Документы и Печать · 9 мин
Диадок в 1С: как отправить приглашение контрагенту
Пошаговая инструкция, как отправить приглашение контрагенту в модуле Диадок для 1С: поиск по ИНН, проверка статуса, ошибки и повторная отправка.
Чтобы обмениваться юридически значимыми документами через Диадок, обе организации должны быть связаны друг с другом. Для этого одна из сторон отправляет приглашение, а вторая его принимает. В модуле Диадок для 1С эта операция выполняется прямо из карточки контрагента или из списка контрагентов, без перехода в веб-версию сервиса.
Приглашение требуется не всегда: если контрагент уже взаимодействует с вашей организацией через Диадок, связь установлена автоматически. Но при подключении нового партнёра или при переходе с бумажного документооборота на электронный приглашение — обязательный первый шаг. Ниже разобраны все способы отправки, проверка результата и типичные проблемы.
Когда нужно отправлять приглашение
Приглашение отправляют, когда контрагент ещё не связан с вашей организацией в Диадоке. Это видно по статусу в списке контрагентов: «Приглашение не отправлено» или «Нет связи». Без установленной связи отправить документ нельзя — модуль либо заблокирует отправку, либо вернёт ошибку маршрутизации.
Отдельный случай — контрагент вообще не зарегистрирован в Диадоке. Тогда приглашение работает как предложение подключиться: контрагент получит уведомление на электронную почту, указанную в его данных, и сможет зарегистрироваться. Некоторые операторы позволяют отправлять такие приглашения с пояснительным текстом, чтобы получатель понял, кто и зачем его приглашает.
Если контрагент уже работает в Диадоке, но с другим оператором роуминга, проверьте, поддерживается ли роуминг между операторами. При отсутствии роуминга приглашение не дойдёт, и потребуется либо смена оператора одной из сторон, либо обмен через универсальный формат.
Подготовка: что проверить перед отправкой
Перед отправкой убедитесь, что модуль Диадок в 1С обновлён до актуальной версии и ваша организация авторизована под пользователем с правами на работу с контрагентами. Обычно достаточно роли с правом отправки документов, но в некоторых настройках управление контрагентами доступно только администратору ящика.
Проверьте корректность ИНН и КПП контрагента в справочнике 1С. Ошибка хотя бы в одной цифре приведёт к тому, что приглашение уйдёт не той организации или не будет доставлено вовсе. Сверьте реквизиты с договором или с данными официальных реестров.
Можно сразу отправлять документы
Повторная отправка не нужна, свяжитесь с получателем
Проверьте ИНН или отправьте приглашение подключиться
Проверьте роль пользователя в настройках ящика
Отправка приглашения из списка контрагентов
Основной способ — через раздел «Контрагенты» в модуле Диадок. Откройте обработку Диадока в 1С и перейдите на вкладку или в раздел «Контрагенты». В поле поиска введите ИНН, КПП или название организации. Модуль выполнит поиск по сервису Диадока и покажет найденные организации с их текущим статусом связи.
Выделите нужную организацию в списке и нажмите кнопку «Отправить приглашение» (в некоторых версиях модуля — «Пригласить»). Если интерфейс предлагает добавить текст сообщения, кратко укажите, кто вы и для чего устанавливаете связь — это повышает шанс, что приглашение примут быстро. Подтвердите отправку.
- 1Откройте модуль Диадок в 1С и перейдите в раздел «Контрагенты»
- 2Введите ИНН или КПП контрагента в строку поиска и выполните поиск
- 3Выделите найденную организацию в результатах
- 4Нажмите «Отправить приглашение», при необходимости добавьте текст сообщения
- 5Проверьте, что статус сменился на «Приглашение отправлено»
Отправка приглашения при отправке документа
Во многих версиях модуля приглашение можно отправить прямо из формы отправки документа. Когда вы выбираете получателя, с которым нет связи, модуль показывает предупреждение и предлагает отправить приглашение одной кнопкой. Это удобно, когда документ уже подготовлен и не хочется отвлекаться на раздел контрагентов.
