Документы и Печать · 10 мин
Акт выполненных работ в 1С: образец, создание и выгрузка в Word
Как оформить акт выполненных работ в 1С, выгрузить документ в Word и скачать образец. Пошаговая инструкция, типичные ошибки и проверка результата.
Акт выполненных работ — основной документ, которым исполнитель подтверждает оказание услуг или выполнение работ перед заказчиком. В программах 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) акт формируется автоматически на основании документа «Реализация (акты, накладные)» или «Реализация товаров и услуг», а при необходимости его можно выгрузить в Word для правки оформления или отправки контрагенту.
Типовая печатная форма акта в 1С уже содержит все обязательные реквизиты: наименование сторон, номер и дату договора, перечень работ, их стоимость, итоговую сумму и подписи. Однако на практике часто требуется скорректировать шаблон — добавить логотип, изменить формулировки, вставить дополнительные поля. Для этого используют либо встроенный редактор макетов, либо экспорт в Word с последующей ручной доработкой.
Ниже разобрано, как создать акт в 1С, где взять образец для Word, как выгрузить и отредактировать документ, на что обратить внимание при проверке и какие ошибки встречаются чаще всего.
Какие реквизиты должен содержать акт выполненных работ
Законодательно жёсткая форма акта не утверждена, поэтому организация вправе разработать собственный бланк. При этом документ признаётся первичным учётным документом только при наличии обязательных реквизитов: наименование документа, дата составления, наименование организации, содержание хозяйственной операции, измерители в натуральном и денежном выражении, должности и подписи ответственных лиц.
На практике к обязательному минимуму добавляют номер и дату договора, ссылку на счёт или заказ, период оказания услуг, ставку и сумму НДС, а также табличную часть с перечнем работ. Типовая форма акта в 1С покрывает все эти поля, поэтому при стандартных условиях доработка не требуется.
Если заказчик — крупная компания или госучреждение, уточните у него требования к форме акта заранее. Некоторые контрагенты принимают только документы по собственному шаблону, и в этом случае проще выгрузить акт из 1С в Word и перенести данные в форму заказчика.
Как создать акт выполненных работ в 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт оформляется документом «Реализация (акты, накладные)». Откройте раздел «Продажи», выберите «Реализация (акты, накладные)» и нажмите «Создать». В поле вида операции укажите «Услуги (акт)» — тогда печатной формой по умолчанию станет именно акт.
Заполните шапку документа: контрагента, договор, организацию и дату. В табличной части добавьте номенклатуру с типом «Услуга», укажите количество, цену и ставку НДС. Счета учёта (90.01, 90.02, 62.01) программа подставит автоматически, но при нестандартном учёте их стоит проверить вручную.
После заполнения нажмите «Провести», затем кнопку «Печать» и выберите форму «Акт об оказании услуг» или «Акт выполненных работ» — состав доступных форм зависит от конфигурации. На экране появится готовый документ, который можно распечатать, сохранить в PDF или выгрузить в Word.
- 1Откройте «Продажи → Реализация (акты, накладные)» и создайте документ с видом операции «Услуги»
- 2Заполните контрагента, договор и табличную часть с услугами
- 3Проверьте суммы, НДС и счета учёта, затем проведите документ
- 4Нажмите «Печать» и выберите форму акта
- 5Сохраните форму в Word или PDF при необходимости
Акт в Управлении торговлей и Комплексной автоматизации
В 1С:Управление торговлей 11 акт создаётся документом «Реализация товаров и услуг». Если в документе присутствуют только услуги, программа предложит печатную форму акта автоматически. При смешанной реализации (товары плюс услуги) печатается накладная, а акт при необходимости оформляется отдельным документом.
Как выгрузить акт из 1С в Word
Самый простой способ — сохранить сформированную печатную форму. Откройте акт на печать, затем в меню «Файл» (или через кнопку сохранения на панели табличного документа) выберите «Сохранить как» и укажите тип файла «Документ Word (*.docx)». Таблица, шрифты и рамки сохранятся, документ можно редактировать в Word.
Второй вариант — копирование через буфер обмена. Выделите всё содержимое печатной формы (Ctrl+A), скопируйте (Ctrl+C) и вставьте в пустой документ Word. Способ быстрый, но форматирование таблиц иногда «плывёт», поэтому для официальных документов надёжнее сохранение в файл.
Третий вариант — макеты офисных документов (шаблоны DOCX). В конфигурациях с поддержкой этой функции можно подключить собственный шаблон Word, и 1С будет заполнять его данными автоматически. Это удобно, если акт должен строго соответствовать корпоративному бланку с логотипом и фирменными шрифтами.
Способы получить акт в Word
Подходит для разовой выгрузки готового акта. Сохраняет форматирование, но при изменении данных в 1С файл нужно формировать заново.
Быстро для простых форм. Риск потери форматирования таблиц и полей, требует ручной проверки.
