Документы и Печать · 13 мин
Ввод на основании в 1С: что это и как работать со связанными документами
Что такое ввод на основании в 1С, как создать документ на основании другого, настроить связи документов, проверить результат и избежать типичных ошибок.
Ввод на основании — это механизм 1С, который создаёт новый документ с автоматическим заполнением данных из уже существующего документа. Например, на основании счёта покупателю можно одним действием оформить реализацию товаров, а на её основании — счёт-фактуру. Программа сама переносит контрагента, номенклатуру, количество, цены и суммы, а пользователю остаётся только проверить и провести документ.
Механизм решает две задачи: ускоряет ввод типовых операций и обеспечивает связность учёта. Когда документы связаны, программа понимает цепочку «заказ → отгрузка → оплата», корректно закрывает взаиморасчёты, строит отчёты по исполнению заказов и не даёт отгрузить больше, чем было заказано (если включён соответствующий контроль).
Почти вся документооборотная логика типовых конфигураций — «Управление торговлей», «Бухгалтерия предприятия», «Комплексная автоматизация», «ERP» — построена на цепочках связанных документов. Поэтому понимание ввода на основании — базовый навык для любого пользователя 1С, от менеджера по продажам до бухгалтера.
Как работает механизм ввода на основании
Технически ввод на основании реализован через обработчик заполнения документа. Когда пользователь создаёт документ на основании другого, программа передаёт ссылку на документ-основание в процедуру заполнения, и та копирует нужные реквизиты и табличные части: шапку (контрагент, договор, организация, склад) и строки (товары, услуги, суммы).
При этом в новом документе обычно сохраняется ссылка на основание — в специальном реквизите или через регистрацию связи. Благодаря этому работают отчёты «Связанные документы» и «Структура подчинённости», а также контроли остатков к отгрузке и оплате. Если просто скопировать документ через «Скопировать», такой связи не возникнет — это принципиальное отличие.
Важно понимать: ввод на основании — это не автоматическое проведение. Новый документ создаётся в режиме редактирования, и пользователь обязан проверить данные, при необходимости скорректировать их и только потом провести. Автозаполнение избавляет от ручного ввода, но не от ответственности за содержание.
Где найти кнопку и как создать документ на основании
В типовых конфигурациях на интерфейсе «Такси» кнопка называется «Создать на основании» и находится в командной панели формы документа и в списке документов. При нажатии открывается выпадающее меню со списком документов, которые можно создать из текущего. Состав списка зависит от вида документа-основания и от настроек функциональности программы.
Создать документ на основании можно и из списка: выделите строку с нужным документом и нажмите «Создать на основании» в командной панели списка — открывать сам документ не обязательно. В некоторых конфигурациях доступен множественный ввод: если выделить несколько документов, программа предложит оформить один сводный документ или несколько отдельных.
- 1Откройте документ-основание или выделите его в списке
- 2Нажмите «Создать на основании» и выберите нужный вид документа
- 3Проверьте перенесённые данные: контрагента, договор, табличную часть, суммы
- 4При необходимости отредактируйте количество, цены или дату нового документа
- 5Проведите документ и убедитесь, что он появился в структуре подчинённости
Если нужного вида документа нет в меню «Создать на основании», проверьте два момента: включена ли соответствующая функциональность (например, заказы поставщикам или счета-фактуры) и есть ли у пользователя права на создание этого вида документов. Отсутствие пункта меню почти всегда означает одно из этих двух ограничений.
Типовые цепочки документов
В торговом учёте классическая цепочка выглядит так: счёт на оплату покупателю → реализация товаров и услуг → счёт-фактура выданный. В конфигурациях с заказами цепочка длиннее: заказ покупателя → реализация → счёт-фактура, а оплата регистрируется поступлением на расчётный счёт, которое тоже можно ввести на основании счёта или реализации.
В закупках зеркальная схема: заказ поставщику → поступление товаров и услуг → счёт-фактура полученный. Для складского учёта характерны перемещения, созданные на основании реализации или внутреннего заказа, а в зарплатных конфигурациях — ведомости на выплату, созданные на основании начислений.
Способы создать похожий документ
Переносит данные и сохраняет связь документов. Подходит для цепочек учёта: заказ → отгрузка → оплата. Обязателен, когда нужен контроль исполнения.
Создаёт независимый дубликат без связи с оригиналом. Подходит для повторяющихся однотипных документов разным периодам, но разрывает аналитику исполнения.
Полный контроль над данными, но медленно и чревато ошибками. Оправдан только для разовых нетиповых операций.
Цепочки могут ветвиться: на основании одного заказа создаётся несколько реализаций (частичная отгрузка), а на основании одной реализации — несколько платежей. Типовые конфигурации умеют отслеживать остатки к отгрузке и к оплате, поэтому при повторном вводе на основании программа подставит только неотгруженный или неоплаченный остаток.
Ввод на основании нескольких документов
Когда клиент делает несколько заказов, а отгружаете вы их одной машиной, удобно создать одну реализацию на основании нескольких заказов. В списке заказов выделите нужные строки через Ctrl или Shift и нажмите «Создать на основании». Программа объединит строки с учётом совпадения контрагента, договора и склада. Если ключевые реквизиты различаются, объединение может быть недоступно — тогда создавайте отдельные документы.
Как проверить результат и связи документов
После создания документа на основании проверьте его содержимое до проведения. Автозаполнение переносит данные на момент создания: если в основании позже что-то изменили, подчинённый документ сам не обновится. Особое внимание уделите количеству (могла быть частичная отгрузка ранее), ценам и ставкам НДС.
