельным документом «Начисление зарплаты», проверьте, что компенсация за неиспользованный отпуск посчитана и включена в ведомость на выплату.

Основание увольнения (статья ТК) в приказе должно соответствовать фактической ситуации — от него зависит, какие записи уйдут в СТД-Р и отчетность. Ошибка в формулировке основания — одна из самых частых причин претензий при проверках и споров с бывшими сотрудниками.

Также проверьте, что по сотруднику сформированы и переданы сведения в ПФР (форма о кадровых мероприятиях) — в ЗУП это контролируется через журнал мероприятий ЭТК и отчетность. Непереданные сведения приведут к тому, что у нового работодателя не отобразится трудовая деятельность человека.

Контрольные точки

Как проверить результат

Приказ Т-8

Норма

Дата, основание и подписи заполнены, номер документа присвоен

Тревожный признак

Пустая дата увольнения или неверная статья ТК

Записка-расчет Т-61

Норма

Компенсация отпуска и итог к выплате совпадают с ведомостью

Тревожный признак

Суммы не сходятся с расчетным листком

СТД-Р

Норма

Запись об увольнении присутствует, мероприятие передано в ПФР

Тревожный признак

Мероприятие не отправлено или запись отсутствует

Типичные ошибки при работе с документами увольнения

Ошибки при увольнении в 1С обычно связаны не с поиском документов, а с последовательностью действий. Нарушение порядка «кадровый документ → расчет → выплата → отчетность» приводит к тому, что часть данных теряется или рассчитывается неверно.

Если ошибка обнаружена после выдачи документов и сдачи отчетности, не редактируйте документ «втихую»: корректировку нужно оформлять через отмену мероприятия или новый корректирующий документ с последующей пересдачей сведений. В ЗУП для этого предусмотрены механизмы отмены кадровых мероприятий ЭТК.

Частые вопросы

Почему кнопка «Печать» в документе увольнения неактивна?

Чаще всего документ не проведен или не записан. Откройте его, проверьте заполнение обязательных полей (сотрудник, дата увольнения) и нажмите «Провести и закрыть». Если кнопка неактивна и после этого — проверьте права пользователя на кадровые документы.

Можно ли распечатать приказ об увольнении списком на нескольких сотрудников?

Да, в 1С:ЗУП есть документ «Увольнение списком», из которого печатается форма Т-8а на группу работников. В 1С:Бухгалтерии такой документ отсутствует — увольнения оформляются по каждому сотруднику отдельно.

Где найти расчетный листок уволенного сотрудника?

Расчетные листки формируются отчетом: в ЗУП — «Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → Расчетные листки». Уволенные сотрудники включаются в отчет за период, в котором было увольнение, — проверьте, что период отчета охватывает нужный месяц.

Что делать, если увольнение оформили, а справка о заработке пустая?

Справка о заработке заполняется данными о начислениях за расчетные годы. Если она пустая, проверьте, что начисления по сотруднику проведены за соответствующие периоды и не помечены на удаление. Также убедитесь, что в справке выбраны правильные годы расчетного периода.

Как найти увольнение, если не помню точную дату?

Откройте справочник «Сотрудники», найдите человека по фамилии и перейдите по ссылке «Документы» или «Кадровые документы» в его карточке — там отобразятся все документы по сотруднику, включая увольнение, с датами. Это быстрее, чем перебирать общий журнал.

Обязательно ли использовать формы Т-8 и Т-61?

Нет, унифицированные формы не обязательны — организация может утвердить собственные шаблоны приказа и записки-расчета. Однако встроенные формы 1С содержат все необходимые реквизиты и подходят для большинства случаев без дополнительной настройки.