Требование-накладная в 1С: назначение и порядок оформления

Требование-накладная — это складской документ в программах 1С, которым оформляется внутреннее движение материальных ценностей: отпуск материалов со склада в производство, на хозяйственные нужды, передачу между подразделениями или складами. В отличие от реализации, документ не предполагает продажу и не формирует задолженность покупателя — он фиксирует списание ценностей внутри самой организации.

Документ присутствует практически во всех учетных конфигурациях 1С: «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «ERP», «Комплексная автоматизация». В каждой из них логика схожа: требование-накладная уменьшает остатки на складе-отправителе и относит стоимость материалов на затратные счета, другой склад или иной объект учета.

Корректное использование документа важно для достоверности учета: без него невозможно обосновать списание материалов в расходы, подтвердить их выдачу сотрудникам и обеспечить прозрачность складских остатков. Ошибки в оформлении приводят к расхождениям между учетными и фактическими остатками, претензиям при инвентаризации и рискам при налоговой проверке.

Для чего нужна требование-накладная и когда её оформляют

Основное назначение документа — зафиксировать факт передачи материальных ценностей материально ответственному лицу или в другое подразделение. Типовые ситуации: отпуск сырья в цех для изготовления продукции, выдача канцелярии и хозяйственных товаров сотрудникам, передача материалов на ремонт помещений, списание ГСМ, перемещение товаров между складами одной организации.

С точки зрения бухгалтерского учета требование-накладная — первичный документ, подтверждающий обоснованность списания материалов в затраты. Без него стоимость израсходованных ценностей нельзя корректно отнести на себестоимость или расходы периода. В унифицированной форме это бланк М-11, однако организация вправе использовать собственную форму, закрепив её в учетной политике.

Чем требование-накладная отличается от других складских документов

В 1С существует несколько документов списания и перемещения, и их часто путают. Реализация товаров оформляет продажу контрагенту и формирует дебиторскую задолженность — требование-накладная продажу не отражает. Документ «Списание товаров» применяется для выбытия по причинам порчи, недостачи, утери, а не для целевого расхода. «Перемещение товаров» в некоторых конфигурациях выделено в отдельный документ, тогда как в «1С:Бухгалтерии» перемещение оформляется именно требованием-накладной с соответствующей операцией.

Сравнение вариантов

Требование-накладная

Целевой расход материалов внутри организации. Не подходит для продажи и для списания испорченных ценностей.

Списание товаров

Выбытие по причине порчи или недостачи. Требует документального подтверждения причины, иначе риск претензий при проверке.

Реализация

Передача права собственности контрагенту за плату. Формирует выручку и задолженность покупателя.

Где найти документ и какие реквизиты заполнить

В «1С:Бухгалтерии 8» требование-накладная находится в разделе «Склад» или «Производство» в зависимости от настроек интерфейса. В «1С:Управление торговлей» аналогичные функции выполняют документы внутреннего потребления и перемещения. Создается документ кнопкой «Создать» в журнале соответствующего раздела.

Обязательные реквизиты: организация, склад-отправитель, дата, табличная часть с номенклатурой и количеством. Важное поле — счет затрат (или подразделение-получатель), от него зависит, куда будет отнесена стоимость материалов. При перемещении между складами указывается склад-получатель вместо счета затрат. Поля «Материально ответственное лицо», «Через кого», «Затребовал» заполняются для печатной формы М-11.

1. 1
   Откройте раздел «Склад» — «Требования-накладные» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите организацию, склад-отправитель и дату отпуска.
3. 3
   На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру и количество.
4. 4
   На вкладке «Счет затрат» укажите счет списания, подразделение и статью затрат либо склад-получатель.
5. 5
   Заполните реквизиты печатной формы: затребовал, через кого, МОЛ.
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт».
7. 7
   Распечатайте форму М-11 при необходимости бумажного документа.

Какие проводки формирует документ

При списании материалов в производство требование-накладная формирует проводку по дебету затратного счета (например, 20 «Основное производство», 25, 26, 44) и кредиту счета 10 «Материалы». При передаче на хозяйственные нужды дебетуется соответствующий счет расходов. При перемещении между складами формируется проводка внутри счета 10 с разными субконто-складами: остатки уменьшаются на одном складе и увеличиваются на другом.

