Что нужно распечатывать из 1С по зарплате

Несмотря на переход на электронный документооборот, значительная часть зарплатных документов по-прежнему формируется на бумаге: их подписывают сотрудники, передают в кассу, прикладывают к отчетам и предъявляют при проверках. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии все необходимые печатные формы уже встроены, вопрос лишь в том, какие из них обязательны, а какие оформляются по желанию или внутреннему регламенту.

Путаница возникает из-за того, что с 2013 года унифицированные формы первичных документов (Т-51, Т-53 и другие) перестали быть обязательными — организация вправе использовать собственные шаблоны. Однако на практике большинство компаний продолжают печатать именно типовые формы из 1С: они знакомы проверяющим, корректно заполняются программой и не требуют отдельного утверждения.

Ниже разобран полный перечень документов, которые расчетчик зарплаты распечатывает регулярно, с указанием обязательности, сроков и правил подписи.

Расчетные листки — единственный документ, обязательный для всех

Расчетный листок — единственная зарплатная форма, выдача которой прямо предусмотрена Трудовым кодексом (ст. 136 ТК РФ). Работодатель обязан извещать каждого сотрудника о составных частях зарплаты, удержаниях и итоговой сумме к выплате. Форма листка утверждается работодателем, но типовой вариант из 1С полностью закрывает требования закона.

В 1С:ЗУП листки формируются через раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки» → «Расчетный листок», в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетные листки». Печатать можно сразу по всем сотрудникам за период: программа сформирует отдельный листок на каждого.

Допускается направлять листки в электронном виде (на корпоративную почту или через личный кабинет), если такой порядок закреплен в локальном нормативном акте или трудовом договоре. Если электронный порядок не закреплен документально — безопаснее печатать и выдавать на бумаге, фиксируя факт выдачи.

Платежные ведомости при выплате через кассу

Если зарплата выдается наличными из кассы, платежная ведомость по форме Т-53 обязательна: именно на ней сотрудники расписываются в получении денег, а кассир оформляет расходный кассовый ордер на общую выплаченную сумму. Без подписанной ведомости выдача наличных не имеет документального подтверждения.

В 1С ведомость Т-53 печатается из документа «Ведомость в кассу» кнопкой «Печать». После завершения выплат кассир вписывает в ведомость депонированные суммы (неполученную зарплату), проставляет итог и передает документ на подпись руководителю. Ведомость подшивается к расходному кассовому ордеру.

На практике встречается ошибка: печатают ведомость заранее, а выплата происходит частями в разные дни. В этом случае корректнее формировать отдельные ведомости по фактическим датам выплат либо аккуратно фиксировать депонирование, чтобы суммы в кассовой книге и ведомости совпали.

Расчетные и расчетно-платежные ведомости Т-51 и Т-49

Расчетная ведомость Т-51 показывает детализацию начислений, удержаний и долгов по каждому сотруднику. Она не является обязательной формой, но широко используется как внутренний документ для сверки перед выплатой и для подшивки в архив. В 1С она доступна в разделе отчетов по зарплате.

Расчетно-платежная ведомость Т-49 объединяет функции Т-51 и Т-53: в ней одновременно отражается расчет и производится выплата с подписями сотрудников. Она удобна для небольших организаций, где зарплату считают и выдают наличными — вместо двух документов печатается один.

Какую ведомость выбрать

Т-49 (расчетно-платежная)

Подходит при выплате наличными в небольших компаниях: один документ вместо двух. Неудобна при частых депонированиях и большом штате.

Т-51 + Т-53

Классическая пара: расчет и выплата разделены. Удобна при большом штате и когда расчетчик и кассир — разные люди.

Только реестр в банк

При зарплатном проекте ведомости Т-53 не нужны: подтверждением выплаты служат реестр и выписка банка. Т-51 можно печатать для архива или вести электронно.

Что печатать при зарплатном проекте (перечисление на карты)

При перечислении зарплаты на банковские карты платежная ведомость Т-53 не нужна — подписи сотрудников не требуются. Документальным подтверждением выплаты служат реестр перечислений в банк и банковская выписка. В 1С реестр формируется из документа «Ведомость в банк» или через обмен с банком.

Тем не менее многие бухгалтерии продолжают печатать расчетную ведомость Т-51 или свод начислений и подшивать их к платежным поручениям — это упрощает сверку и ответы на запросы. Закон этого не требует, достаточно электронного хранения, если оно предусмотрено регламентом.

Обязательными остаются расчетные листки: способ выплаты зарплаты на обязанность извещать сотрудников не влияет.

Кадровые приказы и записки-расчеты

Помимо собственно зарплатных форм, из 1С регулярно печатают кадровые документы, влияющие на расчет: приказы о приеме на работу (Т-1), об увольнении (Т-8), о предоставлении отпуска (Т-6), о премировании (Т-11). Эти формы также не обязательны в унифицированном виде, но сами приказы как кадровые документы должны существовать и храниться.

