Как сделать акт выполненных работ в 1С

Акт выполненных работ — первичный документ, подтверждающий, что услуга оказана и принята заказчиком. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление нашей фирмой, Комплексная автоматизация) отдельного документа «Акт» обычно нет: акт формируется как печатная форма документа реализации услуг.

Порядок действий зависит от конфигурации и её версии, но общая логика одинакова: создаётся документ реализации, в него вносятся контрагент, договор, номенклатура услуг, сумма и ставка НДС, после чего документ проводится и выводится на печать как акт. Ниже разобран пошаговый процесс на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 — самой распространённой конфигурации для оказания услуг.

Какой документ в 1С формирует акт выполненных работ

В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт печатается из документа «Реализация (акты, накладные, УПД)», который находится в разделе «Продажи». Если организация оказывает только услуги, при создании документа выбирается вид операции «Услуги» — тогда в табличной части не будет складских колонок, а проводки сформируются только по выручке и НДС.

В 1С:Управление нашей фирмой аналогичную роль играет документ «Акт выполненных работ» в разделе «Продажи» — здесь он существует как самостоятельный объект. В 1С:Комплексной автоматизации и ERP используется документ «Реализация товаров и услуг», где услуги добавляются на отдельной вкладке или в общей табличной части с типом номенклатуры «Услуга».

Подготовка: что должно быть заполнено до создания акта

Прежде чем формировать акт, проверьте справочники: карточка контрагента должна содержать актуальные наименование, ИНН, КПП и юридический адрес — эти данные попадут в печатную форму. Если адрес или реквизиты изменились, исправьте их в справочнике «Контрагенты», а не в самом документе: ручная правка в печатной форме не сохранится и в следующий раз ошибка повторится.

Второй обязательный элемент — договор с контрагентом. В карточке договора укажите вид договора «С покупателем», номер и дату: они подставляются в шапку акта. Если в базе несколько договоров с одним контрагентом, программа подставит основной, поэтому проверьте выбор вручную.

Третий элемент — номенклатура услуги. Создайте в справочнике «Номенклатура» позицию с типом «Услуга», укажите наименование так, как оно должно звучать в акте (например, «Услуги по техническому обслуживанию оборудования»), единицу измерения и ставку НДС. Наименование из карточки номенклатуры попадёт в табличную часть акта дословно.

Пошаговое создание акта в 1С:Бухгалтерии 8.3

Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать». В поле вида операции выберите «Услуги». Заполните шапку документа: организацию (если ведётся учёт по нескольким), контрагента и договор. Номер документа программа присвоит автоматически при записи, дату установите равной фактической дате оказания услуг.

В табличной части нажмите «Добавить» и выберите номенклатуру услуги. Укажите количество, цену и ставку НДС — сумма рассчитается автоматически. Если услуг несколько, добавьте каждую отдельной строкой: в акте они отразятся построчно с итоговой суммой.

Проверьте счета учёта: для услуг обычно используется счёт выручки 90.01.1 и счёт расчётов с покупателем 62.01. В типовой конфигурации они подставляются автоматически из настроек счетов учёта номенклатуры, но при нестандартном учёте проверьте их по ссылке «Счета учёта» в табличной части.

1. 1
   Раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → «Создать»
2. 2
   Выберите вид операции «Услуги»
3. 3
   Заполните организацию, контрагента и договор
4. 4
   Добавьте в табличную часть номенклатуру услуг, количество, цену и НДС
5. 5
   Проверьте счета учёта и проведите документ кнопкой «Провести»
6. 6
   Нажмите «Печать» → «Акт об оказании услуг» и проверьте форму перед выводом

Печать и подписание акта

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели. В зависимости от версии конфигурации будут доступны варианты: «Акт об оказании услуг», «Акт приема-передачи», а также универсальный передаточный документ (УПД) со статусом «2», если заказчик работает с УПД. Форма акта открывается в предпросмотре — проверьте наименование сторон, номер и дату договора, перечень услуг и итоговую сумму прописью.

Если требуется подпись ответственных лиц, убедитесь, что в карточке организации заполнены данные руководителя и главного бухгалтера — они подставляются в строки подписи. Для электронного документооборота акт отправляется через сервис 1С-ЭДО кнопкой «Отправить» при настроенном обмене с контрагентом; в этом случае бумажный оригинал не требуется.

При необходимости нестандартной формы акта (например, с дополнительными графами или формулировками по договору) макет дорабатывается через механизм внешних печатных форм («Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки»). Такую доработку разумно поручить специалисту по 1С, чтобы не нарушить типовую конфигурацию.