Учтите ограничение: сам документ при этом не уйдёт, пока приглашение не будет принято. Документ останется в состоянии ожидания или черновика — в зависимости от настроек. Поэтому при срочной отправке имеет смысл дополнительно связаться с контрагентом и попросить принять приглашение.
Способы отправки приглашения
Подходит для массовой рассылки приглашений и предварительной настройки связей до начала обмена
Удобно при разовой отправке, но документ будет ждать принятия приглашения
Запасной вариант, если модуль 1С работает некорректно; результат синхронизируется с 1С
Проверка результата и статусы связи
После отправки обновите список контрагентов — статус должен измениться на «Приглашение отправлено» или «Ожидается ответ». Это подтверждает, что приглашение ушло со стороны вашего ящика. Синхронизация статусов с сервером может занимать некоторое время, поэтому при сомнениях выполните обмен с сервером повторно.
Когда контрагент примет приглашение, статус станет «Установлены отношения» (или аналогичным, в зависимости от версии модуля). С этого момента доступен полноценный обмен документами. Если контрагент отклонил приглашение, статус покажет отказ — тогда нужно выяснить причину и отправить приглашение повторно после устранения проблемы.
Как проверить результат
«Приглашение отправлено»
Статус не изменился или ошибка отправки
«Установлены отношения»
«Отклонено» либо долгое отсутствие реакции
Документ уходит без ошибки маршрутизации
Ошибка «получатель не найден» или «нет связи»
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы связаны не с самой кнопкой отправки, а с данными и настройками. Неверный КПП обособленного подразделения, устаревшая версия модуля, отсутствие прав у пользователя — всё это приводит к тому, что приглашение либо не отправляется, либо уходит не туда.
Ещё одна распространённая ситуация — приглашение отправлено, но контрагент его «не видит». Обычно причина в том, что у контрагента несколько ящиков в Диадоке, и приглашение пришло не в тот, которым он пользуется. Уточните у партнёра точные ИНН/КПП и идентификатор его ящика.
Если приглашение не доходит или его не принимают
Если статус долго не меняется, действуйте последовательно. Сначала убедитесь, что приглашение вообще ушло: проверьте журнал операций в модуле и выполните синхронизацию. Затем свяжитесь с контрагентом — возможно, приглашение просто не заметили среди входящих уведомлений.
Если контрагент не зарегистрирован в Диадоке и не планирует регистрироваться, обсудите альтернативы: обмен через другого оператора ЭДО с роумингом или временный бумажный документооборот. Отозвать отправленное приглашение можно через веб-версию Диадока или повторно через модуль, если такая функция доступна в вашей версии.
Как выбрать действие
FAQ
Можно ли отправить приглашение сразу нескольким контрагентам?
Да, в списке контрагентов можно выделить несколько организаций и отправить приглашения группой. Это удобно при массовом переводе партнёров на электронный документооборот. Перед массовой отправкой проверьте реквизиты каждого контрагента.
Нужно ли приглашение, если контрагент уже присылал мне документы?
Нет. Если вы уже получали документы от этой организации, связь установлена, и статус в списке контрагентов покажет активные отношения. Повторное приглашение не требуется.
Что делать, если приглашение отправлено не той организации?
Отзовите приглашение через веб-версию Диадока или дождитесь, пока получатель его отклонит. Проверьте и исправьте ИНН/КПП в справочнике 1С, затем отправьте приглашение правильному контрагенту.
Сколько времени действует приглашение?
Приглашение не имеет жёсткого срока годности и остаётся активным, пока его не примут или не отклонят. Однако на практике, если ответа нет несколько недель, лучше связаться с контрагентом напрямую и при необходимости отправить приглашение повторно.
Можно ли отправить документ, пока приглашение не принято?
Нет. Документ останется в ожидании или вернётся с ошибкой маршрутизации. Сначала контрагент должен принять приглашение, после чего обмен станет доступен автоматически.
Что важно запомнить
Приглашение отправляется из раздела «Контрагенты» модуля Диадок поиском по ИНН/КПП. Перед отправкой проверяйте реквизиты, после — контролируйте статус связи. Обмен документами возможен только после принятия приглашения контрагентом.