Отдельного внимания заслуживает записка-расчет при увольнении (форма Т-61): в ней кадровик указывает неиспользованные дни отпуска, а бухгалтер — расчет компенсации и окончательных выплат. В 1С:ЗУП она печатается из документа «Увольнение». Документ подписывают обе стороны расчета, и он подшивается в личное дело.

1. 1
   Сформируйте и проверьте документ «Начисление зарплаты и взносов» за период
2. 2
   Распечатайте расчетные листки по всем сотрудникам и организуйте их выдачу
3. 3
   При выплате наличными — распечатайте ведомость Т-53 из документа «Ведомость в кассу»
4. 4
   При перечислении на карты — сформируйте реестр в банк и сверьте его с выпиской
5. 5
   Распечатайте Т-51 или свод начислений для подшивки в архив (по регламенту)
6. 6
   Проверьте подписи: руководитель на ведомостях, сотрудники на Т-53, кассир на РКО

Свод начислений и справки для сотрудников

Свод начислений, удержаний и выплат (в 1С:ЗУП — отчет «Свод начисленной зарплаты», в 1С:Бухгалтерии — «Свод начислений и удержаний») дает общую картину по организации: фонд оплаты труда, НДФЛ, взносы, долги. Печатать его не обязательно, но на практике его подписывает руководитель как подтверждение согласования суммы к выплате, и подшивают к документам месяца.

По запросам сотрудников из 1С печатают справки: о доходах (бывшая 2-НДФЛ, теперь справка из приложения к 6-НДФЛ), справку о заработке для расчета пособий (форма 182н при увольнении), справку о среднем заработке для службы занятости. Справка 182н при увольнении обязательна — она нужна сотруднику для расчета больничных у нового работодателя.

Как организовать хранение и сократить объем печати

Сроки хранения зарплатных документов длительные: расчетные листки, ведомости и лицевые счета хранятся, как правило, не менее пяти лет, а кадровые приказы по личному составу — значительно дольше. Поэтому имеет смысл заранее определить в учетной политике и регламенте, что печатается обязательно, а что ведется только в электронном виде.

Разумный минимум бумажного комплекта для большинства организаций: расчетные листки (или зафиксированная электронная рассылка), Т-53 при наличных выплатах, приказы по личному составу, записки-расчеты при увольнении и обязательные справки. Остальное — своды, Т-51, аналитические отчеты — допустимо хранить в базе 1С с регулярным резервным копированием.

Контрольные точки

Как проверить комплектность

Расчетные листки за месяц

Норма

Сформированы на каждого сотрудника, форма утверждена, выдача зафиксирована

Тревожный признак

Листки не печатались и электронный порядок выдачи не закреплен документально

Подписи на ведомости Т-53

Норма

Подписи всех получивших, отметки о депонировании, подпись руководителя

Тревожный признак

Пропуски подписей, нет итога по депонированным суммам

Совпадение сумм

Норма

Итог ведомости равен сумме РКО и данным кассовой книги

Тревожный признак

Расхождения между ведомостью, РКО и кассовой книгой

Документы при увольнении

Норма

Напечатаны Т-8, Т-61, выдана справка 182н

Тревожный признак

Записка-расчет отсутствует или не подписана

Частые вопросы

Обязательно ли печатать расчетные листки, если зарплата приходит на карту?

Да. Обязанность выдавать расчетный листок не зависит от способа выплаты. Его можно направлять электронно, но только если такой порядок закреплен в трудовом договоре или локальном акте. Иначе листок нужно печатать и выдавать на бумаге.

Можно ли вообще ничего не печатать и вести всё электронно?

Частично. Расчетные листки и большинство внутренних отчетов допустимо вести электронно при соответствующем регламенте. Но ведомость Т-53 с «живыми» подписями при наличных выплатах заменить сложно — потребуется переход на электронный документооборот с сотрудниками, что на практике применяется редко.

Чем отличаются ведомости Т-49, Т-51 и Т-53 и какую выбрать?

Т-51 — только расчет, Т-53 — только выплата с подписями, Т-49 объединяет обе функции. При наличных выплатах в небольшой компании удобна Т-49; при разделении обязанностей расчетчика и кассира — пара Т-51 и Т-53; при зарплатном проекте достаточно реестра в банк.

Нужно ли распечатывать 6-НДФЛ и РСВ, если они сдаются электронно?

Нет. Если отчетность сдается по ТКС, бумажные экземпляры не требуются. Достаточно хранить файл выгрузки и квитанцию о приеме. Печать имеет смысл только для внутреннего контроля или по требованию руководства.

Как долго хранить распечатанные зарплатные документы?

Расчетные листки, платежные ведомости и лицевые счета — как правило, не менее пяти лет. Кадровые приказы по личному составу и документы об увольнении хранятся значительно дольше. Точные сроки зависят от вида документа по перечню архивных сроков, их стоит закрепить в номенклатуре дел организации.

Что делать, если сотрудник отказывается расписываться в ведомости Т-53?

Отказ от подписи не отменяет факт выплаты, если деньги выданы. Кассир делает отметку об отказе с указанием даты и привлекает свидетеля, а сумму при невыдаче депонирует. Ситуацию фиксируют актом, чтобы избежать споров о невыплате.