Стоимость списания рассчитывается автоматически по способу оценки, закрепленному в учетной политике: ФИФО или по средней себестоимости. Если по позиции нет остатка или учет ведется в разрезе партий, при проведении возможны ошибки — программа сообщит о недостатке остатков. Проверить результат можно через кнопку «Дт/Кт» в форме документа и отчеты «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10» и «Анализ счета».

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дебет затратного счета или склада-получателя, кредит счета 10, суммы заполнены

Тревожный признак

Пустые суммы, отсутствуют проводки, не тот счет затрат

Остатки по складу

Норма

Остаток по номенклатуре уменьшился на отпущенное количество

Тревожный признак

Отрицательные остатки или остаток не изменился

Печатная форма М-11

Норма

Заполнены отправитель, получатель, позиции и подписи

Тревожный признак

Пустые поля МОЛ, нет данных о затребовавшем

Типичные ошибки и ограничения при работе с документом

Частая ошибка — неверно выбранный счет затрат: материалы попадают не в то подразделение или не на ту статью, что искажает себестоимость и управленческую отчетность. Вторая типичная проблема — списание при отсутствии остатков: если разрешен отрицательный учет, образуются «минуса» на складе, которые потом приходится разбирать вручную. Третья — использование требования-накладной вместо списания при порче: причина выбытия в документе не отражается, и обосновать расход сложнее.

Ограничения документа: он не предназначен для оформления продажи, не формирует расчетов с контрагентами и не заменяет инвентаризационные документы. При передаче товаров давальцу или получении от давальца применяются специальные операции, а не стандартная требование-накладная.

Печатная форма и документальное подтверждение расхода

Из документа доступна печать унифицированной формы М-11 и произвольной формы требования-накладной. Форма М-11 содержит все необходимые реквизиты первичного документа: наименование организации, дату, структурные подразделения отправителя и получателя, перечень материалов с количеством и стоимостью, подписи ответственных лиц. Если организация использует собственную форму, её макет настраивается в конфигурации, а применение закрепляется в учетной политике.

Подписанная накладная хранится вместе с документами, подтверждающими расход. Для налогового учета важна связка: требование-накладная плюс производственный отчет или иной документ, подтверждающий, что материалы действительно израсходованы на производственные цели.

Как исправить или отменить требование-накладную

Если документ проведен ошибочно, допустимы два пути: отменить проведение и отредактировать, либо пометить на удаление, если документ создан по ошибке. Оба действия безопасны только до тех пор, пока на основании документа не созданы связанные документы и не закрыт период. После закрытия месяца изменения вносятся корректирующими документами текущей датой, иначе нарушится последовательность расчета себестоимости.

Перед исправлением проверьте, не вошел ли документ в регламентные операции закрытия месяца. Если да — после корректировки операции списания и расчета себестоимости нужно перепровести, иначе суммы в учете останутся старыми.

Частые вопросы

Можно ли оформить требование-накладную задним числом?

Технически программа позволяет указать прошлую дату, если период не закрыт. Однако после проведения задним числом нужно перепровести последующие складские документы и регламентные операции закрытия месяца, иначе себестоимость списания рассчитается некорректно.

Чем заполнить поле «Счет затрат», если материалы передаются на другой склад?

При перемещении между складами счет затрат не используется: в документе выбирается склад-получатель, и формируется проводка внутри счета 10 с заменой субконто-склада. Счет затрат указывается только при списании в расходы или производство.

Обязательно ли печатать форму М-11?

Нет, унифицированная форма не обязательна. Организация может применять собственный бланк, утвержденный в учетной политике, либо вести электронный документооборот, если это соответствует принятому порядку учета. Главное — наличие обязательных реквизитов первичного документа.

Почему документ не проводится и выдает ошибку по остаткам?

Наиболее вероятная причина — недостаточный остаток номенклатуры на складе-отправителе на дату документа. Проверьте остатки отчетом по складу: возможно, оприходование еще не проведено, указан неверный склад или позиция числится на другом складе.

Можно ли одной накладной списать материалы на разные счета затрат?

В типовых конфигурациях счет затрат можно указать по каждой строке табличной части либо общий для документа — зависит от настроек формы. Если строки относятся к разным подразделениям, удобнее оформить отдельные документы: так проще контролировать и исправлять.

Что делать, если материалы выдали, но часть вернули неиспользованной?

Неиспользованный остаток оформляется возвратом материалов на склад отдельным документом. Редактировать исходную требование-накладную не нужно — возврат корректно сторнирует затраты и восстановит остаток.