Подходит для постоянного использования фирменного бланка. Требует однократной настройки шаблона и знания механизма макетов.
Где взять образец акта для Word
Готовый образец проще всего получить из самой 1С: сформируйте акт по любому тестовому или реальному документу и сохраните его в .docx, как описано выше. Полученный файл очистите от данных конкретной сделки и используйте как шаблон — структура и реквизиты в нём уже соответствуют требованиям к первичным документам.
Альтернатива — типовые формы из справочно-правовых систем и бланки, согласованные с контрагентами. При использовании стороннего образца сверьте наличие обязательных реквизитов: отсутствие даты, подписи или наименования сторон делает документ спорным для налогового и бухгалтерского учёта.
Если акт оформляется по форме заказчика, запросите у него шаблон в Word и либо заполняйте его вручную данными из 1С, либо подключите как макет офисного документа — тогда программа будет подставлять данные автоматически.
Как отредактировать печатную форму акта внутри 1С
Если требуется изменить саму типовую форму — добавить строку, поменять формулировку, вставить поле «Основание» — используйте редактор макетов. В пользовательском режиме путь такой: «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм». Найдите макет акта, откройте и отредактируйте как табличный документ.
Поля вида [НомерДокумента] или [ПредставлениеПоставщика] — это параметры, в которые 1С подставляет данные. Удалять их нельзя: вместо значения в печатной форме появится пустое место. Новые статичные надписи добавляйте свободно, а для новых автозаполняемых полей потребуется доработка программного кода — это уже задача для специалиста по 1С.
Проверка акта перед отправкой заказчику
Перед подписанием сверьте акт с договором и счётом: номер и дата договора, наименования услуг, суммы и ставка НДС должны совпадать. Расхождение в формулировках услуг — частая причина отказа заказчика подписывать документ и претензий при налоговой проверке.
Проверьте, что в акте указаны обе стороны с полными реквизитами, проставлены дата составления и подписи уполномоченных лиц. Если подписант действует по доверенности, её номер и дату стоит указать в акте или приложить копию.
Как проверить готовый акт
Итоговая сумма совпадает со счётом и договором, НДС выделен корректно
Копеечные расхождения, неверная ставка НДС
Полные наименования, ИНН, адреса обеих организаций
Сокращённые наименования, отсутствует ИНН или договор
Подписи уполномоченных лиц обеих сторон с расшифровкой
Подпись только исполнителя, нет расшифровки
Типичные ошибки при работе с актами в 1С
Чаще всего проблемы возникают из-за неверного вида операции: пользователь создаёт реализацию с видом «Товары» вместо «Услуги», и в печатных формах акта просто нет. Решение — изменить вид операции документа или создать документ заново с правильным типом.
Вторая группа ошибок — ручная правка выгруженного Word-файла без изменения данных в 1С. В учёте остаётся одна сумма, а в отправленном акте другая. Правило простое: все изменения вносятся в документ 1С, а Word-файл формируется заново после правок.
Что важно запомнить
Акт в 1С создаётся документом реализации с видом «Услуги», выгружается в Word через «Сохранить как .docx». Образец проще всего получить из типовой печатной формы. Все правки данных делайте в 1С, а не в готовом файле, и проверяйте суммы, реквизиты и подписи перед отправкой.
Частые вопросы
Можно ли скачать готовый образец акта выполненных работ в Word бесплатно?
Да, но надёжнее сформировать его из 1С: создайте акт по тестовому документу и сохраните печатную форму в .docx. Такой образец гарантированно содержит обязательные реквизиты и соответствует форме, которую вы реально используете в учёте.
Почему в 1С нет кнопки печати акта, только накладная?
Проверьте вид операции документа. Акт доступен для реализации с видом «Услуги» или для документов, где в табличной части только услуги. Если выбран вид «Товары, услуги, комиссия» и присутствуют товары, основной формой будет накладная.
Сохраняется ли форматирование при выгрузке акта в Word?
При сохранении через «Файл → Сохранить как → Документ Word» таблицы, рамки и шрифты обычно переносятся корректно. При копировании через буфер обмена форматирование может исказиться, поэтому для официальных документов используйте сохранение в файл.
Можно ли подключить свой Word-шаблон акта к 1С?
Да, через механизм макетов офисных документов (печать по шаблону DOCX). В шаблоне расставляются специальные поля-закладки, и 1С подставляет в них данные документа. Настройка требует базовых навыков работы с макетами или помощи специалиста.
Что делать, если заказчик требует акт по своей форме?
Запросите у заказчика шаблон в Word. Для разовых случаев заполните его вручную данными из 1С, для постоянной работы подключите шаблон как макет офисного документа, чтобы данные подставлялись автоматически.
Нужно ли распечатывать акт, если используется ЭДО?
Нет. При обмене через оператора ЭДО юридическую силу имеет электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью обеих сторон. Бумажная версия и выгрузка в Word в этом случае нужны только для внутреннего архива или по требованию контрагента.