Документы и Печать · 9 мин
Что такое ТН в 1С и как оформить товарную накладную
Что такое ТН в 1С: расшифровка, назначение товарной накладной, виды документов, порядок оформления по ТОРГ-12 и УПД, типичные ошибки и ответы на вопросы.
ТН в 1С — это сокращение от «товарная накладная», первичного учётного документа, которым оформляется передача товарно-материальных ценностей от продавца покупателю. В программах 1С под ТН чаще всего понимают документ реализации товаров с печатной формой ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет накладную и счёт-фактуру.
Накладная фиксирует факт отгрузки: какие товары, в каком количестве, по какой цене и на какую сумму переданы. На основании ТН продавец списывает товар со склада и признаёт выручку, а покупатель принимает ценности к учёту и получает право на вычет НДС. Без корректно оформленной накладной обе стороны рискуют получить претензии при налоговой проверке.
В конфигурациях 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей и 1С:ERP товарная накладная создаётся несколькими способами: вручную, на основании счёта или заказа покупателя, либо загружается из электронного документооборота. Ниже разберём, какие виды накладных существуют, как оформить ТН в программе и каких ошибок стоит избегать.
Что означает аббревиатура ТН и где применяется
ТН расшифровывается как «товарная накладная». Исторически это унифицированная форма ТОРГ-12, утверждённая для оформления продажи товарно-материальных ценностей сторонней организации. С отменой обязательности унифицированных форм компании вправе использовать собственный бланк, но ТОРГ-12 остаётся самым распространённым вариантом из-за привычной структуры.
Накладная применяется при любой передаче товаров: оптовой продаже, перемещении между складами (в виде внутренней накладной), возврате поставщику, отгрузке по договору комиссии. В каждом случае документ подтверждает момент перехода права собственности и служит основанием для складских и бухгалтерских проводок.
Важно не путать ТН с транспортной накладной — это разные документы. Транспортная накладная оформляет перевозку груза и отношения с перевозчиком, а товарная — куплю-продажу между контрагентами. В 1С для перевозок предусмотрены отдельные документы и печатные формы.
Виды накладных в 1С: ТОРГ-12, УПД и внутренние документы
В программах 1С под товарной накладной могут скрываться несколько документов и печатных форм. Выбор зависит от характера операции и налогового режима сторон.
| Документ | Когда используется | Особенности в 1С |
|---|---|---|
| ТОРГ-12 | Продажа товаров, когда счёт-фактура выставляется отдельно | Печатная форма документа «Реализация товаров и услуг» |
| УПД | Отгрузка с НДС одним документом вместо накладной и счёта-фактуры | Формируется из той же реализации, статус 1 — отгрузка, статус 2 — только счёт-фактура |
| Накладная на перемещение | Передача товара между своими складами или филиалами | Документ «Перемещение товаров», без счёта-фактуры |
| Накладная на возврат | Возврат товара поставщику или от покупателя | Документы «Возврат товаров поставщику» / «от покупателя» |
УПД стал стандартом для большинства компаний, работающих с НДС: один документ заменяет два, упрощает обмен по ЭДО и снижает риск расхождений между накладной и счётом-фактурой. Однако если покупатель требует классическую ТОРГ-12, её можно напечатать без ограничений.
Как оформить товарную накладную в 1С:Бухгалтерии
Основной рабочий инструмент — документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» в разделе «Продажи». Он одновременно формирует бухгалтерские проводки, списывает товар со склада и даёт печатные формы.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Реализация» → «Товары (накладная)».
- 2Заполните шапку: организацию, контрагента, договор, склад и номенклатуру с количеством и ценами.
- 3Проверьте счета учёта в строках и вкладке «Дополнительно», укажите счёт-фактуру или переключите на УПД.
- 4Проведите документ и распечатайте ТОРГ-12 или УПД по кнопке «Печать».
- 5Проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»: должны быть списание себестоимости, выручка и НДС.
Быстрее всего создавать накладную на основании ранее выставленного счёта покупателю: программа перенесёт контрагента, состав товаров и цены автоматически. Для этого откройте счёт и нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные, УПД)».
Если товар отгружается со склада, убедитесь, что остатков достаточно. При включённом контроле отрицательных остатков программа не даст провести накладную на количество, превышающее доступное. Это защищает от расхождений между учётом и фактическим складом.