Как выставить акт за прошлый период и исправить ошибки

Если услуга оказана в прошлом месяце, а акт оформляется позже, документ создаётся фактической датой оказания услуг. Учтите: проведение документа задним числом в закрытом периоде (после сдачи отчётности) изменит бухгалтерские и налоговые данные, поэтому для уже отчитавшихся периодов акт оформляется текущей датой либо вносится как корректировка — порядок согласуйте с бухгалтером.

Ошибки в уже проведённом акте исправляются двумя способами. Если ошибку заметили в том же периоде, документ отменяется проведение, редактируется и проводится заново. Если период закрыт или документ отправлен контрагенту, создаётся документ «Корректировка реализации» — он формирует исправительный акт и корректирует проводки без ручной правки исходника.

Типичные ошибки при оформлении акта в 1С

Самая частая проблема — расхождение наименования услуги в акте с формулировкой в договоре. Проверяющие и заказчики нередко требуют дословного совпадения, поэтому наименование в справочнике номенклатуры должно повторять предмет договора.

Вторая типичная ошибка — неверная ставка НДС, подтянувшаяся из карточки номенклатуры. Если организация работает без НДС (упрощённая система), а в карточке стоит ставка 20%, в акте появится выделенный налог, которого быть не должно. Ставку проверяйте в каждой строке документа перед проведением.

Третья группа ошибок связана с расчётами: если в акте сумма не совпадает с поступлением оплаты, программа при автоматическом распределении может повесить сумму на аванс или оставить долг. После проведения акта сверяйте взаиморасчёты по отчёту «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62» или «Анализ расчётов с покупателями».

Проверка результата после создания акта

После проведения документа откройте его движения кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки»): должна сформироваться проводка по дебету 62.01 и кредиту 90.01.1 на сумму реализации, а при наличии НДС — проводка по кредиту 90.03 и дебету 68.02. Отсутствие проводок означает, что документ не проведён или в настройках нарушены счета учёта.

Затем сверьте печатную форму с первичными данными: номер и дата акта, реквизиты обеих сторон, перечень услуг, итоговая сумма цифрами и прописью. Полезно распечатать или сохранить PDF сразу после создания — если позже справочники изменят, повторная печать может отличаться от переданного заказчику экземпляра.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка «Дт/Кт»)

Норма

Дт 62.01 — Кт 90.01.1 на сумму акта, при НДС — Дт 90.03 — Кт 68.02

Тревожный признак

Проводок нет или счета не соответствуют учётной политике

Реквизиты в печатной форме

Норма

Верные наименования, ИНН, адреса сторон, номер и дата договора

Тревожный признак

Устаревший адрес или ошибка в ИНН — править справочник контрагентов

Взаиморасчёты с контрагентом

Норма

Задолженность по акту отражается по договору, оплата распределяется корректно

Тревожный признак

Сумма висит как аванс или долг по другому договору

Частые вопросы

Можно ли в 1С сделать акт без договора с контрагентом?

Технически документ проведётся и без договора, если в настройках учёта не включён обязательный контроль, но в печатной форме акта строка основания останется пустой. Для корректного учёта и юридически значимого документа договор следует завести в справочнике и указать в акте.

Как выставить акт, если услуги оказываются ежемесячно по одному договору?

Создайте первый акт, а затем копируйте его кнопкой «Скопировать» в журнале документов: контрагент, договор и состав услуг подставятся автоматически, останется изменить дату и при необходимости суммы. Это исключает ошибки в реквизитах при повторном вводе.

Чем акт отличается от УПД в 1С?

Акт подтверждает факт оказания услуг, а УПД со статусом «2» объединяет акт и счёт-фактуру в одном документе. Если заказчик принимает УПД, печатайте его из того же документа реализации кнопкой «Печать» → «Универсальный передаточный документ» — отдельная счёт-фактура тогда не требуется.

Почему в акте не выводится сумма прописью или подпись руководителя?

Сумма прописью формируется автоматически из итога документа — если её нет, проверьте, что документ проведён и суммы заполнены. Подпись руководителя берётся из карточки организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации», блок ответственных лиц): заполните данные, и они появятся в форме.

Как исправить акт, который уже отправлен заказчику?

Если период открыт, согласуйте с заказчиком замену документа, отмените проведение, исправьте и направьте новый экземпляр. Если период закрыт или акт уже учтён у контрагента, оформите «Корректировку реализации» — она создаст исправительный документ, не трогая исходные проводки.

Можно ли оформить акт выполненных работ в 1С:Управление нашей фирмой?

Да, в УНФ есть самостоятельный документ «Акт выполненных работ» в разделе «Продажи». Он заполняется аналогично: контрагент, договор, табличная часть с услугами, после проведения доступна печать акта и отправка по ЭДО.