Убедиться, что связь установлена, помогает отчёт «Связанные документы» (в ряде конфигураций — «Структура подчинённости»). Он открывается из формы документа и показывает всю цепочку в виде дерева: что послужило основанием и что создано на основании текущего документа. Если новый документ там не появился — связь не зафиксирована, и контроль исполнения работать не будет.
Как проверить результат
Состав и количество соответствуют основанию или остатку к отгрузке/оплате
Перенеслись строки, которые уже закрыты другими документами, или количество дублируется
Новый документ виден как подчинённый основанию
Документа нет в дереве — связь не создана, документ введён вручную или скопирован
Заказ показывает отгруженное и оставшееся количество корректно
Остаток к отгрузке не уменьшился после проведения реализации
Дополнительная проверка — отчёты по состоянию исполнения: «Анализ исполнения заказов», «Задолженность клиентов», карточка расчётов с контрагентом. Если реализация введена на основании заказа корректно, заказ перейдёт в состояние «отгружен» или «частично отгружен», а задолженность отразится по нужному договору.
Частые ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — дублирование: пользователь создаёт реализацию на основании заказа, а затем вводит ещё одну вручную или копированием, не замечая первую. Итог — двойная отгрузка в учёте и расхождения со складом. Перед созданием документа всегда смотрите структуру подчинённости основания: возможно, нужный документ уже существует.
Вторая типичная проблема — редактирование основания после создания подчинённых документов. Если изменить количество или цены в заказе, по которому уже есть реализация, данные разойдутся, а отчёты по исполнению начнут показывать отрицательные или завышенные остатки. Корректировать нужно через специальные документы (например, «Корректировка заказа»), если они предусмотрены конфигурацией.
Есть и объективные ограничения механизма. Ввод на основании недоступен, если документ-основание не проведён (в большинстве конфигураций), помечен на удаление или относится к закрытому периоду, запрещённому для редактирования. Также часть связей может быть отключена настройками функциональности — тогда соответствующего пункта просто нет в меню.
Настройка и доработка ввода на основании
В типовых конфигурациях состав доступных оснований и правила заполнения заданы разработчиком, но часть поведения управляется настройками: функциональными опциями (заказы, счета-фактуры, статусы), правами пользователей и соглашениями с клиентами. Прежде чем заказывать доработку, проверьте раздел настроек — часто нужная связь просто выключена.
Если требуется нестандартная связь — например, создавать акт сверки на основании реализации или заполнять документ по особым правилам, — это делается доработкой конфигурации: в модуле объекта документа описывается процедура «ОбработкаЗаполнения», а в командном интерфейсе добавляется команда ввода на основании. Такие изменения выполняет программист 1С, желательно через расширение конфигурации, чтобы не потерять обновляемость.
Для массовых операций существуют обработки группового создания документов: например, формирование реализаций по всем отгруженным заказам за период или актов по всем обслуживаемым клиентам. В типовых решениях такие рабочие места встроены (например, оформление документов по распоряжениям), и они используют тот же механизм заполнения на основании, только в пакетном режиме.
Как выбрать действие
FAQ: частые вопросы о вводе на основании
Чем «Создать на основании» отличается от «Скопировать»?
Копирование создаёт независимый дубликат документа без всякой связи с оригиналом. Ввод на основании не только переносит данные, но и фиксирует связь: она видна в структуре подчинённости и используется отчётами по исполнению заказов, контролем остатков к отгрузке и оплате. Для учётных цепочек всегда используйте ввод на основании.
Почему кнопка «Создать на основании» неактивна или нужного документа нет в списке?
Основные причины: документ-основание не проведён или помечен на удаление; у пользователя нет прав на создание целевого вида документов; соответствующая функциональность отключена в настройках программы; либо такая связь просто не предусмотрена конфигурацией. Проверяйте причины в этом порядке.
Можно ли создать документ на основании нескольких документов сразу?
Да, во многих типовых конфигурациях: выделите несколько строк в списке (через Ctrl или Shift) и нажмите «Создать на основании». Объединение возможно, если совпадают ключевые реквизиты — контрагент, договор, организация, склад. При расхождениях программа создаст отдельные документы или откажет в операции.
Что делать, если данные перенеслись неправильно?
Исправьте их вручную в новом документе до проведения — автозаполнение не блокирует редактирование. Если ошибка повторяется систематически (неверный договор, склад, цены), проверьте значения по умолчанию в карточке контрагента, договоре и настройках пользователя, а не исправляйте каждый документ по отдельности.
Как найти все документы, созданные на основании конкретного документа?
Откройте документ и перейдите к отчёту «Связанные документы» или «Структура подчинённости» (кнопка в командной панели формы или меню «Ещё»). Отчёт покажет дерево: основания текущего документа и все подчинённые ему. Это стандартный способ проверить, не создана ли уже реализация или счёт-фактура.
Можно ли удалить документ-основание, если на нём есть подчинённые документы?
Технически программа может позволить пометить его на удаление, но делать этого не стоит: подчинённые документы потеряют связь, отчёты по исполнению исказятся, а в расчётах появятся ошибки. Сначала распроведите и удалите подчинённую цепочку в обратном порядке, и только потом работайте с основанием.
Что важно запомнить
Ввод на основании создаёт документ с автозаполнением из основания и сохраняет связь между ними. Используйте кнопку «Создать на основании» вместо копирования, проверяйте перенесённые данные до проведения, контролируйте цепочку через структуру подчинённости и не редактируйте основание, по которому уже созданы подчинённые документы.