Обязательные реквизиты и проверка корректности
Товарная накладная как первичный документ должна содержать обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления, названия сторон, содержание операции, измерители в натуральном и денежном выражении, должности и подписи ответственных лиц. Отсутствие любого реквизита делает документ уязвимым при проверке.
В 1С большинство реквизитов подтягивается автоматически из карточек организации и контрагента. Проблемы возникают, когда в справочниках устарели адреса, ИНН или банковские данные. Перед массовой отгрузкой полезно сверить карточку контрагента с актуальными данными.
Как проверить результат
ИНН, КПП, адреса и наименования совпадают с договором и карточками
Опечатки в названии, старый адрес грузополучателя
Итог по накладной сходится со счётом, ставка НДС соответствует товару
Копеечные расхождения, неверная ставка налога
Дт 62 Кт 90.01, Дт 90.03 Кт 68.02, списание себестоимости
Документ не проведён, проводки отсутствуют или дублируются
Подписи ответственных лиц обеих сторон, отметка о получении груза
Накладная подписана только одной стороной
Электронная накладная и обмен по ЭДО
Всё больше компаний оформляют ТН в электронном виде через операторов ЭДО. В 1С для этого подключается сервис 1С-ЭДО: накладная подписывается электронной подписью и отправляется контрагенту прямо из документа реализации, без печати и курьеров.
Электронный УПД, подписанный обеими сторонами, имеет полную юридическую силу и принимается налоговой как основание для вычета НДС. Дополнительное преимущество — автоматическая сверка: программа показывает, получил ли покупатель документ и подписал ли его.
Типичные ошибки при работе с ТН в 1С
Большинство проблем с накладными связано не с самой программой, а с организацией процесса: расхождениями цен, неверными датами и дублированием документов.
Если ошибка обнаружена после подписания документа покупателем, нельзя просто перепечатать накладную с новыми данными — потребуется корректировка реализации с оформлением корректировочного УПД. В 1С для этого предусмотрен документ «Корректировка реализации».
Когда накладную оформляет не бухгалтер
В торговых компаниях накладные часто создают менеджеры по продажам или кладовщики в 1С:Управление торговлей, а бухгалтерия получает данные при синхронизации. В такой схеме важно разграничить права: менеджеру достаточно права создания реализации, но изменение проводок и закрытие периода должны оставаться за бухгалтером.
Настройка согласования заказов и контроля отгрузки снижает количество исправлений: пока заказ не согласован, накладная по нему не создаётся. Это особенно полезно при работе с дебиторской задолженностью — программа может блокировать отгрузку клиенту с просроченной оплатой.
Что важно запомнить
ТН в 1С — товарная накладная, оформляемая документом реализации с печатной формой ТОРГ-12 или УПД. Создавайте её на основании счёта, проверяйте реквизиты, остатки и проводки, а при обмене по ЭДО используйте электронный УПД.
Частые вопросы о товарной накладной в 1С
Чем ТН отличается от УПД?
ТН (ТОРГ-12) — только товарная накладная, счёт-фактура к ней выставляется отдельно. УПД объединяет оба документа в одном. Для целей учёта они равнозначны, но УПД удобнее при электронном документообороте и сокращает количество бумаг.
Можно ли оформить накладную без счёта покупателю?
Да, документ реализации создаётся самостоятельно, без основания. Счёт нужен только для выставления предоплаты и фиксации цен — юридически накладная действительна и без него, если есть договор.
Что делать, если покупатель нашёл ошибку в подписанной накладной?
Зачеркивать и править подписанный документ нельзя. Оформите в 1С документ «Корректировка реализации» на основании исходной накладной — программа сформирует корректировочный УПД и исправит проводки по НДС и выручке.
Обязательна ли печать на товарной накладной?
Нет, печать не входит в перечень обязательных реквизитов первичного документа. Достаточно подписей уполномоченных лиц обеих сторон. Однако многие контрагенты по договору просят ставить печать — это вопрос договорённостей, а не закона.
Как оформить перемещение товара между своими складами?
Используйте документ «Перемещение товаров» в разделе «Склад» — он создаёт внутреннюю накладную без счёта-фактуры и проводок по выручке, только движение между складскими счетами учёта.
Принимает ли налоговая электронную накладную без бумажного оригинала?
Да, если документ передан через оператора ЭДО и подписан квалифицированной электронной подписью обеих сторон. Такой УПД является юридически значимым оригиналом, распечатка носит лишь информационный характер.